software de rh

O departamento de recursos humanos encontra-se em uma fase transitória, automatizando  o operacional e assumindo um papel mais estratégico dentro das empresas. Com essa mudança de cenário, um software de RH tornou-se extremamente util e necessario para o fortalecimento de práticas com foco na gestão de pessoas, propriamente dizendo. 

Mas, encontrar o sistema certo para o setor, que atenda as necessidades da empresa e, ao mesmo tempo, seja inteligente, simples e útil, não é uma tarefa fácil. É preciso estar atento as recursos que o software oferece e entender se eles poderão trazer os benefícios que sua empresa precisa e espera. 

Por esse motivo, neste artigo eu trago 7 recursos que você não pode deixar de considerar na hora de escolher um software de RH para a sua empresa. 

Vamos lá?

Benefícios de um software de RH

Se você não sabe exatamente como funciona um software de RH, eu vou te explicar.

O software de RH é uma plataforma digital que permite às empresas gerenciar as principais tarefas e processos relacionados aos seus colaboradores. Ele apóia o departamento na realização de suas atividades, adicionando automação ao que, de outra forma, seriam processos demorados, trabalhosos e manuais.O que significa que, com um software como esse,  essas atividades podem ser conduzidas com mais rapidez, fluidez, precisão e consistência.

Poder contar com uma solução como essa é ter como aliada uma ferramenta que possibilita, antes de mais nada, otimizar o seu tempo. Tornando todo o processo mais organizado e inteligente. 

O RH que utiliza essa ferramenta usufruiu de benefícios como: 

1- Segurança e organização dos dados

Um software de RH permite que os dados sejam organizados de forma acessível, tornando fácil encontrá-los. Isso significa que currículos, informações de processos seletivos e de onboarding de candidatos serão centralizados, agilizando e facilitando o processo. 

Além disso, os dados são protegidos com maior segurança, pois são armazenados em um sistema seguro e não mais em papéis ou pastas que podem ser perdidos, rasgados, etc.

2- Maior facilidade no trabalho em equipe

O acesso ao software pode ser realizado por diversos computadores. Dessa forma, os gestores podem acessar as informações pertinentes aos seus colaboradores ou candidatos quando e onde quiserem. Além de permitir que outras pessoas que estejam atuando no processo também possam utilizar essas informações, sem interferências. 

3- Ganho de tempo para o profissional de RH

A facilidade de utilizar um software causa grandes impactos, mas o maior deles é a otimização do tempo. Com a automação, diversos processos, antes feitos manualmente e em alta escala, podem ser feitos automaticamente pelo sistema.  Com isso, o acúmulo de trabalho é evitado e a gestão de processos fica mais rápida e fácil.

4. Garante a eficiência do trabalho

Com a otimização do tempo e a facilitação dos processos, é possível garantir a eficiência do trabalho dos profissionais dessa área. Afinal, um software de RH é feito para auxiliar o profissional.

E se você pensa que um software como essa podem substituir seu trabalho, pode parar por aí! Lembre-se, um software deve ser visto como um complemento ao seu trabalho e não como um competidor ou substituto.

6 top recursos para considerar na hora de escolher um software de RH

Bom agora que você entendeu o que é um software para RH e conheceu alguns dos benefícios que ele pode oferecer, sem mais delongas, vamos entender o que considerar na hora de escolher:

1- Armazenamento em nuvem

Os processos da área de recursos humanos, geralmente, envolvem uma variedade de partes interessadas, que vai dos colaboradores ao gerente ou diretor de RH. E quando esse processo é separado em diversos programas, planilhas e e-mails, afeta negativamente a precisão e o tempo no processamento dessas atividades. Como consequência disso, eles essas tarefas tornam mais longas, podendo haver perda de prazos e até mesmo problemas de conformidade. 

Com um software de RH com armazenamento em nuvem, a empresa pode gerenciar e manter dados e documentos centralizados. As soluções em nuvem são escalonáveis, econômicas e livres de atualizações e instalações. Isso não apenas simplificará a acessibilidade aos dados, mas também agilizará todos os processos de gerenciamento de RH. Além de facilitar o acesso e a organização dos documentos gerados no setor.

2- Admissão de forma digital

Se tem uma etapa complexa para o RH é a admissão de colaboradores. Isso porque, é preciso receber uma série de documentos e exames para concluir o processo, bem com inserir todas essas informações no sistema da instituição.

Dessa forma, ter um processo de admissão automatizado tende a ser bastante útil. Com um software de RH o novo colaborador faz o cadastro dos seus dados e entrega os documentos digitalizados, conforme o modelo de admissão da empresa, poupando tempo da equipe de RH e tornando o processo mais prático e assertivo. Neste contexto, a admissão digital encontra um espaço grande e deve ser priorizada para um processo mais seguro. Um software específico pode apresentar essa funcionalidade, alguns até com integração das informações ao eSocial.

Esse recurso é extremamente útil, pois digitaliza toda a atividade, simplifica a rotina, ameniza a dificuldade burocrática e ainda proporciona uma base computacional completa e otimizada. 

3- Boa Integração

Quando você contrata um novo colaborador, é essencial coordenar as atividades que precisam ser realizadas nos diferentes departamentos para garantir que ele tenha um início de trabalho agradável e tranquilo. O software de RH deve permitir que você automatize esse processo de integração e crie facilmente novos registros de colaboradores.

A integração deve organizar a indução para o novo membro da equipe reservando sua vaga em treinamentos, solicitando equipamento ao TI e até mesmo enviando automaticamente um e-mail de boas-vindas no primeiro dia. Ou seja, além de facilitar a admissão, o software de RH também deve tornar o onboarding mais assertivo e otimizado.

4- Possibilidade de personalização

Cada empresa tem seus processos e funciona de maneira diferente. Soluções engessadas, não são capazes de oferecer exclusividade na hora de atender a demandas específicas.Isso leva a uma necessidade crescente de soluções de RH baseadas na nuvem que podem ser personalizadas e adequadas às solicitações de uma empresa.

Um software de RH personalizável, oferece ao profissional a possibilidade de modificar os processos existentes na ferramenta, visando atender aos requisitos exclusivos de um negócio. No entanto, escolher uma solução de RH complexa que precisa de um profissional de TI treinado para personalizar é contraprodutivo. Uma ferramenta de RH eficaz deve vir com um design fácil e intuitivo,  que permite aos usuários de negócios modificá-las sem dificuldade.

Então lembre-se, não basta ser personalizável, precisa oferecer autonomia para que o usuário faça as modificações e adapte a ferramenta às suas necessidades. 

5- Auto Atendimento ao colaborador

Gerenciar as solicitações dos colaboradores de forma manual tem se mostrado uma prática cada vez mais ultrapassada. Precisar ir até os gerentes ou RH, para cada pequeno esclarecimento é uma perda de tempo para ambos. 

Por isso, um bom software de RH deve oferecer ao colaborador a possibilidade de abrir esses chamados utilizando a ferramenta, oferecendo a eles maior visibilidade sobre o status de suas solicitações, enquanto dá aos gerentes total controle sobre essa demanda. Acelerando enormemente o que poderia ser um sistema de gerenciamento extremamente manual, burocrático e trabalhoso para todos.

Além disso, um software de RH que possibilita o auto atendimento do colaborador, dá a eles maior autonomia sobre suas rotinas, acompanhando suas folgas e férias, assim como, os demais benefícios que possui. 

6- Fluxos otimizados e com regras claras de negócio

Como citei no início desse artigo, os processos de RH tendem a ser complexos por natureza. E por isso, pode ser que dentro do seu fluxo de trabalho, existam processos que precisam a autorização ou aprovação de uma, ou mais pessoas, para serem concluídos. Isso pode gerar travas ou erros, como uma pessoa aprovar antes que a outra parte interessada veja a solicitação, por exemplo, prejudicando assim todo o fluxo.

Para resolver esse problema, é essencial ter fluxos bem desenhados e que permitam a inserção de regras claras de negócio. Desta forma, permitimos a entrega contínua de fluxo de trabalho e garantimos que ninguém ignore uma etapa desse processo.

Como mostrar ao gestor que o software de RH é uma boa aquisição para empresa?

Ao longo desse artigo, deu pra ver a quantidade de benefícios que essa ferramenta entrega. No entanto, pode não ser tão simples assim fazer os demais stakeholders de sua empresa enxergarem essas vantagens como você, que está a frente do departamento, enxerga.

Por isso, eu levantei algumas dicas que podem te ajudar a convencê-los que adquirir um software de RH é  uma ação positiva para a empresa como um todo:

  • Tenha clareza sobre os gargalos que o seu departamento enfrenta para apresentar essa lista a quem for o tomador de decisão da empresa.
  • Mostre a ele todos os benefícios que essa solução irá trazer para a empresa e explique;
  • Explique que o software de RH torna o trabalho mais assertivo e reduz erros oriundos do trabalho manual;
  • Caso tenha tempo, selecione alguns softwares como exemplo para que fique mais tangível aos stakeholders. Mostre também os custos, quais as funções e no que ele vai ajudar;
  • Por fim, mostre como os gargalos atuais serão sanados com o software de RH.

E se ainda não escolheu a sua ferramenta, te convido a conhecer o Holmes!

O Holmes ajuda a sua empresa transformando processos analógicos em digitais para que o departamento possa focar no que é mais importante em uma organização: as pessoas

Essa ferramenta é composta pela expertise da uma equipe técnica, que trabalha para o sucesso absoluto dos nossos clientes.  Isso significa que seremos seus parceiros para solucionar não só os problemas atuais, mas os futuros.  A aplicação do Holmes no RH é muito versátil. Suportando desde o processo de admissão até as rotinas periódicas, de forma centralizada, para você gerenciar tarefas, prazos e fluxos de trabalho de qualquer lugar, através do seu computador ou até mesmo do seu celular.

Veja alguns processos de RH e Departamento Pessoal que podem ser facilmente suportados no holmes:

  • Solicitação de vagas;
  • Admissão/Demissão;
  • Solicitação e alteração de benefícios; 
  • Entrega de atestados médicos; 
  • Solicitação de férias; 
  • Renovação de exames periódicos; 

Além de ter todos os pontos que levantamos aqui, o Holmes tem um alto poder de personalização, fazendo com que ele se encaixe em diversos cenários e necessidades. Isso quer dizer que sua empresa não terá que se adaptar à ferramenta, mas a ferramenta se adaptará as demandas do seu setor.

Então, se você quiser saber mais sobre o Holmes clique no botão que vou deixar aqui embaixo e preencha o formulário para que um de nossos consultores entre em contato e agende uma apresentação personalizada e sem compromisso, de acordo com a sua necessidade.

Pronto para tornar o seu RH digital?

Bom espero que as dicas desse artigo te ajudem não só a escolher o seu software, mas a convencer seus stakeholders sobre o potencial que uma ferramenta como essa pode trazer a empresa. Afinal, não há mais tempo para um posicionamento operacional por parte do RH, os processos manuais, suportados por planilhas, trocas infinitas de e-mails, pastas e papeladas geram atrasos, desgaste, desorganização, abrem brechas para falhas e limitam o potencial de quem trabalha diretamente nessas tarefas.

Portanto, para tornar todo esse processo mais otimizado e assertivo, um software de RH é peça fundamental. 

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