Você sabe o que é workflow e para que serve? 

Sempre que falamos de processos de negócios e ferramentas que atuam em sua melhoria, esbarramos nesse termo, mas é sempre bom conceituar para ajudar aqueles que ainda têm dúvidas.

 Hoje me proponho a fazer melhor que isso: não só vou te explicar o que é workflow, como também vou mostrar por que você deveria (e provavelmente vai) utilizar esse recurso na melhoria dos seus processos. 

Workflow vs fluxo de trabalho

Você pode ter pensado: não era a mesma coisa? Se traduzirmos para o bom português, workflow significa, nada mais nada menos, que fluxo de trabalho, e é isso mesmo, porém essas duas coisas podem ganhar um sentido diferente dependendo do contexto. 

 Fluxo de trabalho é a sequência de atividades realizadas por diferentes pessoas dentro de um processo para se alcançar uma meta de negócio ou entregar uma saída, seja ela uma decisão, informação, produto ou serviço ao cliente interno ou externo.

 O Workflow é a mesma coisa, porém, na maioria das vezes, essa palavra está ligada ao fluxo de trabalho representado e automatizado através de tecnologia. Um construtor de fluxos é comum em diversos tipos de ferramentas, mas a mais comum, se tratando de processos de negócios, geralmente é o BPMS.

Tudo é processo!

 Corro o risco de estar sendo muito didática falando sobre o que são processos, mas acredito que reforçar esse conceito é uma boa forma de você entender os benefícios de se utilizar os workflows.

 Então sim, tudo é processo, não tem como fugirmos disso. Se você tem uma atividade em que existe uma sequência de ações ordenadas de forma lógica, onde uma informação, documento ou tarefa passa de um colaborador para outro até ser finalizada seguindo as regras definidas, isso é um processo.

 Não importa se essas ações acontecem para venda do seu produto final ou se você só precisa fazer um pedido de compra para o departamento responsável, ambos são processos, porém de diferentes naturezas: o primeiro de core business o segundo de backoffice.

 Nós sabemos que geralmente as empresas esperam os processos atingirem certa maturidade antes de pensarem em automatizá-los e, quando essa automação acontece, frequentemente é primeiro no core business por, teoricamente, agregar mais valor ao cliente final.

 Mas a essa altura da transformação digital, e diante desse cenário pavoroso que vivemos de pandemia, acredito que não cabe mais acreditarmos que um merece ser otimizado e o outro não. Claro que cada cenário é único, mas sabemos que demandas repetitivas do dia a dia podem causar diversas dores de cabeça e automatizá-las pode ser a melhor solução.

 Quem dera todas as empresas pensassem em seus processos desde o começo, enquanto suas operações administrativas ainda são pequenas e suportadas por planilhas, e-mails e pastas. Se assim fosse, conforme seus processos fossem evoluindo, elas não teriam tantos problemas de falta de controle, padronização e falhas humanas.

 Mas enfim, independente do processo, os workflows podem e provavelmente serão úteis para tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes quando você decidir mapeá-los, modelá-los e automatizá-los.

Por que você deveria construir workflows para melhorar seus processos? 

 Pode ser espantoso dizer isso, mas temos que lidar com a verdade: nem todo processo necessariamente usa tecnologia para existir. Existem fluxos de trabalho que acontecem de forma intuitiva, sem amparo tecnológico, sem workflows, e que nunca foram analisados e modelados. 

 Os workflows, por sua vez, são ferramentas que existem em função dos processos de negócios, justamente para trazer clareza, produtividade, padronização e automação para uma sequência de atividades.

 A melhor forma de ter processos mais eficientes é fazendo uma gestão estratégica dos fluxos de trabalho e, cá para nós, qual o sentido de fazer isso e não automatizar ou otimizar com tecnologia? Acredito que nenhum, não é mesmo? 

 Através de uma construção de fluxo de trabalho eficiente suportada por tecnologia é possível:

  • Acompanhar o status de cada etapa do processo;
  • Encontrar oportunidades de melhoria;
  • Identificar gargalos;
  • Aumentar o engajamento das equipes;
  • Facilitar e promover uma comunicação mais eficaz entre os participantes;
  • Entender como a organização funciona no dia a dia;
  • Automatizar tarefas repetitivas que agregam baixo valor;
  • Facilitar o trabalho e liberar mais tempo para que as pessoas se dediquem a atividades de alto valor;
  • Melhorar a gestão das equipes e produtividade;
  • Padronizar a forma como os colaboradores trabalham.

Veja um exemplo de workflow:

Exemplo de workflow

Esse é um passo importante para a transformação dos seus processos, pronto para continuar?

 Estamos chegando ao final de mais um conteúdo e eu espero ter te ajudado a entender melhor o que é workflow e, mais do que isso, como é importante cuidar da melhoria dos seus diferentes processos. 

 Usar a tecnologia para isso é quase inevitável e pode até ser considerado um diferencial no mercado, pois ter processos eficientes melhora o fluxo de trabalho e proporciona experiências mais eficazes para o seu cliente, seja ele alguém que comprou seu produto ou o seu colaborador. 

 Lembre-se que essa gestão pode ser simples ou mais complexa, depende do cenário e necessidade. Os workflows são parte de algo maior e existe um conjunto de recursos nas ferramentas e em metodologias de gestão, como o BPM, que podem compor soluções completas para as necessidades dos seus processos.

 Agora eu tenho uma pergunta para te fazer, se você chegou até aqui acredito que  já passou pela sua cabeça melhorar seus processos através da tecnologia, certo? E se eu te dissesse que você pode fazer isso de uma forma simples, com uma ferramenta que é mais fácil de implementar do que um BPMS tradicional e mais poderosa do que um sistema baseado em Kanban, você gostaria de conhecer? 

Caso a resposta seja SIM vou deixar o link aqui embaixo de um artigo onde eu mostro nossa solução para melhoria de processos de negócios, o holmes! Tenho certeza que você vai gostar de conhecer!

Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

Se tiver qualquer dúvida ou sugestão, é só deixar aqui nos comentários.