Na imagem vemos a silhueta de uma mulher segurando um smartphone, ao redor dela existem diversos ícones que remetem a tecnologia. A imagem é ilustrativa para representar um profissional cuidando de seus fluxos através do ciclo BPM.

Conhecer o ciclo BPM pode te fazer dar um salto na forma como você conduz seus fluxos de trabalho. Afinal, processos todas as organizações têm, mas o conhecimento necessário para conduzir as decisões, muitas vezes, não está acessível a todos.

Muitas pessoas acreditam que uma iniciativa BPM é muito robusta e complicada, mas na verdade tudo depende da condução do projeto. O difícil, muitas vezes, é superar as barreiras organizacionais que existem em cada empresa.

 De qualquer modo, é preciso ter em mente que, sem os conhecimentos essenciais sobre gestão de processos, mesmo quem tem a melhor e mais intuitiva ferramenta de automatização em mãos, corre o risco de tomar decisões equivocadas.

 Entender o ciclo BPM pode ser um importante ponto de partida para que você conduza seus processos de forma mais estratégica e profissional, mesmo que você não seja um especialista em BPM. Por isso, no artigo de hoje, vamos conhecer as 6 fases do ciclo BPM e como elas podem te ajudar.

O que é Ciclo BPM e quais são as 6 etapas?

 Business process management, gerenciamento de processos de negócios, é uma disciplina que estuda e estabelece práticas para definir e aperfeiçoar processos de negócios. Já o ciclo BPM são as etapas contínuas recomendadas para um projeto de modelagem e remodelagem de processos.

Existem versões deste ciclo publicadas em diversas literaturas, mas a versão que estamos sugerindo hoje para o ciclo de vida do BPM é composta por seis fases: Planejamento, modelagem, execução, monitoramento e melhoria. Conheça cada uma das etapas a seguir:

Planejamento

 Nesta etapa seu objetivo é entender como o projeto deverá seguir, em quais processos estará focado, de que tipos eles são e quais problemas serão resolvidos. 

É importante se familiarizar com o cenário da empresa, buscando compreender como os processos em pauta agregam valor para a organização e qual sua relação com o planejamento estratégico da companhia. É um alinhamento geral onde devem ser definidos:

  • Objetivo do projeto;
  • Os principais KPIs;
  • Metodologia utilizada;
  • Quais ferramentas serão usadas;
  • Quem são os pontos focais que estarão a frente do projeto;
  • Quais áreas estão relacionadas;
  • Quais outros processos são impactados – se são primários, gerenciais ou de apoio. 

Análise de processos 

Essa fase é das mais importantes, a análise de processos também é chamada de AS IS. O mapeamento de processos AS IS é o detalhamento dos processos exatamente como são atualmente.

 Nessa fase não cabe julgar. O que você precisa é de um retrato fiel da realidade atual. Por isso, a melhor forma de fazer o AS IS é através de entrevistas com pessoas diretamente envolvidas nos fluxos a serem mapeados. Se existir, também é necessário analisar cautelosamente toda documentação do processo.

O AS IS é o ponto de partida para identificar os gargalos, pontos de melhorias, o que funciona bem e o que precisa de melhoria. Veja mais sobre o mapeamento AS IS no artigo sobre o tema publicado em nosso blog:

Leia mais: Mapeamento de processos AS IS – Melhorando os resultados do seu negócio

Modelagem

 Nessa etapa, a partir das análises anteriores, você já deve saber o que precisa ser aperfeiçoado no processo: onde estão os gargalos e quais são as causas. É hora de modelar o to be, ou seja, o processo no futuro.

 Também temos um artigo falando mais sobre essa etapa no nosso blog, vou deixar o link no final deste bloco. Na modelagem to be, você deverá apontar todas as melhorias, levando em consideração os objetivos da empresa com o processo.

 É importante considerar que o to-be não tem que ser necessariamente uma grande mudança no AS IS. É preciso analisar com cuidado o que deve ser mantido e o que deve ser alterado, para não fazer alterações desnecessárias.

Leia mais: Modelagem to be: 4 dicas para traçar o futuro dos seus processos!

Implantação

 Após a aprovação do redesenho pelos responsáveis é necessário estabelecer um plano de implantação das mudanças. O objetivo nessa etapa é colocar em prática o novo design projetado na fase anterior.

 É hora de usar os recursos que foram definidos na fase de planejamento do projeto. Ao contrário do que muitos pensam, nem sempre um projeto BPM envolve automatização de processos. Então, pode ser que a sua implantação não envolva o caráter sistêmico, ou seja, a utilização de um software. 

Porém, não pense que nesses casos o desafio é menor. Muitas vezes, implantações sistêmicas são mais fáceis de serem abraçadas pelas equipes, embora o plano de implantação possa demorar mais. 

Independente do caso, o importante é prever os treinamentos e conscientização dos envolvidos para que todos se adaptem o mais breve possível. Nossa meta aqui é fazer com que o nosso to be se torne o novo AS IS, para que o ciclo possa continuar.

Monitoramento

Lembra dos KPIs que estabelecemos lá na fase de planejamento? Aqui você deve monitorá-los para saber se estão alcançando as expectativas previamente definidas.

 Observe se os problemas encontrados na fase de AS IS foram solucionados ou, no mínimo, reduzidos com o novo design. Alguns KPIs que podem interessar nessa fase são:

  • SLA dos processos;
  • Capacidade produtiva da equipe com o novo design;
  • Custos;
  • Quantidade de falhas (especificadas anteriormente);
  • Satisfação dos clientes.

Com essa análise podemos concluir se as mudanças foram bem-sucedidas e quais refinamentos podem ainda ser aplicados para alcançar o objetivo do processo.

Melhorias

 Na fase de melhorias é necessário aplicar os refinamentos observados ao novo design para que o processo atinja os KPIs desejados. Mas calma que o ciclo BPM não acaba aqui. Uma das falhas que muitas empresas cometem é fazer refinamentos apenas quando um projeto de redesenho está em pauta.

A ideia do ciclo BPM é promover a melhoria contínua. Sendo assim, quando o ciclo chega ao “fim” você pode voltar para o início e passar por todas as fases novamente. Claro que você pode fazer isso depois de um tempo, mas entender que a sua iniciativa BPM não tem que ser algo pontual é o que pode diferenciar a sua empresa das demais.

Agora que você já conhece o ciclo BPM, hora de cuidar dos seus processos como um verdadeiro profissional da área. Mas lembre-se que isso é só o começo, que tal continuar aprendendo com a gente?

Leia mais sobre gestão de processos no nosso blog: Gestão de processos organizacionais: Tudo o que você precisa saber!