Na imagem vemos uma tecla redonda, há também uma mão com o dedo indicador direcionado para apertar o botão. No botão está escrito Future -start. A modelagem to be é a representação do futuro dos processos, por isso a referência.

Sua empresa merece a melhor versão possível de cada processo, mas nem sempre essa versão almejada é o que existe hoje, concorda? Enquanto o AS IS retrata o estado atual dos seus processos, a modelagem to be é a representação do futuro considerando todas as mudanças e aperfeiçoamentos. 

O to be, ou redesenho, é uma das fases mais desejadas e desafiadoras do ciclo BPM. Por isso, muitas pessoas têm dúvidas sobre como conduzir essa etapa da melhor forma possível.

Nesse artigo você vai entender melhor a importância da modelagem to be, além de conhecer algumas dicas que podem te ajudar a alcançar o sucesso nessa fase do seu projeto de melhoria.  

Modelagem To be vs AS IS 

Não é coerente falar de modelagem to be sem falar de AS IS, afinal ambas são etapas do mesmo ciclo. A diferença entre elas está no estado dos processos. Enquanto o AS-IS tem o objetivo de retratar fielmente, através de um diagrama, como o processo funciona no momento atual, o to be visa o futuro.

Veja no ciclo BPM:

Imagem de uma representação do ciclo BPM

 O AS IS aparece no começo do ciclo, sendo representado pela fase de modelagem. O to be surge lá no final. Ambos são modelagens, a diferença é que na fase AS IS não devemos nos preocupar em julgar os processos, precisamos apenas representá-los como são deixando as críticas e pontos de melhoria para serem levantados nas fases seguintes.

 Conhecendo essas características podemos dizer que o AS IS é mais documental. Isso não quer dizer que seja menos importante, pois é o ponto de partida para todos os próximos passos de um projeto de BPM. 

 Já o to be tem uma essência diferente. Prevê um estado que só pode ser alcançado com mudanças e refinamentos práticos. A modelagem to be, então, é um importante passo para apoiar as iniciativas de melhoria contínua nas empresas, mas é o conjunto da obra que faz toda a diferença.

Leia também: Mapeamento de processos AS IS – Melhorando os resultados do seu negócio

4 dicas para uma modelagem to be bem-sucedida 

 Como estamos falando de um ciclo, devemos lembrar que o processo que hoje é to be, se tudo der certo, será um AS IS. Tudo está interligado! Por isso, precisamos compreender o processo atual com clareza para sermos capazes de determinar o que será mantido, o que deve ser aperfeiçoado e o que deve ser eliminado. 

 Para te ajudar nessa missão, separei algumas dicas breves para que você seja bem-sucedido na sua modelagem to be.

1- Entenda o objetivo

Na modelagem to-be é necessário levantar possibilidades analisando cada parte do processo com detalhes. Tenha certeza que seu AS IS está fiel ao cenário atual e busque entender o que a organização pretende com esse fluxo.

 Por que ele existe? Por que precisamos melhorá-lo? O que esperamos das melhorias? É necessário entender onde estamos, para só então traçar uma nova rota. Uma boa técnica para isso são as entrevistas com os principais envolvidos no processo. Identifique o objetivo a partir da visão de cada membro da equipe.

2- Cuide da documentação

Existe um motivo para a documentação dos processos ser tão importante: a mente das pessoas não é um lugar seguro. A documentação deve ser acessível e clara, a ponto de uma pessoa com menos domínio do assunto ser capaz de compreendê-la.

Destaque os pontos diferentes entre o to be e o AS IS. Lembre-se que o nosso objetivo quando fazemos uma modelagem to be é que as pessoas que trabalham nesses processos adotem as mudanças propostas para que, assim, o to be se torne o novo AS IS.

3- Considere todas as exceções, regras e caminhos felizes

 Será que o caminho feliz é realmente o caminho feliz? A regra realmente é a regra? A exceção é realmente a exceção? Para construir uma boa modelagem to be é importante levantar hipóteses e considerar todas as possibilidades.

 Conscientize os envolvidos, tanto executores quanto a alta gestão, sobre a importância da revisão de cada ponto do processo para que eles te ajudem a ir mais fundo nos detalhes. Trabalhe em cada parte do fluxo separadamente. Considere os possíveis erros que podem acontecer e pense em formas diferentes de realizar a mesma atividade. 

Ao final desta análise você terá insumos suficientes para traçar uma modelagem to be coerente e realmente otimizada.

4- Cuidado com o Should be

O should be é o retrato da expectativa dos envolvidos, especialmente da alta gestão. Ele não representa exatamente o cenário ideal, mas com certeza é o que as pessoas gostariam que o processo fosse.

É necessário ter cuidado com isso para não desconsiderar o desejo dos gestores sem antes explicar a eles as razões. Isso é muito importante porque, em qualquer projeto, as pessoas podem ajudar ou atrapalhar o andamento das coisas. Quanto mais a equipe abraçar as mudanças, melhor. E quando falamos de expectativas frustradas temos a tendência de ir na contramão desse objetivo.

Por isso, é importante mostrar visões de futuro entusiasmantes, ressaltando objetivos comuns entre as áreas participantes, para que todos tenham motivos para se importar com esses processos.

O Futuro dos seus processos está nas suas mãos!

Essas foram as dicas de hoje, espero que tenha gostado e que esse conhecimento te ajude a construir processos mais eficazes. Agora, que tal ir além? Baixe nosso ebook ‘Mapeamento de processos em 3 etapas’ e entenda como é possível conhecer melhor seus processos, sem mistério e sem enrolação.

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