Vai implantar novo sistema na sua empresa? Então você precisa tomar alguns cuidados para evitar dores de cabeça e garantir que este processo seja bem sucedido. 

 Afinal, implantações podem ser mais complexas do que imaginamos. Se você é da área de TI, por exemplo, sabe o quanto são comuns projetos que demoram meses, geram desgaste e ultrapassam prazos e orçamentos.

Pode parecer inevitável enfrentar contratempos nas implantações, mas com um bom planejamento e boas escolhas, é possível avançar na transformação proposta de uma forma mais previsível e evitar sim diversos problemas.

 É disso que vamos falar no nosso artigo de hoje. Quer saber mais sobre esse tema? Continue a leitura…

Implantar novo sistema significa gerar transformações

 Quando colocamos um novo sistema à disposição da nossa equipe, estamos promovendo uma transformação que pode ser muito sutil ou extremamente impactante para a empresa. 

 O fato é que, geralmente, quanto maior e mais complexa é a mudança, maior também a possibilidade de falhas e dores de cabeça. Esse, inclusive, é um dos motivos que levam muitos gestores a adiarem implementações de sistemas o máximo possível.

 A pergunta é: será que é certo evitarmos uma mudança que pode agregar valor às pessoas só porque é difícil? Claro que não! O que temos que fazer é saber driblar essas barreiras através de uma boa gestão de TI.

 O primeiro passo é entender onde as dificuldades podem surgir nesse processo e, ao meu ver, existem dois pólos que podem ser mais afetados, são eles: 

1. Os processos – Garantir que a empresa fez um bom investimento é extrair o melhor da ferramenta adotada. A maioria dos sistemas são personalizáveis e precisam ser modelados da forma correta para atender a real necessidade de cada negócio. Os problemas podem surgir quando essa compreensão não é clara o suficiente. É preciso compreender os processos para modelar da forma correta e compor um pacote de soluções eficiente.

2. O impacto cultural provocado pela transformação- Esta parte pode ser a mais crítica, demorada e difícil de gerenciar, porque depende das pessoas e do que quanto elas aceitam e concordam com as mudanças, do quanto se adaptam às ferramentas e do quanto elas realmente sentem o valor agregado no trabalho delas. Afinal, mudar é estressante, então não vá pensando que todas as pessoas te receberão de braços abertos quando você disser que vai mexer na forma como elas trabalham não, viu? 

Mas enfim, vai implantar novo sistema e quer evitar contratempos? Esteja atento às nossas dicas:

  1- Sobre a escolha da ferramenta

 Você quer ver o profissional de TI perder o sono à noite? É só pedir para ele implantar um sistema super complexo na empresa. Não é que ele não queria lidar com esse desafio, é que ele sabe que o impacto cultural desse tipo de implantação é muito grande, além de levar muito tempo para chegar ao resultado desejado.

 Então, qual a solução para minimizar as dores de cabeça nesse processo? Nem sempre conseguimos evitar esse tipo de implantação, mas sempre podemos prezar pela simplicidade, começando pela escolha da ferramenta.

 Geralmente esse papel acaba recaindo sobre o profissional de TI, que sempre deve procurar a melhor opção para atender a demanda da maneira mais prática. E quando ele finalmente encontra uma solução enxuta, que resolve o problema de uma forma mais fácil, ele se torna um herói para a organização.

 Para isso é preciso mapear os processos e entender a real necessidade da empresa e, principalmente, estar atento ao mercado, pois hoje em dia existem soluções muito flexíveis e fáceis de usar, que proporcionam um poder gigantesco a quem as utiliza.

 Você vai entender melhor esse tópico lendo este artigo onde eu explico Como automatizar seus processos sem ter que lidar com as complexidades de ferramentas de BPM

2 – Comunicação entre TI e as áreas de negócios

 Tudo bem que essa etapa faz parte de entender os processos que citamos no tópico anterior, mas achei importante dar um destaque para esse item que é uma discussão antiga nas empresas.

 A função do TI nas organizações é, basicamente, suportar as necessidades da área de negócios através de soluções, mas TI e negócios são dois mundos que nem sempre se entendem tão bem, existe uma dificuldade de comunicação entre esses universos que às vezes dificulta o entendimento do que está sendo pedido.

 O profissional de TI deve ser proativo nesse sentido. Conversar, pesquisar e experimentar a rotina das pessoas para criar soluções que funcionem em sua plenitude, sem a necessidade de ferramentas de improviso, como planilhas e emails.

 Essa comunicação entre as áreas deve ser constante e acontecer antes, durante e depois da implantação. E ela é uma responsabilidade de todos: gestores, TI e negócios. 

 Sem essa integração será difícil promover a aceitação da nova solução desde o princípio. É preciso explicar o porquê das mudanças, apresentar o valor agregado das alterações e criar um senso de urgência para que todos colaborem da melhor forma possível..

3- Planejar e começar o projeto

 Antes de iniciar o projeto é necessário um grande planejamento: entender todos os possíveis impactos gerados pela implantação, preparar o cronograma, definir as etapas e os responsáveis.

 Feito isso, hora de começar a modelar o sistema criando um ambiente de testes onde veremos a performance da ferramenta e onde serão necessários os ajustes.

Depois disso, geralmente, começamos os primeiros treinamentos. Aqui você verá que, quanto mais complexa a utilização do sistema, mais treinamento é necessário e mais difícil tende a ser a aceitação dos usuários do dia a dia, além do fato de que alguns sistemas robustos, como ERPs e BPMs, podem até cobrar mais caro por esses treinamentos.

 Isso também é um item a considerar no momento da escolha da ferramenta: o quanto ela é user friendly? Se você deixar esse passo passar batido, quando chegar a etapa do treinamento, sem dúvida vai ter problemas. Ferramentas mais fáceis de usar costumam ter um tempo de adoção reduzido, o que é ótimo para um processo de implantação de sistemas. 

4- Finalmente, a produção

 Depois de devidamente testado e aprovado, o sistema entra para produção, onde ele finalmente começa a ser usado por toda a organização. 

 Esse é o final do projeto? Não exatamente! Depois que o sistema está devidamente instalado é hora de criar um plano de melhoria contínua que possa promover o aprimoramento do uso da ferramenta conforme a evolução dos processos.

 Todos devem ter noção dessa necessidade, pois a melhoria contínua eficaz é aquela que faz parte da cultura da organização. 

 É necessário também definir quem serão os responsáveis pela alimentação do sistema no primeiro momento, caso existam informações importantes que não foram integradas. Talvez isso seja uma responsabilidade dos gestores, mas lembre-se de deixar tudo detalhado para evitar surpresas no futuro.

Um último conselho

 Quando estiver pensando em contratar uma ferramenta e implantar novo sistema tenha certeza de que terá apoio da equipe do fornecedor. Aqui no holmes, se tem uma coisa que é prioridade para nós é a jornada que nossos clientes trilham conosco.

 Fazemos questão de acompanhar, entender os processos de nossos clientes e prestar um serviço completo desde a implantação até o uso no dia a dia. Nós não deixamos nossos clientes na mão com a ferramenta, nossa equipe de sucesso do cliente se preocupa com toda a implantação para você não ter que fazer isso sozinho. 

 Tudo isso sem qualquer custo a mais. Isso porque entendemos que é bom para os nossos clientes mas também é ótimo para nós, afinal assim podemos garantir que eles vão extrair o melhor da ferramenta e terão uma boa experiência com ela elevando a qualidade que tanto prezamos.

Se você quiser conhecer o holmes melhor, leia esse artigo onde eu conto tudo o que você precisa saber sobre ele:

Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

 Espero que tenha gostado desse conteúdo, fique à vontade para comentar a sua opinião sobre esse tema.