Muitas pessoas nem imaginam o quanto são importantes as regras de negócios na gestão de processos e o quanto elas estão presentes no dia a dia das empresas, mesmo que ninguém tenha parado para pensar nelas.

 As regras de negócios existem em todas as decisões tomadas dentro de processos de negócios, muitas vezes sem terem sido definidas intencionalmente, estando apenas na mente dos colaboradores. 

 Mas elas também podem ser formalizadas, documentadas e até automatizadas para aumentar o nível de qualidade, padronização e agilidade dos processos. 

No artigo de hoje eu vou te explicar o que são regras de negócios, como é possível automatizá-las com tecnologia e por que elas são tão importantes na gestão de processos.

Veja como existem regras em todos os processos

 Como você sabe “o que fazer?”, “qual caminho seguir?”, “quando enviar uma etapa de um processo” e “para quem enviar”? 

A resposta é simples: através das regras de negócios.

Regras são importantes em todas as áreas, veja por exemplo, o trabalho de um designer: escolher a cor usada em uma arte é fácil? Se você considerar que existem milhares de cores, verá que não é tão simples assim como parece.

 Mas geralmente esses profissionais não tem que escolher entre milhares de possibilidades, eles definem uma paleta que limita as opções. Assim, já não são mais tantas cores, mas apenas uma dezena, o que facilita muito a decisão.

 Uma vez que a paleta é definida para determinado projeto, qualquer profissional que tiver que trabalhar nele será capaz de seguir o padrão e realizar seu trabalho de forma independente, mesmo que aquele primeiro profissional não faça mais parte da equipe.

 Se nada foi decidido, cada pessoa vai usar a paleta e a cor que achar melhor. E isso com certeza será um problema para a qualidade do projeto.

 Nos nossos processos diários acontece da mesma forma, as regras são necessárias para que todos sigam padrões coerentes com a política da empresa. O papel da gestão de processos é justamente definir essas regras, aperfeiçoá-las e principalmente documentá-las.

Sendo assim, o que são regras de negócios na gestão de processos?

 As regras de negócios são condições pré estabelecidas que servem para determinar, autorizar ou limitar ações dentro de um processo. Essas regras são definidas pelos gestores dos processos e devem ser baseadas na política e necessidade da empresa.

 Essas condições são caminhos que o processo segue diante de cada situação e decisão. Graças a elas é possível trabalhar de forma mais padronizada, ágil e segura.

Assim, podemos dizer que as regras de negócios servem para nortear os processos levando em consideração aspectos como: quem, quando e como algo deve ser feito em cada etapa do fluxo.

Então, quando temos regras de negócios bem definidas:

  • Evitamos que cada pessoa execute o trabalho de uma forma diferente;
  • Definimos de forma sistemática a responsabilidade de cada participante;
  • Facilitamos a ação das pontas, pois cada um sabe o que é preciso ser feito;
  • Decidimos os prazos e quando (em que situação) cada coisa deve acontecer; 
  • Definimos o que deve constar obrigatoriamente no processo para que possa ser concluído, e assim evitamos falhas, ex: documentos obrigatórios;
  • Aumentamos a produtividade das equipes e o cumprimento das obrigações em tempo hábil, para analisar as informações e tomar as providências necessárias;
  • Reduzimos a complexidade da realização das tarefas.

Exemplos de regras de negócios

 As regras de negócios são baseadas em decisões pré-determinadas para cada situação do processo. Exemplo: imagine que você é do departamento financeiro e participa de um processo de conferência e aprovação de notas de fornecedores a serem pagas. 

Todas as notas passam por você e, quando todas as informações exigidas estão corretas, você pode enviá-las para pagamento, com exceção das notas com valor maior que R$ 5000, que devem ser enviadas para aprovação do gestor da área.

Ou seja, você sabe as informações que são obrigatórias, para quem deve enviar o documento e o que fazer em cada situação, porque a regra de negócio definida te diz isso. Depois dessas etapas ainda vão existir condições de negócios que determinarão o que acontece se o gestor aprovar ou reprovar a nota e qual a correção necessária.

Ou seja, todo o processo é repleto de regras que existem para que ele funcione sem falhas, de acordo com a necessidade da empresa.

Vamos para mais um exemplo: a empresa de construção X precisa oficializar a contratação de um profissional que opera retroescavadeira e, além de todos os documentos convencionais para uma contratação, ele precisa comprovar que realizou o treinamento obrigatório para trabalhar na área e que o certificado está em dia. 

A regra é simples e clara, se não tem o certificado não pode trabalhar. Quebrar essa regra de negócio implica em arriscar a segurança das equipes e até levar gerar multas em casos de fiscalização.

Viu como as regras de negócios estão presentes em praticamente todos os departamentos? Eu poderia dar diversos outros exemplos, mas acredito que já ficou claro até aqui. Agora vamos para outra questão importante: Somente documentar essas regras não é o suficiente para manter a casa em ordem! Afinal, quem vai lembrar disso tudo no dia a dia?

Uma opção para solucionar esse problema é a automatização das regras de negócios na gestão de processos, vamos ver como funciona?

Ferramentas que automatizam regras de negócios

 Se você usa uma ferramenta de processos, com certeza ela automatiza as regras de negócios para que você não tenha que se preocupar com elas depois de mapeá-los, a não ser em ocasiões de revisão que podem ser feitas quando você quiser.

 Em uma ferramenta que utiliza notação BPMN, por exemplo, você verá que existem os Gateways, que é o elemento que orienta o caminho que o processo toma em cada situação. Ele usa de informações pré-estabelecidas para determinar os desvios de tratativa das exceções, ou seja, das demandas que fogem dos requisitos do caminho feliz.

 É normal encontrar nesses fluxos algumas configurações do tipo:

  • Maior que (determinado Valor), segue o caminho A;
  • Menor que (determinado valor), segue o caminho B;
Imagem de um fluxo, com gateway e regra de negócio.

 Essas e outras configurações servem para automatizar as regras de negócios e ter a inteligência dos processos, que estaria no papel ou na cabeça das pessoas, dentro de uma ferramenta especializada.

 Assim, além de garantir o cumprimento das regras, temos também o histórico de tudo o que foi feito e ainda evitamos que os participantes ‘contornem’ as condições estabelecidas, abrindo exceções nos processos sem que os gestores da área tenham prévio conhecimento.

 Para isso, além de um mapeamento de processos bem detalhado, é importante que a ferramenta em questão seja bem configurada. Isso pode depender muito do quanto conhecemos de metodologias BPM, por exemplo, pois algumas ferramentas, especialmente os BPMS tradicionais, carregam em si muita complexidade.

 Então, para resolver essa questão, existem ferramentas mais simples e intuitivas que fazem este trabalho de uma forma mais rápida, devido a facilidade em parametrizar as condições de negócios necessárias.

É o caso do holmes por exemplo, um sistema que automatiza regras de negócios utilizando apenas os recursos essenciais de BPM e mantendo grande parte da complexidade de fora.

Agora é com você

No artigo de hoje nós entendemos melhor o que são regras de negócios e como elas são importantes no dia a dia de uma empresa. 

 Se você quer entender melhor como o holmes pode te ajudar a identificar suas regras de negócios e automatizá-las com uma ferramenta mais simples que BPM e mais poderosa que um Kanban, leia esse outro artigo onde nós explicamos como e por que evitar a complexidade das ferramentas tradicionais de BPM.

Esperamos que você tenha gostado desse conteúdo. Qualquer dúvida é só falar conosco. 😉