O onboarding de RH é um conjunto de ações realizadas por parte do empregador para promover a integração e encurtar o tempo de adaptação de novos colaboradores à organização. 

Para isso existem técnicas e ações que podem ajudar sua empresa e acelerar o processo de iniciação do colaborador, além de contribuir para que ele se sinta mais à vontade com a nova equipe.

Mas neste momento de quarentena da COVID-19, que muitas empresas estão atuando no formato de home Office, fica a pergunta:  como alcançar sucesso no onboarding de RH a distância?

É isso que eu vou te mostrar no artigo de hoje. 

A importância do onboarding

O processo de onboarding começa muito antes da contratação. Desde o momento em que o colaborador tem o primeiro contato com a sua marca empregadora, ele já está sendo preparado para iniciar no time.

O sucesso de uma boa integração está intimamente ligado à percepção que o candidato tem sobre a sua empresa. Isso é muito importante para atrair as pessoas que possuem o perfil adequado à cultura do seu negócio.

Por essas e outras o Onboarding está se tornando cada vez mais importante. As empresas estão percebendo que não se trata apenas de um conjunto de orientações a serem dadas no primeiro dia de trabalho, mas sim de uma verdadeira introdução do funcionário na realidade da empresa.

Uma boa integração ajuda o colaborador a entender o que ele precisa para ter sucesso na nova empresa, além disso pode trazer benefícios para o empregador como:

  • Redução da curva de adaptação;
  • Retenção de talentos e consequente diminuição de turnover;
  • Engajamento do novo colaborador;
  • Alinhamento de expectativas;
  • Impulsionamento de resultados (quanto mais rápido o colaborador se adapta, mais rápido os resultados para a equipe).

Durante a pandemia que estamos vivendo, a dinâmica de muitas empresas mudou completamente e, como consequência, o home office se tornou a alternativa mais viável. 

Com isso, o onboarding de RH  já está sendo realizado a distância. O problema é que para a maioria das organizações, esta ainda é uma novidade que ainda precisa ser aprendida. Vamos ver alguns desafios que essa prática oferece.

Grandes desafios a serem vencidos para ter sucesso no onboarding de RH a distância!

Setores como moda, construção civil, turismo e outras áreas do mercado que exigem atuação presencial estão sendo altamente afetadas pela quarentena e colocando em risco o emprego de cerca de 21,5 milhões de postos de trabalho, segundo levantamento realizado pelo Sebrae.

Enquanto isso, setores como os e-commerces de varejo, saúde e áreas de desenvolvimento e tecnologia da informação, estão com muitas vagas abertas para atender as demandas geradas pela crise, como informaram os dados fornecidos pela empresa global de recrutamento e seleção Randstad, em artigo da Forbes.

Nesses cenários, os processos seletivos podem ser feitos a distância, assim como todo o processo de contratação e onboarding. Porém essa prática é uma grande novidade para os departamentos de RH no Brasil, ainda mais considerando que aqui o processo de contratação exige a entrega de uma série de documentos.

Burocracias à parte, a integração e o contato com a nova equipe são extremamente importantes para que o novo colaborador atinja seu pleno potencial no menor período de tempo possível.

Diante disso surge a questão, como fazer o novo colaborador se sentir parte do time a distância?

Tenho algumas dicas para você:

1- Mapeie o onboarding de RH a distância

A primeira coisa a se fazer é criar um check list das etapas a serem percorridas desde a contratação até o momento em que o colaborador estará ativo na empresa.

Liste detalhadamente cada passo do processo de contratação e cada documento a ser enviado, depois faça uma lista de tudo o que irá acontecer no onboarding, por exemplo:

  • Envio do kit de onboarding de RH;
  • Video chamada de integração;
  • Videochamada com os gestores;
  • Criação de contas de e-mail ou logins de acesso aos sistemas;
  • Apresentação do candidato à equipe;
  • Iniciação em treinamentos;
  • Designação de colaboradores “chave”;
  • Entrega de equipamentos;
  • Colhimento de assinaturas;
  • Preenchimento de formulários.

Esse é apenas um exemplo, em cada empresa o processo de onboarding envolverá questões específicas.

Por isso analise bem suas necessidades e faça um fluxograma deste processo para visualizar melhor. Não esqueça dos passos pós-onboarding.

2- E-mail de boas vindas!

 O e-mail de boas vindas pode ter o papel de avisar ou oficializar a contratação e também o de informar os passos e documentos a serem enviados para a conclusão do processo de admissão.

Você pode tornar esta etapa mais relevante encaminhando neste e-mail toda e qualquer informação que possa ser relevante para ele, como: 

  • Cronograma do primeiro dia;
  • Links para a reunião online de onboarding;
  • Nome e perfil dos gestores no linkedin ou na intranet da empresa, se houver;
  • Material sobre a empresa;
  • Fotos da equipe.

3- Kit de onboarding

Quando você tem uma equipe remota trabalhando para você, é preciso estar ciente de que a estrutura da sua empresa estará fragmentada em diferentes locais, mas ela continua sendo sua responsabilidade.

Por isso, todo o material que deveria ser entregue em mãos ao novo colaborador, como se ele fosse trabalhar no escritório, deverá ser enviado para a casa dele, sempre que possível.

O Kit de onboarding pode incluir:

  • Computador;
  • Headphone;
  • Celular comercial;
  • Uniforme;
  • Camiseta;
  • Adesivos; 
  • Garrafa;
  • Qualquer outro item personalizado.

 Crie seu kit de onboarding com tudo que você puder oferecer para que o colaborador faça seu trabalho e se sinta acolhido no início da sua nova jornada e encaminhe para a casa dele.

Aqui será necessário um trabalho em conjunto com o financeiro da empresa para arcar com estes custos de logística, mas para o colaborador, essa acolhida fará toda a diferença.  Ele começará o trabalho se sentindo parte do time e, consequentemente, muito mais motivado e engajado com a organização.

4- Primeiro dia de trabalho – Reunião de integração

O primeiro dia de trabalho será repleto de apresentações. Geralmente a primeira reunião de integração é feita só com o RH, nesta reunião você falará sobre a empresa e a cultura organizacional e dará as orientações necessárias para que ele dê seus primeiros passos.

 Lembre-se que um onboarding de RH a distância precisa ter tudo que o presencial teria: uma apresentação bacana e toda a estrutura necessária para uma chamada de vídeo de qualidade (com áudio e vídeo sempre ligados).

Se estão entrando várias pessoas na empresa, você pode fazer a vídeo chamada em pequenos grupos, de no máximo 5 pessoas, para que todos participem. Aliás, essa é uma grande oportunidade para que os novos colaboradores se conheçam, o que é positivo, considerando que essas pessoas podem se apoiar na trajetória inicial.

Para tornar a realidade da empresa o mais palpável possível, acrescente em sua apresentação fotos, cases e vídeos sobre como a empresa funciona no dia a dia, a fim de que o novo colaborador possa visualizar o ambiente de trabalho, mesmo que a distância.

5- Apresentação para a equipe

Você está integrando um colaborador totalmente remoto a uma equipe que já se conhece e impedir que ele se sinta deslocado e isolado pode ser um grande desafio.

Além disso por ele não estar totalmente inserido na cultura da empresa e não ter acesso a referências visíveis de como se comportar, pode ser que ele se sinta inseguro, coisa que o RH, o gestor e o restante da equipe podem ajudar a evitar.

Por isso, além da integração com os gestores, é importante que a tripulação que já faz parte do time seja apresentada aos novos colaboradores. Quanto mais calorosa essa recepção, melhor.

É importante também, ter um slide na apresentação com os nomes de colaboradores chave na organização, aqueles que o novo integrante poderá procurar em caso de dúvidas.

Ex: Ana do RH, João de infra, Luiza do financeiro… etc.

O que não pode faltar no seu onboarding de RH a distância? 

Você viu no artigo de hoje que fazer o seu onboarding de RH a distância é possível e muito importante para que o colaborador se sinta parte fundamental da equipe.

Não existe um passo a passo obrigatório para realizar um onboarding, o profissional de RH deve avaliar quais os passo ideais para cada empresa.

Mesmo assim eu diria que existe um item essencial em qualquer onboarding: empatia!

A empresa deve construir uma cultura de recepção onde cada um se coloca no lugar de quem está chegando, buscando criar um ambiente agradável e acolhedor.

Afinal, se entrar em uma nova empresa já é estressante por natureza, imagina durante uma quarentena?

Após todos estes passos, não esqueça de colher os feedbacks do que o colaborador achou do onboarding, assim você pode realizar revisões periódicas dos processos.

Agora que você chegou ao final deste artigo, já está pronto para alcançar o sucesso no seu onboarding de RH a distância.

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