Software de gestão de processos: 12 perguntas essenciais para fazer antes de escolher um para sua empresa!

 Está a procura de um software de gestão de processos e não quer correr o risco de escolher errado? Você tem razão em se preocupar, afinal é uma grande decisão, afinal, esse tipo de implantação pode ter um grande impacto nas organizações.

 O objetivo de um software de gestão de processos é auxiliar na otimização, padronização e melhoria contínua dos diferentes fluxos de trabalho de uma organização, mas quando a ferramenta não atende a esses objetivos ou possui limitações que atrapalham as metas específicas do seu negócio, “o tiro pode sair pela culatra”.

 A escolha da ferramenta ideal depende de um planejamento bem feito e existem coisas que precisam estar bem claras na sua mente antes de bater o martelo. Pensando nisso, reuni a expertise da nossa equipe, que já participou de diversos projetos de implementação de Softwares de gestão e compilei neste artigo 12 perguntas essenciais que devem ser respondidas antes de escolher o seu software de gestão de processos. Vamos conhecê-las?

12 perguntas essenciais que você deve fazer antes de escolher um software de gestão de processos

12 perguntas essenciais que você deve fazer antes de escolher um software de gestão de processos

1- Quais problemas você quer resolver? 

Você certamente já conhece os problemas, senão não estaria aqui lendo esse conteúdo, mas eu quero ir um pouco além com esse tópico. Estou falando de uma pesquisa aprofundada sobre a real dor da sua equipe ou do seu cliente. 

Muitas vezes quem começa a procura por uma solução é um gestor, líder, profissional de TI ou até um analista de processos e, para não ficar apenas na visão desses profissionais, é necessário compreender o problema por diferentes perspectivas.

 Lembre-se de conversar com outras pessoas que realmente sentem na pele o dia a dia da empresa interagindo com o processo em questão. Uma dica para ser bem sucedido nesta etapa é montar uma equipe multidisciplinar, com representantes de cada processo a ser melhorado pela ferramenta ou, no mínimo, alguém que tenha o conhecimento do processo do começo ao fim.

Se for um processo de Core business, que entrega valor diretamente ao cliente, por exemplo, é bom entender bem o que o consumidor espera também. Definir perfil e expectativas pode te ajudar a identificar oportunidades de melhoria que não seriam vistas olhando apenas pelo ponto de vista do decisor.

Onde está o foco do problema? Esse é o ponto central desta etapa! Com isso você saberá quais as necessidades e poderá escolher o software de gestão de processos ideal, para não acabar limitado por soluções que te atendem apenas até certa altura.

2- Quais etapas e fluxos deseja automatizar?

Quais etapas e fluxos deseja automatizar?

 Aqui vale a pena esclarecer uma confusão frequente relacionada a este tema: uma coisa é controlar processos ou fluxos de trabalho outra bem diferente é automatizá-los. Isso parece óbvio, mas muita gente confunde, por isso eu digo que você tem que conhecer bem o seu cenário antes de começar a buscar uma solução.

Softwares de gestão de processos se aplicam ao controle de tarefas, processos e construção de fluxos e, geralmente, eles automatizam algumas etapas, notificações e regras de negócios, mas sempre levando em consideração as limitações de cada plataforma.

 Muitas vezes nós esperamos conhecer a ferramenta para saber do que ela capaz e só então definir o que será automatizado. Minha sugestão é pensar com antecedência o que você gostaria de automatizar, para ter noção dos recursos que você espera que uma ferramenta possua. Você tem que procurar algo que se adapte à realidade da sua empresa e não o contrário.

3- Quem são as pessoas e áreas envolvidas nos processos e quais as expectativas delas?

 Esta pergunta é uma extensão de tudo o que já foi dito até aqui. Pensar nas pessoas e sua experiências com os processos, é essencial para o sucesso do cliente (seja ele consumidor do seu produto ou mesmo um colaborador da sua empresa). Quais são suas metas de negócios e como elas estão relacionadas aos processos? Em outras palavras mapeie as “saídas”, os resultados esperados ao final do fluxo. Também é bom aproveitar esta etapa para definir como os fluxos de diferentes áreas se relacionam, e como a saída de um processo pode se transformar em uma entrada em outro fluxo.

4- O quão flexível e customizável é a utilização da ferramenta?

Por incrível que pareça, nem todo mundo gosta de ferramentas flexíveis e customizáveis, sabia? Isso tem uma explicação: muitas ferramentas vendem a ideia de auto serviço e não oferecem recursos humanos suficientes para apoiar o cliente (no caso você) na hora de implementar o sistema. Ou, o que também acontece, é de te cobrarem uma fortuna por essa ajuda. Aí as empresas preferem o que? Ferramentas prontas que dão menos trabalho para implantar e usar. O problema é que essa modalidade costuma ser mais engessada e limitada, o que muitas vezes não incomoda no primeiro momento, caso ela atenda uma necessidade específica que seja prioridade.

Porém, acontece que processos evoluem e evitar isso seria como se jogar de um penhasco. Empresas que promovem inovação crescem e empresas em crescimento precisam revisar constantemente seus fluxos de trabalho.

 Ter uma ferramenta limitada pode te atender até certo ponto, mas depois você sentirá a deficiência e será  muito mais trabalhoso trocar tudo. É assim que as empresas vão acumulando softwares que trabalham apenas em um ponto específico do fluxo. Neste sentido, ferramentas personalizáveis saem ganhando, porque elas se encaixam bem no pacote de soluções e tem potencial de se expandir dentro da organização conforme  os processos evoluírem.

5- Qual o custo benefício?

Custo benefício de uma ferramenta de gestão de processos

 Aqui você precisa ir além dos preços para entender como uma ferramenta pode agregar valor para sua empresa. Geralmente partimos do princípio de quanto vale a dor que você está resolvendo ou quanto ela causa de prejuízo, quanto tempo ela faz sua equipe perder, quanto estresse ela causa nas pessoas que trabalham nesses processos e como ela afeta a qualidade de vida dos colaboradores para, por fim, entender se ela pode agregar valor ao cliente ou usuário da plataforma.

 Pensando em tudo isso e comparando com outras soluções, é que você começa a ponderar se o custo benefício é bom o suficiente. Uma dica que eu dou, é pensar no quanto a ferramenta será utilizada: quantas áreas poderão se beneficiar dela e o que a empresa perde se não contratá-la e manter tudo como está.

 Vamos pensar o seguinte, se você paga R$ 300 reais em uma calça e só utiliza ela uma vez na vida, podemos dizer que teve um custo benefício baixo, em outras palavras custou “os olhos da cara”, porque você pagou $300 por uso. Mas se você utilizar essa mesma calça 10 vezes, o custo benefício fica mais alto, é como se você pagasse R$ 30 por vez utilizada. Você ainda acha “caro” olhando por essa perspectiva? Então, as ferramentas também podem seguir essa linha: quanto mais dores, áreas e pessoas beneficiadas, maior o custo benefício do seu software de gestão de processos. Agora, se ele resolver apenas um pedaço do problema e você tiver que contratar outras ferramentas para o restante, o custo benefício será mais baixo.

6- Terei dificuldade em implementar essa solução?

E aqui não estou falando só de colocar o novo sistema pra rodar, isso geralmente é a parte mais fácil. Um projeto de BPM, por exemplo, é complexo porque é necessário entender a metodologia, mapear os processos, estudar as melhores formas de modelar a ferramenta e etc. Se fosse só instalar seria fácil. É preciso pensar na dificuldade por trás dessa “instalação”. Além disso estou falando também de como as pessoas vão se adaptar para utilizar o sistema no dia a dia, algumas plataformas são muito complexas e não tem uma boa usabilidade, com isso são necessários muitos treinamentos, que muitas vezes significam custos.

Pense nisso na hora de escolher e, de preferência, procure uma solução que consiga unir versatilidade e personalização com simplicidade, além de disponibilizar um bom suporte para te ajudar na implantação e uso. 

7- É possível evitar essa complexidade de alguma forma?

 Vamos dar como exemplo os sistemas baseados na metodologia BPM, muitas pessoas não precisam exatamente de um BPMS, mas como não conhecem muito bem outras possibilidades, até por não entenderem a real necessidade do processo em questão, acabam entrando nesses projetos gigantescos e caros.

Muitos projetos de BPM, inclusive, começam e terminam dentro de uma gaveta, porque para a maioria das rotinas do dia a dia, tudo o que a empresa precisa é de algo prático, que resolva o problema. 

A boa notícia é que existem formas de evitar essa complexidade, com ferramentas mais simples que BPM, que podem ser usadas na maioria dos processos, e não estou falando de sistemas baseados em Kanban.

Você pode entender melhor lendo esse artigo que eu escrevi sobre esse tema: Como automatizar seus processos sem ter que lidar com as complexidades de ferramentas de BPM (os tradicionais BPMS)?

 Mas enfim, o que eu quero passar aqui é que é possível arranjar soluções inovadoras com uma essência muito mais simples para a maioria dos problemas, aqui o segredo é conhecer mercado mesmo, não tem jeito. Pense nisso na hora de definir a sua escolha.

8- Terei apoio do fornecedor antes durante e depois de implementar a ferramenta?

Terei apoio do fornecedor antes durante e depois de implementar a ferramenta?

 Algumas ferramentas vem com aquela ideia que já falamos de auto serviço e tem um suporte péssimo, ou seja, você praticamente tem que se virar sozinho. Além disso, em muitos casos, você não tem sequer autonomia para realizar mudanças na plataforma por si mesmo, e quando precisa dessa personalização,  é cobrado a parte por alterações nos fluxos e não tem um time de sucesso do cliente à sua disposição para auxiliar você e sua equipe a extraírem o melhor da ferramenta.

Aqui no Holmes, nós temos percebido que, por mais que os clientes tenham a opção de criar fluxos sozinhos na nossa plataforma, muitos deles querem alguém que faça isso por eles, mas não que somente configure o sistema e deixe eles na mão, eles querem alguém que acompanhe sua trajetórias, desde a compreensão dos processos até o uso da ferramenta no dia a dia. 

 Por isso, hoje em dia, considerar o lado humano das soluções é muito importante. O suporte e o time de sucesso do cliente, que chamamos de CS, é um excelente diferencial para considerar na hora de escolher um software de gestão de processos.

9- Como a ferramenta trata dados nascidos em outros sistemas e o quanto isso pode impactar nas metas dos meus processos?

 Aqui diz respeito às integrações, mas eu iria um pouco além disso. Configurar e tratar dados alimentados diretamente no software é muito fácil, o que você precisa se atentar é em como o sistema se comporta na hora de tratar informações que vêm de outras plataformas.

Esse ponto é ainda mais importante quando se trata de um software de gestão de processos, que, teoricamente, é usado em várias áreas da empresa e pode se comunicar com diversas ferramentas diferentes. Então, procure plataformas que encaixem bem as informações dentro dos fluxos, para que seu time não tenha que ficar usando planilhas para apoiar o sistema ou as extraindo de um software para inserir em outro manualmente.

10- Quais recursos a ferramenta oferece para acompanhar métricas, desempenho e produtividade da equipe?

Quais recursos a ferramenta oferece para acompanhar métricas, desempenho e produtividade da equipe?

 Acho que nem preciso me aprofundar no quanto isso é importante. Já ouviu aquela frase: “Dados são o novo petróleo”? Pois é! O software escolhido precisa dispor de recursos como relatórios, dashboards ou painéis que permitam ver com facilidade como anda a produtividade da equipe. 

 Através disso, é possível encontrar os focos problemáticos, atrasos e gargalos para acionar os responsáveis e agir antes que hajam problemas maiores. Dá para evitar muita dor de cabeça acompanhando as métricas e é por isso que elas são uma ferramenta de gestão poderosa.

11- O Software de gestão de processos em questão permite a criação de níveis de permissionamento e auditoria?

Os permissionamentos definem o quanto de informação um usuário ou administrador pode acessar. Isso é muito importante para evitar fraudes, proteger dados e garantir que as pessoas realmente sejam atingidas só pelos conteúdos que elas precisam.

É uma forma de economizar tempo e esforço, além de facilitar o trabalho, que fica mais focado e evita alterações indesejadas nas informações. Também é interessante que os registro de alterações, acessos e ações nos processos sejam seguros o suficiente para garantir que, em casos de auditoria, o sistema seja confiável para fornecer histórico dos acontecimentos.

12- Como a plataforma lida com regras de negócios?

 Quando eu falo de plataformas limitadas não posso evitar de lembrar do kanban, o problema dos softwares baseados nessa metodologia é que, apesar deles atenderem até certo ponto as necessidades de controle de processos, ainda são bem limitados no que diz respeito a automatização de regras de negócios.

 Geralmente as regras estão na cabeça das pessoas, podendo ser mais ou menos complexas. Um sistema limitado pode não lidar muito bem com a parametrização dessas condições, no entanto é nelas que o sucesso dos processos geralmente depende. Portanto, procure uma solução que atenda fielmente a necessidade e as regras do seu negócio.

Leia também: O que é Kanban, como funciona e quais as limitações deste modelo de gestão?

Responda essas perguntas e estará pronto para escolher a melhor ferramenta

Responda essas perguntas e estará pronto para escolher a melhor ferramenta de gestão de processos

Use essas perguntas como um guia para direcionar a escolha ideal para sua empresa. Lembre-se: Não existe escolha certa ou errada, mas existe a melhor e a pior opção para resolver o seu problema em específico.

Entender o seu próprio cenário e fazer um bom planejamento antes de definir as ferramentas que farão parte do seu pacote de soluções é muito importante para o sucesso do seu projeto. Decisões precipitadas podem fazer você perder oportunidades.

Ah, e falando de oportunidades, quero te fazer um convite: Quer conhecer um software de gestão de processos extremamente simples, porém poderoso? Eu fiz um artigo falando um pouco sobre como o holmes pode ser usado nas empresas para automatizar etapas dos fluxos de trabalho, padronizar a forma como as pessoas executam ações e parametrizar regras de negócios nos processos, tudo de forma muito simples e personalizável.

É só clicar no link abaixo para acessar o conteúdo completo. Espero que goste.

Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

No mais, pode deixar suas dúvidas, críticas e elogios sobre esse tema nos comentários. Até breve.