A padronização de processos vai muito além de criar diretrizes sobre como realizar uma operação dentro da empresa. Sua importância é naturalmente percebida no processo de expansão.

No entanto, geralmente os gestores só começam a priorizar a necessidade quando começam a surgir gargalos, atrasos na finalização das atividades, falta de comunicação entre os participantes da tarefa, dificuldades de controle e até mesmo má qualidade nos produtos ou serviços, além de outros aspectos que vamos tratar no decorrer deste artigo.

Se você enfrenta essas situações na sua empresa continue aqui comigo que nas próximas linhas eu vou te mostrar quando e como implementar a padronização de processos não só para se livrar desses problemas, mas principalmente para ajudar seu negócio a crescer e se tornar escalável.

Quando começar a padronização de processos?

Toda empresa deveria se preocupar com este assunto, mas existem alguns sinais de que não dá mais para adiar essa necessidade.

As dificuldades são muito comuns: cada integrante do processo o realiza de um jeito e quando por razões variadas alguém é desligado daquela rotina não existe histórico, não existe controle e nem legado de informação.

Tudo se perde e começa novamente, em um ciclo perigoso que pode se repetir diversas vezes. A qualidade do processo é colocada em cheque e o trabalho colaborativo fica comprometido.

O que podemos observar é que, na maioria das vezes, enquanto é possível ter algum controle, por mais que não seja da forma mais adequada, os gestores acabam adiando a sistematização.

No entanto, chega uma hora que não dá mais para fugir, especialmente quando as operações da empresa começam a crescer.

Quando há muitas pessoas participando do mesmo projeto, por exemplo, se não existem métodos a seguir os gestores podem acabar perdendo o controle.

Sendo assim, se os processos estão ganhando etapas e mais pessoas estão participando deles a tendência é que se tornem complexos e difíceis de controlar, nesses casos o ideal é padroniza-los o quanto antes.

Tudo é processo!

Processos podem ter diferentes naturezas, desde a montagem de um sanduíche até a aprovação de um pagamento, tudo é processo. Você pode padronizar operações de qualquer tamanho e em qualquer empresa.

No melhor dos cenários podemos dizer que grandes organizações já encaram as coisas dessa forma mas ainda existem muitos gestores que precisam avaliar melhor o passo a passo de como as coisas são feitas na rotina do seu negócio.

A boa notícia é que uma vez que são identificados os processos problemáticos não existem limites para melhorá-los. Os benefícios são inúmeros:

  • redução de custos;
  • finalização mais rápida;
  • economia de insumos;
  • melhora a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos;
  • aumento do potencial de crescimento da empresa;
  • maior produtividade;
  • responsabilização assertiva;
  • diminuição de falhas e gargalos.

Todos esses itens são interessantes, mas existe uma coisa que poucas pessoas falam sobre e na verdade é o maior ganho para as empresas que padronizam seus processos: o potencial de crescimento.

Crescimento é poder, mas tome cuidado.

Toda empresa tem o objetivo de lucrar cada vez mais, crescer certamente é o caminho mais acertado. Porém, como diria o tio Ben:

“Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”.

O crescimento é uma espécie de poder que exige organização.

Empresas em expansão são como crianças que precisam de atenção, instrução e vez ou outra vitaminas que ajudem no desenvolvimento. Caso contrário o crescimento pode trazer desafios difíceis de administrar.

Vamos fazer uma analogia para ficar mais claro, se você tem 3 colaboradores dentro de um processo é fácil se comunicar, combinar alguma coisa entre eles e responsabilizar cada um pelas etapas pendentes.

A partir do momento que você tem 30 pessoas em um processo já fica mais difícil manter o controle, concorda?

É isso. Nesse cenário é impossível crescer saudável sem padronizar os processos de uma forma estruturada.

Não estou falando apenas de implementar um sistema tecnológico, é mais que isso, se trata de estabelecer melhores práticas de como realizar uma ação e garantir que toda a organização o siga.

Mas calma! Eu tenho um exemplo real de empresa que alcançou um crescimento exponencial a partir da padronização.

Os arcos dourados.

Você conhece o termo “Speedee Service System”? Pode não ser tão familiar falando assim, mas e se eu perguntar a você qual é a franquia de fast foods que prepara lanches com mais agilidade no mundo?

Se você respondeu McDonalds acertou, apesar de hoje em dia muitos restaurantes seguirem modelos parecidos, sabemos que a rede foi a pioneira a adotar o método que tornou a sua produção muito mais rápida e escalável, reduzindo o tempo de preparo dos produtos de 30 minutos para 30 segundos.

Imagem da réplica do 1º restaurante Mc Donalds, arcos dourados.

Certamente o sistema é parte fundamental do grande sucesso que a lanchonete alcançou, até porque foi algo extremamente inovador na época.

O mais interessante é que a abordagem criada pelos irmãos Dick e Mac Mcdonalds em meados de 1940 é totalmente baseada em padronização de processos.

Os padrões criados foram importantes não só no sistema de produção mas em todo o modelo de negócio e expansão de franquias idealizado por Ray Kroc.

Hoje a rede de fast foods é a maior do mundo, alimentando diariamente cerca de 1% da população mundial.

O Mcdonalds é referência quando se trata de comida rápida, mas para chegar a este ponto foi necessária uma estratégia muito bem pensada.

Além disso, com o tempo os processos foram otimizados (muitas vezes com tecnologia) até chegarmos ao modelo que conhecemos hoje.

Enfim, a lição que aprendemos com este case é que padronizando nossos processos aumentamos significativamente nosso potencial de crescimento.

Agora que você já entendeu a importância da padronização de processos está preparado para implementar o conceito na sua empresa.

Continue lendo este artigo que em poucas linhas eu vou te mostrar os próximos passos.

As perguntas secretas para padronizar processos!

O processo em si envolve diversas etapas, é importante analisar cuidadosamente todos os aspectos.

Não podemos esquecer que quando mudamos a forma como a equipe trabalha estamos interferindo diretamente na cultura da empresa.

O mapeamento dos processos deve responder a certas questões:

  • Por que este processo existe?
  • No que ele contribui para a organização?
  • Quem são os participantes?
  • Existem gargalos que preciso eliminar?
  • Como podemos otimizá-lo?
  • Quais são as soluções ideais? (treinamento, tecnologia, método, etc.)
  • Resultados (antes e depois).

Responder a essas perguntas é o primeiro passo estratégico para começar as mudanças na empresa. Quando começarmos provavelmente perceberemos que o assunto é mais amplo do que imaginamos.

Além de fazer a padronização de processos, é preciso automatizar.

Quando se trata de produção a padronização é um caminho natural, mas se formos parar para pensar nem toda empresa possui processos semelhantes a estes.

Por outro lado, existem operações que praticamente toda organização possui, como é o exemplo de processos ligados às áreas de negócios (operacional, financeiro, RH, etc.).

Existe uma tendência por parte dos gestores em deixar a otimização dessas áreas apenas para último caso, o que não é um problema em fluxos pequenos mas pode ser muito prejudicial quando o processo cresce.

A verdade é que na maioria dos casos as empresas suportam processos deste tipo com soluções mal implementadas tecnologicamente, ou seja, usando planilhas, e-mails, malotes, pastas, etc. Quer uma prova?

Vamos fazer um exercício… Olhe seu e-mail e responda a seguinte questão: Existem mensagens na sua caixa de entrada que correspondem a tarefas que você precisa executar?

Provavelmente sim, se não tem agora já teve em algum momento. Isso é muito comum em áreas de gestão, geralmente os participantes do processo executam as tarefas e fazem toda a comunicação através de e-mail.

No fundo sabemos que desse jeito pode ser muito difícil.

Se o histórico (que já não é fácil de controlar em larga escala) for perdido, por exemplo, não existe um status que ajude a identificar quais etapas já foram realizadas.

Padronizar processos é o primeiro passo para uma transformação cultural dentro da organização, mas automatizar também é extremamente importante.

A tecnologia é parte fundamental da mudança. E mais uma vez o Mcdonalds é exemplo disso, sabemos que nada seria possível sem uma estrutura tecnológica que viabilizasse o crescimento.

Para aplicar na sua empresa é importante analisar quais são as soluções que melhor atendem a sua necessidade. Quer um exemplo?

Leia também: Automatização de processos: 3 razões para começar o quanto antes!

71% das empresas que implementam automação de processos procuram padronização!

Existem muitos tipos de tecnologias que podem ser implementadas para automatizar processos das áreas de negócios, uma das mais famosas é a metodologia BPM.

Uma pesquisa realizada no BPM Day de Porto Alegre em 2017 apontou que 71% dos profissionais que estavam na plateia na ocasião consideravam a padronização de processos um dos principais motivos para implementação desse tipo de sistema nas empresas.

Ressalto que antes de implementar um tecnologia em sua empresa é importante avaliar muito bem todas as variáveis. Às vezes, na tentativa de solucionar um problema gestores escolhem tecnologias muito robustas, que não serão bem aproveitadas.

Existem opções mais simples que, dependendo do caso, podem ser mais adequadas para sua empresa e até mais vantajosas economicamente. Mas esta pesquisa foi interessante para nos ajudar a compreender que as pessoas estão se preocupando cada vez mais com seus processos.

Este caminho pode transformar completamente o seu negócio mas pense a respeito dos impactos que isso trará para a organização e como fazer a implementação da forma mais tranquila possível.

Leia também: Como automatizar seus processos sem ter que lidar com as complexidades de ferramentas de BPM (os tradicionais BPMS)?