Os hacks de produtividade estão mais populares do que nunca. De aplicativos de automação a técnicas de gerenciamento de tempo, há uma infinidade de ferramentas e práticas diferentes de se tentar fazer mais em menos tempo. A motivação por trás de tudo isso é repensar a organização e o processo de trabalho para executá-lo de maneira mais inteligente. E se você está procurando uma metodologia para chamar de sua, deixa eu te contar um segredo: na maioria das vezes os hacks mais simples são os mais eficazes. O Método Ivy Lee é um caso exemplar, que de tão simples, ganhou o nome de “técnica de produtividade para preguiçosos”.
Embora a estratégia tenha mais de 100 anos e o mundo corporativo tenha mudado enormemente desde então, essa antiga técnica continua sendo relevante até os dias de hoje. Por isso, se você quer aumentar sua produtividade, com uma técnica simples e eficaz, continue comigo neste artigo que vou te contar tudo!
A história do Método Ivy Lee
Bom, para entendermos melhor como surgiu essa técnica, vamos voltar no tempo alguns anos:
Estamos em 1918, o magnata Charles M. Schwab é o presidente do Bethlehem Steel Corporation, a maior construtora de navios da América e a segunda maior produtora de aço. Thomas Edison, o inventor da lâmpada, se refere a ele como o “mestre empreendedor”, pois ele está sempre buscando uma vantagem sobre a concorrência.
Schwab não se cansa de buscar formas de melhorar a eficiência de sua equipe e, por isso, acaba de marcar uma reunião com aquele que dizem ser um dos mais renomados experts em produtividade: Ivy Lee.
Lee chega ao escritório de Schwab e, lá, se iniciou um diálogo mais ou menos assim:
Schwab: Me mostre uma forma de tornar as pessoas mais produtivas.
Ivy Lee: Preciso de 15 minutos. Com cada um dos seus executivos.
Schwab: Quanto vai me cobrar?
zIvy Lee: Nada! A menos que funcione. Se funcionar, daqui a três meses, me mande um cheque. Com o valor que você achar justo.
Passados três meses, Lee acaba de receber um cheque de US $25 mil, valor que, nos dias de hoje, seria equivalente a, pelo menos, US $800 mil dólares.
Mas e aí? O que de tão extraordinário Lee sugeriu aos executivos da equipe de Schwab em 15 minutos que fez o grande empresário lhe pagar essa quantia? Você vai entender no tópico seguinte!
O Método Ivy Lee
Durante os 15 minutos que passou com os executivos de Schwab, Lee explicou seu método de organização do trabalho que os levaria a atingir o pico máximo de produtividade:
- Ao final de cada dia de trabalho, anote as 6 coisas mais importantes que você precisa fazer amanhã. Não escreva mais de 6;
- Priorize os 6 itens por ordem de importância. Do maior para o menor.
- Quando chegar ao trabalho amanhã, comece pela primeira tarefa – a mais importante do dia. Trabalhe nela até finalizá-la. Só então, passe para a segunda tarefa;
- Faça o mesmo com o restante da sua lista. Ao final do dia, se houver algum item inacabado, mova-os para a lista do dia seguinte e amanhã inicie por eles.
- Repita o mesmo processo todos os dias.
Segundo o historiador e escritor, Scott M. Cutlip, que retratou o método em seu livro: “O poder invisível: Uma breve história das relações públicas”, em poucos anos a empresa Bethlehem Steel tornou-se a segunda maior produtora de aço e maior construtora naval da América.
O próprio Schwab acumulou um patrimônio líquido pessoal de mais de US $200 milhões de dólares na época, como resultado desse sucesso.
Agora você deve estar se perguntando: O que torna o Método Ivy Lee tão eficaz e como aplicar esses insights para melhorar a minha produtividade? Vamos aprender juntos!
Por que o Método Ivy Lee funciona?
Mesmo parecendo muito bom e simples para ser verdade, o Método Ivy Lee é altamente eficaz e nos tópicos abaixo eu te mostro o porquê.
1- O método é simples
Justamente por ser tão simples, muita gente não leva fé no Método Ivy Lee. Então vale destacar um ponto importante: o Método Ivy Lee não tem a pretensão de trabalhar sozinho, muito menos competir com métodos e frameworks rebuscados como o Kanban e Scrum, por exemplo. Na verdade ele pode ser usado de forma combinada como essas ferramentas mais robustas de produtividade.
Vamos supor que seu time já trabalhe com Scrum, por exemplo, e o time já tenha uma lista de tarefas para desenvolver na próxima sprint, você pode usar o Método Ivy Lee para distribuir as suas tarefas ao longo dos dias e separar certinho o que você vai fazer hoje, amanhã, depois e, assim, sucessivamente.
Portanto, saiba que uma metodologia acessível, como essa, pode te ajudar a encontrar uma solução para o agora, norteando sua rotina e acabando com a sua lista interminável de tarefas.
2- Ele te ajuda com o planejamento
Quando descrevi o Método Ivy Lee deixei claro que: você deve priorizar suas tarefas do próximo dia sempre ao final do seu expediente. E o motivo para isso é que no fim do dia você já realizou inúmeras tarefas e, provavelmente, já finalizou grande parte daquelas consideradas “urgentes”.
Por isso, neste momento, sua mente conseguirá pensar de forma clara e lembrar com facilidade quantas dessas tarefas ainda não foram concluídas, por falta de tempo, motivação ou organização.
Ou seja, quando você está prestes a encerrar o seu dia, consegue pensar em tudo o que ainda precisa ser feito, diferente de deixar para amanhã, quando diversas outras prioridades podem surgir. Além disso, com a cabeça fresca após uma noite de sono, será mais difícil lembrar do que você deixou pra trás e você perderá muito tempo tentando se organizar novamente.
Sem contar que, com a rotina do dia seguinte organizada, as chances de você acordar mais motivado são maiores. Afinal, você já sabe quais são suas principais prioridades para o dia e tem o norte para entender por onde começar.
3- Impõe um limite a sua rotina
É bem provável que você tenha mais de 6 tarefas para fazer todos os dias, mas, também é possível que nem todas elas sejam urgentes como você pensa. Por isso, o Método Ivy Lee te ajuda a impor um limite e encontrar o que realmente deve ser priorizado.
Ter muitas tarefas urgentes torna o seu dia cansativo e improdutivo muito antes dele começar, além de colocar a seguinte dúvida em sua cabeça: ‘será que eu consigo terminar tudo isso?’. Por outro lado, um dia com 6 tarefas, bem priorizadas, deixa você muito mais produtivo, além de tornar possível e real a conclusão de todas elas ao término do expediente.
Ou seja, quando se impõe um limite máximo de tarefas para determinado dia, automaticamente você toma uma decisão difícil, porém libertadora. Afinal, você estará tomando a atitude de priorizar e fazer apenas o que é realmente necessário, deixando de lado todas as obrigações que consomem o seu dia, mesmo não sendo tão importantes assim.
4- Te ajuda a focar em uma coisa por vez
Sabemos que a cultura empresarial ainda se apega e até valoriza as pessoas que fazem de tudo, mas psicólogos concordam que ser multitarefa não funciona. Isso porque, quando fazemos mais de uma coisa ao mesmo tempo, nosso o cérebro acaba mantendo várias atividades e preocupações em segundo plano no subconsciente, o que atrapalha nossa eficiência, pois só somos capazes de ser eficazes em uma tarefa por vez.
É por isso que a insistência de Ivy Lee para que você continue com uma tarefa até concluí-la é tão poderosa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo só irá te atrasar e, no fim do dia, é muito provável que você não tenha terminado nenhuma das demandas as quais se dispôs.
Por isso, o Método Ivy Lee te força a priorizar e focar em uma atividade por vez, e concluí-la com excelência.
5- Libera o sentimento de realização e dever cumprido
Não há nada pior do que chegar ao fim de um dia agitado e ver uma lista de coisas que você não fez, isso pode deixar até o mais motivado e engajado, desanimado.
Porém, quando se tem uma lista prioritária que se trabalha progressivamente, com começo, meio e fim, você tende a ser capaz de articular para si mesmo o que fez.
Além de dar a sensação de conclusão ao seu dia, o que faz toda a diferença. Com o tempo, você terá uma lista maior de tarefas finalizadas e poderá olhar para trás e ver tudo o que você já concluiu, com muito orgulho e satisfação, ao invés de enxergar o quão falta terminar.
Como colocar o Método Ivy Lee, em prática e onde criar sua lista de tarefas
Para colocar o método em prática você deve primeiro encontrar suas prioridades e, para isso, você pode utilizar a matriz Eisenhower que já ensinamos aqui no blog e você pode aprender lendo este artigo completão sobre ela: Matriz de Eisenhower: Conheça a diferença entre urgente e importante
Após encontrar suas reais prioridades, você pode criar sua lista de tarefas operando ferramentas como: Trello, Asana, Meister Task, Yanado, entre outras, que utilizem como base o conceito de lista ou Kanban, com cartões que podem ser marcados com cores e status de andamento.
Essas ferramentas permitem que você crie sua lista de tarefas de maneira bem completa, anexando detalhes e informações que sejam importantes para concluí-las. Por exemplo, você precisa iniciar uma atividade com base no que foi descrito em um documento. Nesse caso, você pode anexá-lo ao cartão criado em uma dessas ferramentas e ganhar ainda mais produtividade, evitando que você perca tempo o procurando antes de iniciar a atividade.
Pronto para começar?
O Método Ivy Lee é uma estratégia simples e poderosa para produtividade que destaca a importância de fazer a atividade mais urgente primeiro e mostra que ter prioridades bem definidas podem levá-lo a um melhor desempenho no trabalho. É um lembrete de que a simplicidade ajuda a orientar planos, comportamentos e ações com mais assertividade.
Então, o que acha de dar uma chance ao Método Ivy Lee? Ao término do expediente de hoje, liste as suas 6 prioridades e amanhã, ou do seu próximo dia de trabalho, caso esteja lendo esse conteúdo em uma sexta e dê o pontapé inicial do seu dia pela 1° atividade de sua lista e assim sucessivamente. Depois deixe nos comentários como foi a sua experiência, eu adoraria saber!
