Automatizar processos em uma empresa é como dar um carro a alguém que andava quilômetros a pé todos os dias.

Imagine a situação, a pessoa sai de casa todas as manhãs e começa a caminhada, anda o dia todo mas nunca consegue chegar ao seu destino a tempo. 

A questão é: quantas coisas essa pessoa poderia fazer se chegasse mais rápido? 

Solucionar esse problema não seria difícil, um automóvel, por exemplo, poderia proporcionar agilidade, segurança e facilidade para essa pessoa. 

As empresas também passam por isso, mas de maneiras diferentes. A distância, digamos assim, nem sempre é tão longa, por isso os “veículos” muitas vezes são deixados de lado. Mas processos tendem a crescer e quando isso acontece é natural que se tornem cada vez mais complexos.

Agora chega de analogias, o que estou dizendo é que automatização de processos tem tudo a ver com produtividade, segurança, gestão de equipes e otimização de resultados

Fazer mais com muito menos, chegar mais rápido ao seu destino e aproveitar melhor o seu tempo, é disso que se trata. Não é este o sonho de todo gestor?

Só com esse exemplo você já teria motivos de sobra para investir nessa ideia. Mas fica aqui comigo que nas próximas linhas eu vou te mostrar por que você deveria começar o quanto antes. 

Cuidado com esses mitos.

Existem muitos tipos de automatização de processos, mas é preciso pensar estrategicamente para acertar na decisão.

Você sabe melhor que ninguém que processos automáticos são mais confiáveis, melhoram o desempenho e aumentam a produtividade da equipe.

Então por que será que tantos gestores ainda insistem em não automatizar? Depois de ajudar muitas empresas na automação de seus processos percebemos que existem muitas dúvidas sobre o assunto.

Nas próximas linhas vou falar de duas delas.

Automatização de processos só vale a pena para grandes empresas?

 Você sabe que é hora de investir em automação na sua empresa quando começa a perceber que:

  • os processos estão crescendo e se tornando mais complexos;
  • a equipe que participa dos fluxos está cada vez maior.

É natural que a automação seja uma coisa que acontece aos poucos, empresas menores podem ter outras prioridades, mas isso não quer dizer que elas não possam automatizar processos do dia-a-dia.

Existem muitas tecnologias, desde as mais simples e enxutas para processos menores, até as mais robustas para processos extremamente complexos. Tudo é questão de avaliar a melhor opção.

E essa etapa é uma das mais importantes até por uma questão de custos, quanto mais customizações e suporte uma ferramenta precisa mais cara a solução  se torna. 

Quanto mais autonomia e simplicidade, mais viável. Por isso mapear os processos é essencial, só assim se tem uma visão realista da necessidade.

 Não se engane, não estou aqui tentando te incentivar a investir em algo que você não precisa, pelo contrário. Sugiro que avalie muito bem as opções, a ideia é ter soluções com o melhor custo benefício possível.

O que adianta ter uma ferramenta completa mas usar apenas 20% do que ela oferece? É o que acontece na maioria dos casos, mas não é o que queremos, ok?

Automatizar é caro? 

Antes de falar de preço é importante pensar no valor agregado que a solução traz, ou seja, quais os benefícios que sua empresa terá com a ferramenta escolhida? 

No geral, o que todo gestor realmente quer quando considera a automação é:

  • se livrar da desorganização;
  • facilitar o controle sobre as etapas dos processos;
  • melhorar o trabalho colaborativo;
  • aumentar resultados;
  • produzir mais.

Se eu tivesse uma empresa, eu adoraria poder fazer essas otimizações, você não? O fato é que quanto melhores os resultados gerados pela solução, mais vantajosa sua implementação se torna. É uma questão de custo benefício.

Automatizar só se torna “caro” quando não é bem planejado. Por exemplo, se determinada tecnologia é mais do que a empresa precisa uma boa alternativa seria escolher uma solução mais enxuta, que consequentemente será mais acessível. A minha dica para não gastar além da conta é: simplifique. 

Ainda está na dúvida? Vou te mostrar 3 razões para você automatizar seus processos começando hoje…

1- Um dia com mais de 24h!

Você já desejou que o dia tivesse mais horas? Quando temos muitas coisas para fazer o tempo é o nosso maior inimigo, certo?

Errado. O problema não está no tempo, a solução para aumentar a produtividade não é fazer horas extras e chegar a exaustão mas sim otimizar o trabalho e pensar em como podemos alcançar melhores resultados em menos tempo.

O que podemos fazer para escalar os resultados?  Pense a respeito. Foi fazendo esse tipo de exercício que Henry Ford conseguiu se tornar o primeiro empresário a implementar a montagem de automóveis em série.

Com tanta tecnologia à nossa disposição imagine onde podemos chegar! A automatização de processos não dispensa as pessoas mas cria padrões que aumentam significativamente a produtividade.

Temos casos de empresas que conseguiram agilizar processos em até 60% apenas automatizando uma parte de seus processos documentais com a ajuda do holmes. 

Se crescer está nos seus planos esse é o caminho ideal. 

2- Padronização dos processos! 

Se cada pessoa realiza o processo de um jeito as chances de acontecerem falhas humanas são grandes, ainda mais quando ele está distribuído entre diferentes áreas, departamentos e até unidades.

A automação viabiliza a padronização dos processos que facilita a rastreabilidade e assim fica mais fácil entender onde estão os gargalos, quando houverem, e encontrar soluções em tempo hábil. É possível melhorar também a responsabilização dos envolvidos.

Hoje, na sua empresa, você consegue acompanhar o percurso de seus processos enquanto eles acontecem? 

Se uma ação não for executada corretamente, você consegue identificar o erro antes das consequências? Consegue cobrar providências dos responsáveis?

Se as respostas foram SIM, ótimo! Você está no caminho certo. Mas a realidade de muitas empresas é bem diferente dessa. E tudo bem se for o seu caso! Você já sabe o que fazer para resolver esses problemas. 

Com a automação suas operações ganham uma qualidade extremamente superior e as falhas humanas diminuem significativamente. Organização e controle te ajudarão a alcançar resultados mais rápidos e assertivos para a sua empresa.

3-  Aproveite melhor as pessoas! 

Existem muitas outras razões que eu poderia citar para defender a automatização de processos na sua empresa, mas não posso deixar de falar da que considero mais importante: as pessoas.

É essencial entender que por mais automáticos que sejam os sistemas, na verdade tudo se trata delas. E como parte fundamental dos processos, é nelas que precisamos pensar primeiramente quando se trata de automação.

A pergunta aqui é: Como podemos melhorar a vida das pessoas com tecnologia?

Afinal, é para isso que ela serve. Não é mesmo?

Integrantes de equipes inchadas se desgastam, ficam desmotivados e podem criar uma perspectiva negativa a respeito da empresa. Por outro lado quando os processos fluem tranquilamente sobra tempo para desenvolver outras habilidades.

O fato é que com a automatização você otimiza sua equipe e pode aproveitar melhor os talentos da empresa.

O poder para transformar a cultura empresarial dando aos colaboradores a estrutura que eles precisam para gerar resultados superiores, sem desgaste, está em suas mãos.

Agora é com você! Tenho certeza que você tem mais de 3 razões para investir nessa ideia. Quer saber como o holmes pode te ajudar a automatizar processos e fazer a gestão de documentos da sua empresa? 

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