Sistema para concessionárias - O que considerar para escolher o certo

Quando uma concessionária atinge determinado nível de maturidade, o modelo analógico de gestão passa a não dar conta e começam a surgir gargalos por toda a parte. Neste cenário, continuar fazendo tudo a mão e ‘de cabeça’, é inadmissível, ainda mais com tanta tecnologia à disposição. E é nesta hora que o gestor mais antenado chega a uma conclusão óbvia: é preciso investir em um sistema para concessionárias.

Pois é! Investir em uma solução digital que ajude sua concessionária a ter processos mais padronizados, enxutos e automáticos e que contribua para a integração de todos os setores em uma única plataforma, tem se tornado uma necessidade cada vez mais urgente.

E não é pra menos, afinal, imagine ter todos os departamentos da sua concessionária trabalhando de forma integrada e fluída? Neste mundo ideal, uma demanda originada no comercial passa pelo setor de faturamento e chega na contabilidade de forma automatizada e ainda leva, junto com ela, um histórico completo com todos os dados essenciais que cada área envolvida no processo precisará para cumprir sua tarefa com rapidez e eficiência. E todo esse mundo ideal é possível com a ferramenta certa de gestão e otimização de processos.

Porém, antes de implantar uma nova ferramenta de gestão na sua concessionária, vários passos devem ser tomados

Tomar consciência desta necessidade, por si só, já é o primeiro passo, porém, depois dele, há muitos outros: Por exemplo, primeiro será preciso traçar um diagnóstico inicial da sua concessionária para entender quais problemas você quer resolver com essa solução. 

Depois disso, você terá também que identificar quem serão os principais afetados por essa transformação e consultar os principais decisores do processo. Nesta etapa, provavelmente, será necessário iniciar uma verdadeira campanha interna para engajar todo mundo no projeto. Por fim será preciso definir quanto de recurso há disponível para despender nessa empreitada e em quanto tempo esse novo sistema precisa estar operando.

Porém, a questão que mais quero destacar neste processo de virada de chave (do analógico para o digital) é a definição do fornecedor: qual sistema para concessionárias de veículos é ideal para o meu perfil de negócio?

Existem várias opções no mercado e fazer a escolha certa pode ser difícil. E foi pensando neste questionamento que eu reuni 6 recursos essenciais que um sistema para concessionárias de veículos precisa ter para dar conta de aprimorar os processos diários do seu negócio e promover uma real redução de custos, com maior controle na gestão de todas as áreas envolvidas. 

Vamos conhecê-los?

Sistema para concessionárias de veículos – 6 recursos essenciais para escolher a ferramenta ideal

1. Um sistema para concessionárias de veículos precisa ser online

Ponto! Era só isso mesmo, pode prosseguir para o próximo tópico! 😂

Ok, a parte de seguir para o próximo tópico foi brincadeira, mas a parte de que é um ponto indiscutível qualquer solução moderna de gestão ser online, isso é totalmente verdade. Todo o mundo corporativo atual funciona em nuvem e qualquer ferramenta que você tenha que baixar no seu computador e usar de maneira offline está ultrapassada.

Com um sistema online você e todo o seu time podem acessar qualquer demanda ou documento de qualquer lugar, sem ficar limitado ao “computador do escritório”. Além disso, o armazenamento de documentos é muito mais seguro e organizado quando feito online. Fora o espaço físico que você vai economizar com arquivos e papelada. 

Fora isso, outro benefício do sistema online é possibilitar que várias pessoas trabalhem em uma mesma tarefa simultaneamente e, isso sim, é assunto pro tópico seguinte, vamos a ele:

2. O sistema para concessionária ideal deve possibilitar (e fomentar) a integração entre os setores

Uma das grandes dificuldades para integrar as diferentes áreas de uma concessionária é que cada departamento utiliza um sistema próprio ou mesmo planilhas e emails, o que pode criar os temíveis Silos Organizacionais.

Por exemplo, vamos supor que o setor comercial faça uma venda. Sem um sistema integrando todos os departamentos da concessionária, o vendedor vai e adiciona essa informação em uma planilha ou manda um email para o setor de estoque, solicitando que este separe o produto. Aí o setor de estoque, por sua vez, também utiliza de uma maneira totalmente pessoal e sem padrão para notificar o setor financeiro e assim por diante. 

Toda essa troca desordenada de informações implica em grande risco ao negócio. Afinal, neste processo, dados importantes podem ser perdidos, além de haver queda na produtividade.

Então, um sistema para concessionárias efetivo precisa possibilitar a integração dos setores por meio de gatilhos automáticos.

Vou explicar melhor:

Com um sistema totalmente integrado, quando o comercial conclui uma venda, isso dispara automaticamente um gatilho que inicia outra tarefa na caixa de entrada do setor de estoque. Da mesma forma, o estoque, quando conclui sua parte da operação, notifica automaticamente o financeiro para que este dê continuidade ao processo. 

Outra vantagem é que, neste formato integrado, conforme a tarefa vai passando de um setor para outro, ela leva consigo dados fundamentais para que a área seguinte consiga cumprir sua parte do serviço com máxima rapidez e eficiência, sem precisar ficar procurando por dados ou redigitando tudo de novo

Isso sem falar também na vantagem que é ter todos esses dados salvos para promover uma gestão mais consciente como um todo.

3. O sistema escolhido precisa garantir suas regras de negócio

Regras de negócio são condições que a gestão pode impor como requisito básico para um processo seguir em frente.  

Por exemplo, vamos supor que a política da sua concessionária tenha como regra básica só liberar novos funcionários para iniciar o trabalho na empresa após passarem por um treinamento oferecido pela organização. 

Para garantir que essa regra seja cumprida, um requisito com essa exigência é configurado no processo de admissão do RH. Assim, enquanto um certificado de participação do funcionário não é anexado à tarefa, ele não poderá seguir para as próximas etapas do processo de onboarding.

Então, quando temos regras de negócios bem definidas:

  • Evitamos que cada pessoa execute o trabalho de uma forma diferente;
  • Definimos de forma sistemática a responsabilidade de cada participante;
  • Facilitamos a ação das pontas, pois cada um sabe o que é preciso ser feito;
  • Decidimos os prazos e quando (em que situação) cada coisa deve acontecer; 
  • Definimos o que deve constar obrigatoriamente no processo para que possa ser concluído, e assim evitamos falhas, ex: documentos obrigatórios;
  • Aumentamos a produtividade das equipes e o cumprimento das obrigações em tempo hábil, para analisar as informações e tomar as providências necessárias;
  • Reduzimos a complexidade da realização das tarefas.

Deu pra entender porque é essencial que a ferramenta escolhida para ser o seu sistema para concessionárias precisa garantir o cumprimento das regras de negócio da sua organização? Então bora pro próximo tópico!

4. A ferramenta certa para sua concessionária tem que ser User Friendly

São chamados de User Friendly as soluções que são fáceis de utilizar. Ou seja, que não exigem muito treinamento para que o usuário comece a utilizá-la. 

As soluções user friendly tem todo seu design planejado por especialistas em UX (User Experience), então cada botão, caixa, barra de busca e ícone dentro do sistema, é estrategicamente criado e posicionado objetivando estimular a intuição do usuário e facilitar sua navegação e usabilidade. 

Lembra que lá no início deste conteúdo eu mencionei que toda transformação dentro de uma empresa exige que você engaje o time que irá ser afetado por ela? Então, se você quer ter uma rápida adesão de toda a parte interessada, prefira uma ferramenta User Friendly para a sua concessionária. Com certeza isso vai facilitar bastante o processo de convencimento.

Uma boa dica antes de tomar qualquer decisão, é solicitar uma demonstração da ferramenta que você está pensando em fechar negócio. Peça para ver as telas, dê uma olhada na carinha do sistema e pergunte-se se a sua equipe conseguiria operar essa solução com facilidade. 

5. Dê preferência aos sistemas que permitam a personalização

Você vai encontrar muitos sistemas de gestão de processos específicos para concessionárias no mercado. Vários deles já virão, inclusive, com soluções prontas como  contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, controle de estoque, faturamento de veículos e etc. 

Neste momento vale se perguntar: será que essas soluções fechadas darão conta de atender todas as especificidades do meu negócio? E se não derem, o fornecedor oferece a possibilidade de personalizar os recursos de modo a resolver minhas demandas?

Portanto, a melhor decisão é optar por ferramentas que possibilitem a criação de processos específicos de acordo com as necessidades da sua concessionária. Se a ferramenta for fácil de utilizar, como mencionei no tópico anterior, ela ganha ainda mais pontos, porque, desta forma, você mesmo, junto com seu time, podem criar suas soluções de forma autônoma, sem ficar dependendo de consultoria externa em tecnologia. 

6. Na hora de escolher seu sistema para concessionárias, veja se o fornecedor tem um time de Customer Success

Sabe quando um serviço que você utiliza dá problema e você precisa ligar para o “suporte” do fornecedor e pedir ajuda? Então, nas empresas que fornecem soluções mais robustas e de longo prazo, como um sistema para concessionárias, por exemplo, esse tipo de atendimento está caindo em desuso. Tanto que o nome não é mais “suporte” nesses casos, mas sim, Customer Success, ou time de Sucesso do cliente.

Isso porque, soluções digitais de gestão e automação de processos são serviços que, para serem melhor utilizados, requerem um acompanhamento mais presente e especialista do fornecedor. Não adianta nada você assinar um novo sistema e, depois disso, ter que se virar por conta própria, concorda?

Então, o atendimento desse tipo de serviço precisa ser muito mais ‘proativo’ que ‘reativo’. Ele precisa ser focado no “Sucesso do Cliente”, daí o nome. Ou seja, muito mais que atender chamados, o time de Customer Success é que tem a iniciativa de acompanhar como o cliente está usando a ferramenta e, se notar que ele está com dificuldades ou explorando mal o potencial do serviço, entrar em contato e oferecer ajuda.

E isso deve começar já desde os primeiros passos, ou seja, na implantação. Logo neste período inicial de descoberta, seu fornecedor deverá estar junto com seu time, fornecendo todo treinamento e ajuda possível.

Portanto, anota aí: um dos recursos essenciais que você deve avaliar na hora de escolher um sistema de gestão para concessionária, é se ele promove o Customer Success como prática. Com certeza esse detalhe poderá fazer toda a diferença. 

Dica final: veja em qual metodologia de gestão é baseado o sistema escolhido

Por trás de toda ferramenta de gestão e automação de processos, há sempre uma metodologia na qual todo o sistema de baseia. 

O Holmes, por exemplo, é uma Plataforma de Gestão de Processos que atende a todos os 6 requisitos apresentados neste artigo. E ele utiliza recursos essenciais de BPMN para a promover a modelagem dos processos e facilitar a construção dos seus fluxos. 

BPMN, Business Process Model and Notation ou “Modelo e Notação de Processos de Negócios” em português, é uma metodologia usada para representar graficamente as etapas de um processo e assim promover uma visão completa de como a empresa funciona. Com isso, os gestores podem orientar seus processos horizontalmente, entrando com as ações de melhoria por toda a empresa, e não apenas em uma área. E, por ser uma notação aberta, quando se fala em mapeamento de processos, esse é método mais utilizado do mundo.

Então antes de escolher a solução para a sua concessionária, descubra em qual orientação acadêmica de gestão ele é baseado e procure saber mais a respeito. Veja se a metologia por trás do sistema foi pensada para promover vantagens como redução de custos e melhoria contínua, por exemplo. Assim você pode unir teoria e prática em prol dos melhores resultados na concessionária.

Conclusão

Neste conteúdo listamos 6 principais requisitos que um sistema para concessionárias precisa ter para ser eficiente. Você acrescentaria mais algum? Compartilha com a gente nos comentários 🚀