Você sabe o que é um centro de serviços compartilhados, também conhecido internacionalmente como shared services? Muitas empresas estão utilizando esse sistema de trabalho para reduzir custos e aumentar a qualidade de seus processos.

Aliás, segundo uma pesquisa realizada pela revista Fortune, 90% das 100 maiores empresas do mundo possuem CSC’s, seria coincidência?

É claro que não, grandes empresas pensam estrategicamente em cada passo dado na organização, e é por isso que se tornam grandes.

No artigo de hoje eu vou te explicar o que é um centro de serviços compartilhados e por que as grandes empresas estão adotando essa estratégia durante a evolução dos seus processos.

Vamos lá?

O que é uma central de serviços compartilhados?

É um instrumento de gestão importantíssimo para empresas que precisam controlar melhor seus processos de apoio.

Isso porque se trata de um sistema implementado com o objetivo de reduzir custos e aumentar a qualidade das operações, a partir de uma estrutura de centralização dos processos.

Essa prática chegou ao Brasil em 1990, e desde então vem crescendo o número de empresas que a adotam para melhorar a performance das suas áreas de negócios.

Uma pesquisa da consultoria Grandview Research estima que até 2022 o mercado de CSC deve apresentar um crescimento médio de pelo menos 30%.

Grandes empresas como Nestlé, Natura, Amil, Ambev, Rede globo, entre outras, já possuem centros de serviços compartilhados maduros… e não é por acaso.

Os shared services trazem diversas vantagens, começando pelo melhor entendimento de toda a operação, já que boa parte dos processos é centralizada no mesmo lugar, seja físico ou tecnológico (depende da estrutura da empresa).

A partir desse entendimento é possível otimizar a forma como o trabalho rotineiro e repetitivo é feito nas organizações, e fica mais fácil, e eu diria até inevitável, alinhar os objetivos desses processos, que deixam de ser departamentais e passam para uma posição mais estratégica dentro da organização, é a queda definitiva dos silos.

Mas, isso é só o começo, a principal vantagem que as empresas buscam quando implementam um CSC é a redução de custos, continue lendo que vou te explicar como isso é possível.

Core business X Backoffice

O Centro de serviços compartilhados reúne na mesma plataforma diferentes processos que se relacionam entre si.

Para entender melhor o que isso significa você precisa diferenciar os tipos de processos que existem em uma organização.

A venda do produto, produção, entrega, atendimento, experiência e todos os procedimentos que interagem diretamente com o cliente costumam receber muita atenção dos gestores, e isso porque, quando otimizados, agregam valor percebido pelo cliente final, dizemos que esse é o core business da empresa.

Por outro lado, dentro de uma organização, muitos outros processos são necessários para manter seu bom funcionamento e garantir que a “máquina” não pare.

Para visualizarmos melhor este cenário podemos analisar a gigante Apple. O núcleo do seu negócio é a criação e venda de produtos tecnológicos de ponta.

A alta performance de seus produtos, combinada com as estratégias de marketing e experiência do usuário, produzem um diferencial competitivo ímpar para a categoria.

O processo criativo desses produtos não pode ser terceirizado, mas para que a empresa consiga suportar essas ações uma série de outras tarefas deve acontecer, como por exemplo, pagar o salário da equipe e estar em dia com fornecedores.

E assim nascem os processos de backoffice!

Essas tarefas secundárias, que geralmente não entram no campo de percepção do cliente final, são de extrema importância para a empresa, dado o ambiente competitivo dos negócios.

Podemos chamá-los de processos de apoio ou secundários, ou ainda de processos de backoffice.

São tarefas repetitivas, com alta demanda e pouca complexidade (comparado ao core business), podendo ser compartilhadas entre departamentos, responsáveis ou participantes distribuídos

Aqui estão exemplos de processos mais comuns em CSC’s:

  • Processos rotineiros do financeiro;
  • Compras
  • Contas a pagar e a receber;
  • Verificação de informações e documentos;
  • Cadastros;
  • Recebimento fiscal;
  • Contabilidade.

Agora que você já entendeu a diferença entre os processos, vamos entender como o Centro de serviços compartilhados funciona.

Por que o Centro de Serviços Compartilhados dá certo?

A principal ideia desse sistema de trabalho consiste em centralizar os processos de apoio da organização e otimizá-los ao máximo.

Assim, padronizamos a forma como o trabalho repetitivo é feito e eliminamos gargalos, burocracia, e custos indesejados. As equipes também podem ser mais enxutas e a força de trabalho pode ser melhor aproveitada.

Imagine uma grande empresa que tem diversas filiais e cada uma delas possui um departamento de contas a pagar, com o CSC todas as unidades podem centralizar essas demandas para o mesmo departamento.

Dessa forma, a equipe pode ser mais enxuta e custos com ferramentas, espaço, materiais e outros podem ser reduzidos, facilitando a otimização alinhada com os objetivos da organização e não de um departamento isolado.

Simplificando bastante é basicamente isso, otimizamos o backoffice ao máximo, através de uma série de técnicas, e assim, podemos concentrar os principais recursos da empresa de uma forma mais eficiente nos processos de core business.

Animador não é mesmo? Agora vamos lá, será que toda empresa é forte candidata a ter um centro de serviços compartilhados?

As empresas do futuro

Criar um CSC não é uma exclusividade de grandes empresas, mas é mais comum em empresas de médio e grande porte.

Na verdade essa decisão está intimamente ligada à evolução dos processos. Deixar a otimização das tarefas de apoio em segundo plano é um movimento comum durante o crescimento das empresas, principalmente na fase de validação do negócio, e digo isso sem entrar no mérito se isso é certo ou errado.

Acredito que até certo ponto é algo natural, pois os processos evoluem conforme o tempo, e antes que eles tomem certa proporção é difícil imaginar que podem se tornar monstros acumuladores de papel, pessoas, etapas e burocracia.

Implementar um CSC não é um coisa que pode ser feita do dia para a noite, as empresas precisam fazer um diagnóstico profundo dos processos, etapas, estrutura e necessidades da empresa, mas posso dizer que é uma tendência confirmada para os próximos anos.

Uma pesquisa, dessa vez da consultoria Gartner, nos indica alguns benefícios interessantes:

  • aumento da capacidade de captação de dados;
  • melhora na comunicação entre as equipes;
  • melhora no poder de análise, geração de insights e assertividade na tomada de decisões;
  • aumento da transparência nos processos operacionais.

Vale ainda ressaltar que a implementação de shared services nas empresas pode ser um braço importante no processo de transformação digital, mas para isso é importante escolher bem suas ferramentas de automação.

Além disso, as empresas precisam ter consciência sobre a necessidade constante de otimização dos processos, já que estes estão em constante evolução, mas este é um assunto para outro post!

Por hoje é isso!