Um processo de compras automatizado vai te livrar de muitas dores de cabeça, isso é fato! Usar e-mails e planilhas para estabelecer algum tipo de controle de um alto volume de operações pode ser difícil, afinal, todos nós podemos esquecer um ou outro detalhe, ainda mais quando estamos cheios de demandas. Então, não seria melhor ter tudo automatizado em um sistema que entende como o processo deve funcionar e só solicita para as pessoas o que elas realmente precisam entregar?
Processos de compras eficientes evitam falhas, esquecimentos e perdas de prazos. Por isso é importante avançar a transformação digital desse setor, a seguir, veja como o Holmes pode resolver isso para você.
É assim que você vai ter um processo de compras redondinho
O Holmes é a ferramenta que vai transformar a forma como as pessoas da organização fazem seus pedidos de compras. Com ele você vai desfrutar de processos dinâmicos, com regras automatizadas, que direcionam automaticamente as tarefas para as caixas de entrada dos responsáveis.
Você pode dividir seu processo em etapas, definir quem serão os responsáveis pelas tarefas, colher as aprovações necessárias, estabelecer prazos e elevar a governança e o compliance da empresa garantindo que as compras sigam o fluxo desejado com total visibilidade e rastreabilidade do processo.
Abaixo alguns fluxos que podem fazer parte da solução de compras do Holmes
➡️Solicitação de pedidos de compras:qualquer colaborador autorizado pode fazer solicitação de compras no Holmes , se for necessária a aprovação de um ou mais gestores, o sistema pode solicitar automaticamente de acordo com as regras, o tipo de solicitação e o valor.
➡️Gestão e assinatura eletrônica de contratos com fornecedores: fez parceria com um novo fornecedor? Você pode gerenciar o contrato dessa parceria e colher assinatura eletrônica diretamente no Holmes para tratar o documento e as demandas relacionadas de acordo com o fluxo que foi desenhado, podendo, inclusive, compartilhar o contrato com outras áreas.
➡️Controle de cotações: envie solicitações de cotação para os seus fornecedores para que eles participem de forma controlada do processo, mesmo sem terem um cadastro de usuário no sistema.
➡️Recebimento de notas fiscais: exporte da Sefaz as notas fiscais de fornecedores e inicie processos para triagem desses documentos diretamente no Holmes.
Quer uma aplicação diferente? Não tem problema, é possível adaptar os fluxos ou criar soluções específicas para o seu negócio.
Por que o Holmes?
O Holmes tem a flexibilidade necessária para automatizar seus processos de compras de acordo com as regras de negócios da sua empresa. Também pode ser integrado com outros sistemas, como o seu ERP (necessário que o sistema tenha API aberta), para uma solução de ponta a ponta.
Conheça algumas possibilidades que a ferramenta oferece:
➡️1– No Holmes seu processo de compras é dividido em etapas nos fluxos e cada etapa vai gerar tarefas que podem ser atribuídas a um ou mais responsáveis. Essa é uma boa forma de envolver pessoas de diferentes áreas, seja para fazer solicitações ou coletar aprovações.
➡️2– É sempre bom lembrar que, para garantir que suas compras sejam feitas no prazo e que o departamento não acumule demandas, você pode estabelecer prazos de vencimento para as tarefas. Assim, você garante que o sistema mapeie atrasos e notifique os responsáveis
➡️3– O Holmes possui poderosos recursos para automatizar regras de negócios. Existem gatilhos para iniciar processos automaticamente a partir de uma condição. Também é possível conduzir tarefas paralelamente com diferentes responsáveis, além de várias outras possibilidades para fazer o fluxo se comportar de maneiras diferentes em cada situação.
➡️ 4– Quer que valores maiores sejam enviados para um aprovador e valores menores para outro? Não tem problema. É fácil criar alçadas de aprovação para que o sistema envie a solicitação para um ou outro responsável de forma automática, dependendo da condição.
➡️5– Para encontrar rapidamente um recibo, pedido de compras ou nota fiscal, você não precisa vasculhar os processos já arquivados para ver os documentos anexos – a não ser que queira – você pode achar qualquer documento na nossa central de buscas de maneira fácil e rápida, basta ter permissão para isso.
Então eu vou ter que fazer esses fluxos?
Apenas se você quiser! Mas, se eu fosse você, não me preocuparia com isso porque temos uma equipe de inteligência de processos que pode mapear suas necessidades e entregar esses fluxos prontos e funcionando! O Holmes é mais que um produto, é um serviço completo. 😉
Agora, que tal ver a nossa solução funcionando no cenário da sua empresa? Quer continuar entendendo como é um processo de compras no holmes? Converse com os nossos consultores.
