Melhoria contínua de processos - Conheça ferramentas de gestão para apoiar sua transformação

 Melhoria contínua é um tema que pode parecer simples, afinal se levarmos ao pé da letra nada mais é que justamente “melhorar todos os dias”, qual a novidade nisso? 

 Você ouve desde pequeno que deve ser melhor a cada manhã e, quando gerencia uma empresa, segue o mesmo princípio. Mas como saber se estamos realmente alcançando a melhoria?

 A resposta é simples: observando os resultados. Se você quer aprender a fazer algo, como falar inglês,  por exemplo, só saberá que está melhor à medida que começa a entender e se comunicar no idioma. 

 Dizem que para alguém começar a ser bom em algo são necessárias 10.000 horas de prática. Já ficou comprovado que isso é um mito, mas não podemos negar que se alguém se aperfeiçoa pelo menos um pouco todos os dias não existe outro caminho possível a não ser se tornar melhor.

Da mesma forma, se quer saber se um processo da sua empresa está melhorando, é necessário observar os resultados e melhorar dia após dia.

 Porém, mesmo parecendo um caminho óbvio, falar de melhoria contínua em processos ainda é um desafio. Isso porque a maioria dos gestores até sabe o que é mas, não pratica.

 Isso acontece porque evoluir, transformar e melhorar algo envolve mudanças, enfrentamento de problemas, investimentos, treinamento de equipes e, principalmente, trabalho, muito trabalho.

 Diante dessas barreiras é comum deixar a melhoria contínua dos processos “descontinuada”, resumindo toda essa filosofia tão importante em mudanças e análises pontuais e superficiais realizadas uma ou duas vezes no ano.

 Pensando nisso, no artigo de hoje vou te mostrar a importância de melhorar continuamente de verdade seus processos. Entenda conceitos como ciclo PDCA, Kaizen, Lean manufacturing e Seis sigma e como esses métodos se relacionam com nosso tema de hoje.

Bóra para o que interessa?

A importância da melhoria contínua nos processos

 Evoluir, transformar e se aperfeiçoar constantemente são temas relevantes para todas as áreas da vida, mas a melhoria contínua que estamos falando aqui tem a ver com empresas, negócios e, principalmente, com processos. Logo as implicações em negligenciá-la vão desde ficar para trás da concorrência, até ter um produto ou serviço inferior e de má qualidade no mercado.

 A melhoria contínua aplicada a produtos, serviços ou processos internos é uma prática que busca o aperfeiçoamento constante desses fatores. Em um ambiente altamente competitivo, e que se transforma constantemente, essa prática é essencial para estabelecer diferenciação, melhorar a qualidade, performance, produtividade e, principalmente, gerar valor para o cliente do processo (seja o colaborador ou quem compra seus produtos).

 Mas como nós dissemos, saber que tem que melhorar todo mundo sabe, a pergunta é: como? A princípio, a melhoria contínua é uma ideia, uma filosofia, e se mantermos só nisso quais as chances de conseguirmos chegar a algum lugar? Nenhuma.

Por isso, na realidade da maioria das empresas não há nenhum plano de melhoria contínua. Para mudar esse cenário o melhor caminho é conhecer e aplicar ferramentas e métodos de gestão específicos para descobrir oportunidades de melhoria, implementar soluções e gerenciar resultados.

E existem pelo menos três que eu considero importante todo gestor conhecer:

  • Ciclo PDCA;
  • Lean e Kaizen;
  • Seis Sigma.

O ciclo PDCA e a melhoria contínua

 O PDCA é um modelo de melhoria contínua simples e eficaz que surgiu na área da qualidade e pode ser aplicado a qualquer tipo de processo, devido sua simplicidade. 

A ferramenta foi criada pelo engenheiro e estatístico Andrew Shewhart e popularizada pelo também engenheiro Dr. W. Edwards Deming e é composta por 4 etapas que se repetem constantemente, são elas:

Plan – Planejar

 Planejar se baseia em identificar os problemas a serem tratados e a sua causa raiz. Uma vez que se alcança essa informação é possível criar um plano de melhoria e determinar como será implementado. O aconselhável é identificar um problema de cada vez.

DO- Fazer

 Identificou o problema, causa e provável solução? Hora de colocar o plano em ação, implementar e otimizar a solução proposta até devidamente transformar o processo. 

Check- Checar/medir

 Depois de implementar a solução planejada, é hora de comparar o antes e o depois. Essa parte é a mais importante no seu processo de melhoria contínua. É essencial entender o que deu certo e o que deu errado no seu projeto.

Action – agir

 Analise os resultados e conscientize as equipes sobre o que conseguiram, documente os dados e avalie quais medidas podem ser necessárias a partir das conclusões que se tiraram desse ciclo PDCA.

 Lembre-se que o ciclo recomeça! Você pode apontar correções da melhoria implementada ou identificar um novo problema para recomeçar seu PDCA.

 Você também não precisa seguir sempre a mesma ordem das etapas, faça o que fizer mais sentido para seu processo e necessidade. Este é um modelo extremamente simples, por isso a alta adesão nas empresas.

Kaizen e Lean

 O Lean é um modelo de gestão japonês desenvolvido pela Toyota em 1950 que se baseia em eliminar o desperdício, reduzir custos e aumentar a lucratividade dos negócios através da identificação e eliminação de processos ou etapas que não agregam valor para o cliente.

Um dos preceitos do Lean é justamente a melhoria contínua, denominada dentro do método como “Kaizen”, uma palavra japonesa que significa “mudar para melhor”. 

 O Kaizen é uma filosofia do Lean que prega que pequenas mudanças diárias produzem grandes transformações a longo prazo. Não é só um processo ou método, é uma forma de pensar que nos inspira a melhorar um pouco a cada dia em todos os níveis da organização. 

 Podemos dizer que o Kaizen é uma prática que não acontece do dia para a noite, é lenta, mas constante. Para se concretizar é necessário observar diariamente os processos e o que está sendo feito, analisar os dados e aprender constantemente com os resultados e erros para melhorar cada ponto.

 A esta altura você deve estar pensando: como colocar tudo isso em prática? 

Então, o kaizen é uma meta filosófica e a melhor forma de alcançar esse ideal é adotando boas práticas amparadas por ferramentas de gestão como: a Ferramenta 5W2H, o Diagrama Ishikawa, o Mapeamento de processos, o próprio ciclo PDCA e diversos outros.

O mais importante é ter certeza que as práticas utilizadas estão focadas em um ponto de melhoria e respondem às três perguntas fundamentais do kaizen:

1- O que melhorar?

2- Como medir o resultado e saber se melhoramos?

3- Qual o plano de ação?

Seis sigma

 Seis sigma também é considerado um método de melhoria contínua, ele é baseado em mensurar a qualidade dos processos removendo falhas para aperfeiçoar a forma de trabalho e o produto final. 

 A diferença é que a alma da estrutura Seis Sigma são os dados, ou seja, suas estratégias são orientadas através de estatísticas. 

 A metodologia foi criada e desenvolvida pelo engenheiro Bill Smith por volta dos anos 80 para melhorar o sistema de produção da Motorola, mas só se popularizou em meados dos anos 90 quando Jack Weltch desenvolveu e implementou o programa Seis Sigma da General Electric, quando a empresa estava perto da falência.

 O método Seis Sigma mais utilizado e conhecido é o DEMAIC, no qual cada letra dá nome a uma etapa da melhoria: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar.

 Seguindo estas etapas é possível analisar os cenários, encontrar os problemas e identificar as causas raízes para definir soluções, tudo orientado a dados. 

Com o passar do tempo o Seis sigma se adaptou e hoje é usado em conjunto ao Lean, dando origem ao Lean Seis sigma.

 Assim como outros métodos, o Seis sigma procura aperfeiçoar os sistemas, padronizando etapas e diminuindo a variabilidade dos processos para alcançar resultados mais estáveis através de práticas frequentes que exigem a participação de todos os níveis da organização. É orientado aos projetos de alto ganho financeiro e conduzido por equipes multifuncionais com conhecimento analítico e estatístico. 

Independente da técnica utilizada, siga esses passos

 Estas ferramentas, técnicas e termos sempre são citados quando o assunto é melhoria contínua e eu não poderia deixar de falar deles, porém, independente das ferramentas que você irá utilizar, deixo aqui alguns passos que podem ajudar a alcançar o sucesso neste processo:

1- Entenda profundamente seus processos do jeito que eles são agora;

2- Mergulhe na compreensão das necessidades dos clientes dos processos, sejam eles colaboradores ou compradores;

3- Melhore aos poucos, uma coisa de cada vez e altere o que realmente precisa ser alterado de forma priorizada;

4- Descubra uma forma de medir os resultados para entender o que está e o que não está trazendo resultados; 

3- Padronize (sempre) e automatize o que for necessário.

 Lembre-se que a melhoria contínua é um processo cíclico: uma vez que começa deve ser parte da cultura da empresa. Por isso é importante entender os diferentes processos e envolver todos os níveis da organização.

Eu espero que com este texto eu tenha te ajudado a abrir os olhos para essa necessidade, se eu puder te ajudar em mais alguma coisa é só falar.