Sua empresa pode estar perdendo tempo e dinheiro por não compreender os detalhes de seus processos.

Eu digo isso porque a maioria das organizações enfrenta dificuldades neste quesito. É só observar os gargalos, falta de produtividade e despadronização existente nos negócios.

Situações assim são tão comuns que chega a ser assustador, mas a pergunta é: Você passa por algo assim na sua empresa?

Se sua resposta é sim fique tranquilo, você pode se livrar desses problemas e mudar essa realidade e eu vou te mostrar como.

Neste artigo você vai entender o que são processos de negócios e como eles se desenvolvem com o decorrer do tempo e do crescimento das empresas.

Vou te mostrar também como a tecnologia pode ajudar na evolução dos processos.

Vamos lá?!

Entendendo os processos de negócios!

Já parou pra pensar nisso? Basicamente tudo o que fazemos é processo. Pense bem… você sai da cama, toma banho, escova os dentes e vai para o trabalho, repete isso todos os dias na mesma sequência.

Às vezes pode fazer isso mais rápido, mas acrescente uma etapa ou acorde atrasado para ver como o processo muda.

É claro que não paramos para pensar sistematicamente nesses casos, afinal, ninguém quer um fluxo para mapear o processo de ir para o trabalho.

O problema nasce quando tratamos nossos processos empresariais dessa mesma forma, ou seja, sem mapeá-los, apenas fazendo do jeito que sempre foram feitos.

Uma vez que você percebe que precisa reduzir custos, acelerar resultados, aumentar produtividade, eliminar gargalos ou ainda agregar valor para o seu cliente através do processo é indispensável analisar muito bem cada etapa.

Sendo assim…

O que são processos de negócios?

Podemos dizer que processos de negócios são atividades inter-relacionadas, que seguem uma ordem pré-estabelecida para entregar algo para o cliente, seja interno ou externo.

Em outras palavras são os procedimentos de departamentos como: Comercial, Rh, Financeiro, Compras, etc.

Para que um processo aconteça são necessários pelo menos três elementos:

  • Input: Materiais utilizados nos processos;
  • Output: produto final, resultado do processo;
  • Pessoas: não só as que receberão os resultados mas também os colaboradores que trabalham nestes processos.

Entender seus processos empresariais e a importância de otimizá-los é um importante passo para melhorar o dia-a-dia de sua equipe e produzir resultados melhores.

Mas essa conscientização não acontece da noite para o dia, geralmente se torna mais importante quando os processos começam a crescer, afinal quanto mais complexos maiores seus impactos nas empresas.

Para nos ajudar a gerenciar melhor nossos processos e torná-los mais eficientes existe a gestão de processos. Vamos entender melhor como ela pode nos ajudar…

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A gestão de processos!

Você sabia que 25% das empresas brasileiras que entram em falência em menos de 2 anos tem problemas administrativos e de gestão? É o que nos diz a pesquisa “Sobrevivência das Empresas no Brasil”, realizada pelo Sebrae.

Esses dados são preocupantes, e nos mostram como as organizações estão despreparadas para gerenciar seus negócios.

Por outro lado, já parou para pensar em quantas empresas estão há anos no topo e continuam crescendo? O que elas tem de tão especial?

Eu diria que parte desse sucesso se deve ao fato dessas organizações terem entendido os seus processos e investido em sua otimização.

Afinal, a cada ano que passa os clientes se tornam mais exigentes e o mercado mais competitivo.

É como se o seu target estivesse gritando: Faça mais rápido, melhor e de uma forma que eu entenda e eu comprarei de você. Caso contrário, compro do seu concorrente.

Sendo assim, a gestão de processos é mais que uma mera formalidade, se trata de uma necessidade da qual depende a sobrevivência das empresas, pelo menos das que já atingiram este nível.

A falta de gestão de processos faz com que as empresas se organizem através de silos verticais (blocos verticais divididos), onde cada área mapeia suas atividades com foco em objetivos próprios.

A gestão de processos vem com o objetivo de horizontalizar essa prática, fazendo com que os processos se inter-relacionem de forma estratégica.

O ideal é mapear e analisar cada etapa para entender se agregam valor ao cliente, com o intuito de julgar a necessidade de cada tarefa e evitar a burocratização do processo como um todo.

A regra é simples: se você percebe que uma etapa não agrega valor, ou seja, é desnecessária, elimine-a. Se existe um jeito mais assertivo de realizá-la, substitua.

A evolução dos processos

Agora você pode estar pensando, vou ter que mapear todos os processos de negócios da minha empresa?

Não necessariamente, nem todas as atividades precisam de um fluxo formalizado, mas é interessante entender como a engrenagem da sua empresa funciona.

Obviamente, alguns processos exigem mais atenção, aqui estão alguns sinais de que um processo precisa ser mapeado:

  • atividades que consomem muito tempo;
  • envolvem várias áreas, pessoas ou participantes distribuídos;
  • possuem muitas etapas;
  • podem ser automatizadas;
  • precisam de um controle rigoroso;
  • geram muitos custos.

Essas características são comuns em processos em evolução. É aí que mora o segredo, quando os processos evoluem surge a necessidade de reavaliá-los, mapeá-los e otimizá-los.

É nessa hora que as equipes precisam ter sinergia para trabalhar bem diante das mudanças, colaborando para a compreensão do processo e ajudando a desenvolver novas formas de trabalho.

Depois de tudo o que vimos proponho a seguinte reflexão: Será que seus processos, do jeito que estão, estão te fazendo perder tempo ou dinheiro?

O que você pode fazer para ajudar sua equipe a trabalhar melhor e ter mais produtividade no dia-a-dia?

É aqui que a tecnologia começa a brilhar…

A tecnologia na quebra de paradigmas

Se você está pensando em implementar soluções tecnológicas na sua empresa é importante destacar que não existe um software capaz de resolver sozinho a questão dos processos.

Afinal, cada empresa possui uma realidade. Por exemplo, toda empresa possui processos de contratação, certo? Mas para algumas são ocasiões pontuais, que podem até ser terceirizadas.

Para outras as contratações são tão complexas e importantes que tem o poder de “parar” a empresa. É o caso de organizações que contratam em larga escala, ou que precisam acompanhar a conformidade de terceirizados. Percebe?

Se cada empresa possui uma dor como podemos oferecer o mesmo remédio? Em questão de tecnologia, o que existem são composições de soluções.

Você analisa seus processos, elimina as etapas que não agregam valor e escolhe as ferramentas que se complementam perfeitamente para compor a solução ideal para você.

A minha sugestão é: não menospreze os seus processos de negócios!

Se existe uma atividade repetitiva que pode ser automatizada, faça isso.

O custo com certeza é menor que contratar colaboradores para fazer manualmente, a segurança é muito maior, afinal as falhas humanas são minimizadas a quase zero, e sua equipe ganha muito mais tempo para desenvolver a parte estratégica do seu negócio junto com você.

Entenda seus processos, automatize o que for possível e cresça.

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