O que é a ferramenta 5W2H

5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda na compreensão de problemas e no desenvolvimento de planos de ação na sua empresa. Pode ser usada nos seus projetos, na tomada de decisões e, claro, na implementação de melhorias nos seus processos.

 Afinal, se você já se pegou com vontade de colocar uma ideia em prática, mas se sentiu perdido no meio de tantas incertezas e barreiras, sabe bem que o segredo de um projeto bem sucedido é o planejamento. 

 Para planejar existem diversas ferramentas que podem te ajudar a ter mais clareza, algumas são mais complexas e outras mais simples. O 5W2H é uma das mais práticas que eu já vi, apesar desse nome diferentão.

 Então se você tem uma grande ideia ou projeto e quer fazer um plano de ação matador pra não ter erro na hora de executar, continue essa leitura e conheça as 7 perguntas principais abordadas pela 5W2H que são indispensáveis para qualquer planejamento de sucesso.

O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é uma espécie de checklist no qual são respondidas detalhadamente as 7 perguntas mais importantes para qualquer projeto, seja ele de criação de um produto, mudança de um processo, implementação de uma solução na empresa ou de melhoria contínua.

5W2H é um acrônimo do idioma inglês. O “5W” se refere a 5 perguntas: “What”, “Why”, “Where”, “Who” e “When” e o “2H” se refere às perguntas: “How” e “How much”.

 Esses são basicamente os 7 pontos principais que você deve detalhar para tocar um projeto dentro da sua empresa. Quando não há clareza nessas questões, sua implementação fica suscetível a erros, atrasos, contratempos e falta de clareza sobre o que deve ser feito.

Respondendo a essas questões com um certo nível de profundidade, os gestores têm mais poder para colocar seus planos de ação em prática com mais assertividade. Agora que já sabemos o que é a ferramenta 5W2H, vamos entender como aplicar, ok?

Como aplicar o 5W2H?

Você pode usar essa ferramenta em qualquer projeto, de qualquer tamanho e para qualquer área. O primeiro passo, claro, é ter bastante clareza do que você pretende realizar. Para isso, as ideias não podem ficar apenas na sua cabeça, ainda mais quando se trabalha em equipe. 

Então é sempre bom colocar tudo no “papel” de forma detalhada. Para começar o seu 5W2H basta responder as 7 perguntas abaixo:

What (O que?): Descreva o que será feito para resolver o problema, o objetivo do projeto e/ou a meta que deseja alcançar com a solução proposta. É literalmente o que será feito, a descrição do seu projeto.

Why (Por quê?): aqui você deve descrever o problema e o porquê é tão importante resolvê-lo, ou o motivo pelo qual é relevante atingir a meta estabelecida. É basicamente uma descrição do cenário atual.

Where (Onde): Nesta etapa é só dizer onde o projeto, melhoria ou ação será executada. Por exemplo, se você está implementando um BPMS na empresa, você vai descrever aqui os departamentos, áreas, filiais, região ou cidade em que a solução será utilizada. 

Who (Quem): Quem é o responsável do projeto ou dessa etapa? Qual equipe estará envolvida nesta melhoria?

When (Quando?): Qual o prazo para realização da ação? Se houverem várias ações, quando cada uma delas será executada?

How (Como?): Como você pretende resolver o problema? Nesta etapa dê as diretrizes de como a equipe deve trabalhar. Detalhe todos os recursos tecnológicos e cognitivos necessários para a execução do projeto – as metodologias, ferramentas, materiais, habilidades, softwares e quaisquer outras coisas que serão indispensáveis neste processo.

How much (Quanto?): Nesta etapa é importante descrever os custos. Qual o investimento financeiro necessário para colocar a solução em prática? Pense também no quanto pode custar ou já custou NÃO realizar essa ação.

Planilha 5W2H

 Se você vai trabalhar em equipe, uma boa opção é realizar um brainstorming para levantar respostas mais precisas. Para organizar melhor essas informações você pode montar uma planilha 5W2H.

Veja a seguir um exemplo:

Exemplo de Planilha 5W2H

 Porém se você vai usar a planilha 5W2H, ou apenas colocar as anotações em um papel, fica a seu critério. O mais importante é ter respostas precisas para cada uma das 7 perguntas.

Pronto para usar a ferramenta?

 Embora seja extremamente simples,  o que é ótimo, essa ferramenta tem tudo o que é necessário para te dar clareza nos seus planejamentos, ações e tarefas, seja na empresa ou até nos seus projetos pessoais.

Também pode ser muito útil na melhoria contínua dos seus processos. Essa semana tivemos um artigo aqui sobre quick wins, onde o primeiro passo é IDENTIFICAR as oportunidades de melhoria. A 5W2H é indicada por especialistas como documento padrão para auxiliar nesta etapa. 

 Por que vale a  pena ressaltar isso? Por que muitos gestores vão deixando a melhoria dos seus processos para depois pois acreditam que dá muito trabalho compreender o cenário, mapear os processos e implementar as ações necessárias.

 Realmente pode ser muito trabalhoso, dependendo do que se trata, mas sempre vale a pena lembrar que existem ferramentas simples e fáceis de usar que nos dão uma visão ótima do que precisa ser feito, facilitando muito o planejamento dos projetos de melhoria de processos. 

Eu espero que você tenha gostado deste conteúdo onde entendemos melhor o que é a ferramenta 5W2H e como aplicar nos seus projetos. Comente aqui a sua opinião ou deixe a sua dúvida, caso tenha alguma. 🙂