A baixa produtividade nas empresas é um problema que geralmente está relacionado à gargalos, falhas e trabalhos inacabados. 

 No fundo essas questões sempre estão associadas aos processos de trabalho. Para resolvê-las precisamos compreender como elas acontecem na organização. 

À medida em que os processos se tornam maduros e as empresas entendem a necessidade de mapeá-los para ter essa compreensão, surge a necessidade de encontrar bons métodos e ferramentas.

Pensando nisso, neste conteúdo eu vou te apresentar a diferença entre dois tipos de notação: a BPMN e o Value stream mapping. Ambas servem para mapeamento de processos, mas algumas pessoas têm dúvidas a respeito de qual é mais indicada para cada situação.

Vamos descobrir logo mais, mas antes entenda melhor o que é VSM e BPMN.

O que é VSM?

O VSM, Value stream mapping, é uma ferramenta de qualidade que serve para mapear o fluxo de valor de processos produtivos. O objetivo é entender exatamente como eles acontecem.

No VSM levantamos diversas informações relacionadas ao processo, como: 

  • Quanto de material é utilizado;
  • Quantos subprocessos estão envolvidos na cadeia produtiva;
  • Qual o lead time do processo;
  • E qual o real valor agregado ele oferece segundo a perspectiva do cliente.

 Assim, é possível alcançar um nível de detalhamento profundo que ajuda a identificar oportunidades de melhoria e aumentar a qualidade e eficiência nos processos. Além disso, a proposta é eliminar ou otimizar toda e qualquer etapa que não agregue valor ao cliente.

Portanto, podemos dizer que, com o VSM, é possível identificar gargalos, diminuir desperdícios, eliminar a recorrência de trabalho inacabado e diminuir as falhas nos processos.

Quando usar o Value stream mapping?

 O Mapeamento de valor está ligado a metodologia Lean Manufacturing de Gestão. 

Geralmente, ele é utilizado para mapear processos produtivos através de fluxograma com uma notação específica para a representação gráfica.

 A diferença entre um mapeamento de processos simples e o VSM é que o primeiro é basicamente um detalhamento das etapas, que não leva em consideração o fluxo de informações e de materiais, ao contrário do VSM.

 O value stream mapping é muito utilizado no chão de fábrica, mas também pode ser aplicado para mapear alguns processos administrativos. Isso porque ele ajuda a melhorar a comunicação e colaboração entre as equipes. 

O que é BPMN

 Traduzindo para o bom português, BPMN significa: “notação para modelagem de processos de negócios”. 

Trata-se de uma notação gráfica para mapear as etapas de um processo de negócio; isto é, criar uma representação visual (fluxograma) de uma sequência de ações complexas executadas pelas áreas de negócios. 

 O BPMN é a notação mais utilizada para mapear processos e está ligada a metodologia BPM. É importante ressaltar que este método foi criado especialmente para processos de negócios, que envolvem processos gerenciais e de apoio.

É possível mapear processos e executar melhorias sem usar tecnologia? Sim! Mas o BPMN foi criado justamente com o intuito de automatizar etapas das tarefas com uso de software BPMS ou semelhantes.

A ideia é fazer com que os sistemas executem o máximo possível de ações, diminuindo, na medida do possível, a interação humana com os processos. Com isso, etapas repetitivas e demandas muito altas ganham em produtividade, qualidade e agilidade.

 E da mesma forma que o VSM, o BPMN possibilita encontrar gargalos, eliminar desperdícios, identificar as falhas nos processos e estabelecer um planejamento estratégico para sua melhoria contínua. 

Mas e aí, qual é melhor? Value stream mapping ou BPMN?

 Você viu até aqui que tanto o VSM quanto o BPMN são notações gráficas para criação de fluxogramas de processos, cada um baseado em uma metodologia. 

No value stream mapping nós mapeamos os processos e criamos estratégias levando em consideração o valor agregado aos clientes em cada etapa. Enquanto no BPMN fazemos o fluxo das etapas de nossos processos de negócios com o intuito de implementar a automatização dessas etapas através de uma ferramenta BPMS.

Então, a questão aqui não é qual é melhor, mas sim em quais situações podemos usar cada um deles.

 Tanto um quanto o outro podem ser adaptados para uma gama gigantesca de processos, mas não há razão para reinventar a roda se nós podemos aproveitar cada um deles para os processos mais indicados.

 O VSM por exemplo, funciona bem em processos produtivos, que envolvem estoque, fornecimento, armazenamento, logística e outros itens relacionados à produção. O BPMN por sua vez pode ser usado para os processos gerenciais e de apoio.

Conheça seus processos!

A conclusão é que para escolher bem quais metodologias utilizar no seu mapeamento de processos, você precisa compreender que existem tipos diferentes de processos na organização, e que a forma de gerenciamento pode ser diferente em cada um.

 Em processos de apoio por exemplo, geralmente não existe uma entrega ou interação direta com o cliente, por esse motivo podemos dizer que estes processos não agregam valor ao cliente final? 

 Muitos autores consideram que sim, mas acredito que esses processos agregam SIM valor!  Porém é um valor indireto para os clientes externos e direto para os colaboradores, que são clientes internos da organização. 

 Então, para lidar com problemas que estejam relacionados a processos de apoio a melhor notação é a BPMN, e para os processos produtivos a opção mais adequada é a VSM.

Em uma organização que tem os dois tipos de processos, é interessante implementar as duas notações, cada uma nos processos que melhor funcionam.