Não é difícil encontrar pessoas, sejam da área de TI ou negócios, que começaram uma iniciativa BPM (business process management) para melhorar processos e não tiveram boas experiências ou os resultados não foram os esperados.

Se você está buscando uma solução que contemple seus processos e considerou as tradicionais ferramentas de BPM como solução, já deve saber que isso envolve um conjunto de regras bastante extenso, que te levará a lidar com uma complexidade muito alta, certo?

Então, eu vou te mostrar como evitar essa dificuldade na maioria dos casos, simplesmente entendendo melhor os seus objetivos.

Vamos lá?

Dificuldades do BPM

No livro “Repensando a Gestão por Meio de processos” de Leandro Jesus e André Macieira, co-fundador e diretor da Elo Group, um dos principais pontos discutidos é justamente a carência que existe de se falar sobre as dificuldades e vulnerabilidades do BPM.

Mas apesar disso, quem já teve algum contato com o assunto deve concordar que a complexidade que o envolve é notória.

Basta observar o que acontece em algumas empresas, para ver que é comum encontrar gestores que começaram a iniciativa duas, três ou mais vezes e simplesmente desistiram porque se frustraram com os resultados.

A questão é que em muitas organizações, os responsáveis não têm muito claro o que realmente é essa metodologia e como implementá-la de um modo mais estratégico.

Dessa forma, se limitam a aplicar os conceitos de BPM em tarefas e processos operacionais do dia-a-dia. Com isso, à medida que o tempo passa, os resultados parecem pouco expressivos perto do esforço e investimento realizado. 

Será que precisamos mesmo lidar com toda essa complexidade?

Realmente o BPM, aliado ao BPMS, é uma solução muito robusta, e alguém pode se perguntar por que as empresas não exploram melhor as infinitas possibilidades?

A resposta para mim é que elas simplesmente não chegaram nesse momento ainda.

A maioria das empresas realmente só precisa resolver os problemas dos seus processos de apoio o quanto antes e só estão em busca de uma solução tecnológica que faça isso acontecer. 

Essa falta de maturidade nos processos das empresas, que é totalmente natural à medida que eles crescem, faz com que muitas vezes o BPM seja usado apenas para documentar os processos e não para automatizá-los.

A transformação real tem um impacto cultural muito grande, o que a torna muito difícil de colocar em prática.

 Dependendo do processo em que se quer aplicar os conceitos, podemos dizer que não vale a pena para a organização, é como vestir um terno para ir à padaria. 

Isso não é motivo para desistir da iniciativa, mas com certeza ter em mente os seus reais objetivos vai te ajudar a filtrar melhor as possibilidades tecnológicas.

E qual seria a alternativa?

Quando falamos de tecnologia para processos, geralmente as empresas seguem por dois caminhos: as ferramentas de BPM (tradicional BPMS) ou, para determinados controles de etapas, as ferramentas de Kanban.

O problema é que os sistemas BPMS, que geralmente se propõe a seguir o BPM à risca, acabam tendo que suportar um conjunto de regras muito grande, conforme já mencionei lá no início, o que nos leva a uma complexidade inevitável. (Especialmente para quem está começando nesse universo agora).

Por outro lado, a utilização de sistemas de Kanban para controlar prazos e entregas de tarefas rotineiras do dia-a-dia, é bastante limitado no que diz respeito à automatização e outros controles baseados em regras de negócio.

É nesse cenário que o profissional de TI assume a difícil missão de resolver esse problema. E qual a alternativa? 

Customizar o ERP? Muito caro. Lidar com sistemas proprietários? Ainda mais caro e arriscado.  

Um dia ouvi um diretor dizer: “Queria que existisse algo no meio termo entre esses dois mundos, digo, entre o BPMS e o Kanban”. E hoje vejo que esse desejo não era só dele.

E foi pensando em empoderar a área de TI para criar soluções de um modo mais rápido e fácil que BPMS e mais poderosa que um Kanban, que criamos o holmes.

O que é o holmes?

 O Holmes é uma plataforma de criação de soluções que se baseia na notação BPMN (padrão de mercado) e mais uma série de recursos tecnológicos para aumentar a eficiência e o controle dos processos.

É um facilitador para o dia a dia das empresas que tem como objetivo, entre outras coisas:

  • Garantir que as pessoas trabalhem de forma padronizada;
  • Apontar com quem a tarefa está parada e há quanto tempo;
  • Facilitar a comunicação entre as pessoas que participam do processo. 

Além disso, o registro do histórico de tudo o que acontece na plataforma é algo extremamente importante, pois oferece rastreabilidade para o levantamento de problemas ou até mesmo processos de auditoria.

Mais fácil que BPMS, mais poderoso que Kanban!

As decisões de design do produto se basearam no princípio de pareto, onde 20% dos recursos representam até 80% dos benefícios que um BPMS traria.

Isso significa que estamos menos preocupados com a formalidade da disciplina BPM e mais preocupados com a praticidade de permitir às pessoas (consultores, pessoas de processos e TI) a autonomia de “implementar” as soluções, parametrizando o sistema de tal forma que resolva o problema

Então, na medida do possível, deixamos de fora coisas que consideramos menos práticas, para adicionar coisas mais práticas. 

Um exemplo disso, é que nos nossos diagramas a seta do fluxo se torna, automaticamente, um botão na tela do usuário. 

Outro exemplo é que deixamos de fora o conceito de Pool e Lanes, pois, ao ver da nossa equipe de desenvolvimento de produto, esses recursos servem mais para “documentar o diagrama” do que para simplificar a execução dos processos.

Agora que você já entendeu que existem possibilidades no mercado para evitar a complexidade de um BPMS, eu te convido a conhecer melhor a nossa ferramenta.

Assista esse vídeo para ver como é fácil criar um processo simples no holmes.

Quer ver uma demonstração completa da ferramenta? Preencha o formulário na home do nosso site e aguarde o contato de um de nossos consultores.