Se você quer entender como o dia a dia da sua empresa funciona, com certeza precisará de um bom mapeamento de processos.

Isso ajudará a evitar que eles fiquem apenas na cabeça das pessoas, o que 90% das vezes resulta em falhas humanas. Aliás, quanto essas falhas podem custar para uma empresa?

Dificilmente um gestor terá uma resposta para essa pergunta se ele ainda não fez o mapeamento dos processos de negócios. Se este é o seu caso, não se preocupe, vamos dar os primeiros passos juntos, ok?

Vou te ajudar a mapear seus processos de uma forma simples, o suficiente para entender melhor o assunto e tomar decisões para aumentar a produtividade da sua empresa, além de reduzir custos e diminuir falhas e gargalos.

Então vamos lá? Descubra quais são os 8 passos essenciais para automatizar processos de negócios.

A complexidade dos processos

“Se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo.” William Edwards Deming.

Uma coisa é controlar o que você está fazendo, outra é acompanhar uma equipe de 5 a 10 pessoas, e outra bem diferente é gerenciar o dia-a-dia de uma empresa com 100, 1000 ou 2000 pessoas.

Até mesmo no primeiro caso já é arriscado deixar os processos na cabeça dos colaboradores, imagine no último. É por isso que o mapeamento de processos deve ser levado a sério.

Muitas pessoas ficam perdidas ao tentar descrever o passo a passo do que elas mesmas fazem. 

O fato é que não tem como memorizar todos os processos de uma empresa, mas é muito importante tê-los documentados em algum lugar, para consultar e apoiar a tomada de decisões sempre que necessário.

Mas qual é o maior obstáculo?

Geralmente, a maior dificuldade está em compreender cenários complexos. Isso acontece por causa do alto número de etapas, ações, participantes, inputs e outputs presentes nos processos.

Além disso, em empresas que sofrem com este problema podem existir muitos silos organizacionais.

O que significa que:

  • As pessoas, departamentos ou áreas se comunicam pouco ou nada;
  • cada um trabalha do seu próprio jeito;
  • os gestores não conhecem os processos profundamente porque apenas recebem os resultados;
  •  há muito desgaste com trabalhos repetitivos que poderiam ser automatizados;
  •  Existe muita troca de e-mail e planilhas, onde o controle em larga escala se torna fraco;
  • Não existe histórico das ações, ou quando existe, não é confiável.

Os efeitos disso podem ser devastadores:

  • Atrasos nas entregas;
  • custos elevados de operação;
  • repetição dispensável de etapas que fazem o processo demorar mais;
  • prejuízos com desligamento de colaborador chave do processo;
  • Mau uso, ou até perda, de dados e informações, assim como documentos.

O fato é que uma coisa leva à outra, e dependendo do negócio, a empresa pode sofrer com multas, atrasos em pagamento, e consequentemente mau relacionamento com os stakeholders.

O ideal é não deixar chegar a esse ponto, mas caso isso esteja acontecendo é hora de mapear os processos. Para isso, você precisará entender os tipos de processos que existem.

O que são processos e quais os tipos? 

 Processos são ações subsequentes, executadas por seus responsáveis, diante de condições que chamamos de regras de negócio. 

Mas será que todos os processos são iguais? 

Não. Existem pelo menos 3 tipos de processos de negócios diferentes, é importante entender bem a diferença, pois isso será um ponto determinante na escolha de uma ferramenta de automação, se for o caso.

Vamos conhecer cada um…

Processos de Core business, também conhecidos como processos primários

São todas as atividades que estão intimamente ligadas à entrega final ao seu cliente: a venda, a produção, a entrega, sua estratégia, o processo de desenvolvimento de produto, etc.

Geralmente, são os primeiros processos na lista de preocupação dos gestores. Pois, além de todos os benefícios de redução de custos e aumento da qualidade, existe a questão de valor percebido pelo cliente.

Ou seja, com processos de core business mapeados, as chances de aumentar a satisfação do seu cliente são muito grandes.

Processos de core business são o carro chefe do negócio. 

Exemplo: em uma pizzaria o core business são as pizzas, e todos os processos relacionados à produção, vendas e experiência do cliente com o produto.

Processos de suporte

Não se engane, processos de suporte não são menos importantes que os de core business. Para que a pizzaria tenha condições de entregar pizzas quentinhas e saborosas todas as noites, uma série de processos paralelos devem acontecer.

O cliente nem sempre percebe que essas atividades acontecem, o que pode dar a sensação de que elas não têm impacto na entrega final. 

Por isso, existe uma tendência por parte dos empresários em deixá-los para depois na lista de prioridades.

Isso é normal quando a empresa é pequena ou média, afinal, na maioria das vezes, é possível executá-los com poucos recursos (planilhas e E-mails).

Porém, à medida que a empresa cresce, os processos evoluem e fica insustentável mantê-los analógicos.

Exemplos de processos de apoio: Processos rotineiros do RH, financeiro, compras, contas a pagar e a receber; verificação de informações e documentos; cadastros; rotinas contábeis.

Processos gerenciais

 Os processos gerenciais são aqueles que vêm de cima para baixo, são as análises de dados, importantes para otimização dos demais processos.

É aqui que os gestores acompanham a performance dos demais processos para tomar decisões estratégicas.

Os processos gerenciais são importantes para evitar etapas desnecessárias nos processos, reduzir o tempo de execução, ganhar produtividade e especialmente reduzir custos.

Ex: Análise de dados, tomadas de decisões e estratégias traçadas para melhorias e até mesmo o próprio mapeamento de processos.

Agora que você já sabe a diferença entre os processos, é bom entender também a diferença entre mapear e modelar os processos.

Mapear ou modelar processos de negócios?

O mapeamento é necessário quando já sabemos que um processo existe, mas ainda não o conhecemos profundamente, então precisamos formalizá-lo para entender o passo a passo.

Por outro lado, a modelagem é necessária quando desejamos alcançar um objetivo e ainda não existe um processo, ou existe mas precisa ser desenvolvido. 

É possível fazer os dois simultaneamente, mas se você já tem um processo e quer saber o que está acontecendo na empresa deverá começar mapeando.

Os 8 passos essenciais para o mapeamento de processos de negócios

É importante você saber que não existe um método único para cumprir essa missão, mas aqui está o passo a passo com as etapas que consideramos essenciais em qualquer mapeamento de processos de negócios. 

1- Identifique os tipos de processos que você deseja mapear

O primeiro passo é selecionar os processos que você deseja detalhar.

De que tipos são? Quais outros processos acontecem paralelamente para que sejam bem sucedidos? Por quais departamentos o processo passa e como o trabalho de um pode impactar no outro?

Responda estas perguntas para uma visão mais clara dos seus desafios.

2- Defina o objetivo 

Antes de mais nada, determine o objetivo dos seus processos. Você pode se organizar respondendo às seguintes perguntas:

  • Para quê ele existe? 
  • Quais os outputs (resultados finais) dos processos?

3- Entreviste

 Essa é uma das principais falhas que muitos gestores cometem ao mapear processos, esquecem de falar com quem os executa diariamente.

 Faça o possível para conversar com as pessoas que trabalham nos processos e entenda cada etapa e a forma como elas trabalham. Essa é uma grande oportunidade de identificar onde estão os pontos despadronizados.  

4- Etapas e condicionais

Quais as etapas necessárias para que o processo seja bem sucedido e quais as condições para que ele prossiga?

Defina os inputs necessários: Documentos? Dados? Informações? 

Exemplo: Determinada etapa do processo X obrigatoriamente precisa ter uma NF anexa. Notas maiores de R$15.000 precisam ser aprovadas pelo gestor A, menores vão direto para o financeiro.

Chamamos essas condicionais de regras de negócios e cada empresa tem as suas.

5 – Defina prazos

Quando o processo deve começar e terminar? Quanto tempo deve levar no máximo e  com que frequência se repetem? 

Geralmente as empresas tem o objetivo de tornar o processo mais rápido, para isso identifique as tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.

6- Determine responsáveis

Defina os papéis de cada participante do processo. Quem são as pessoas responsáveis por cada etapa? 

Quem deverá aprovar, monitorar, acompanhar e cobrar providências quando necessário?

7- Hora de desenhar

Uma boa forma de construir seus fluxos de trabalho é usar símbolos apropriados para isso.

  • Ovais para indicar o início/fim de um processo;
  • Retangulares para indicar tarefas/ etapas;
  • Losangos para indicar pontos de decisão;
  • Setas para direcionar o processo.

Esses elementos são os mais básicos da metodologia BPM, se você quiser desenhar seus fluxos em uma ferramenta provavelmente encontrará diversos gateways, elementos de eventos e conexões.

A boa notícia é que já existem ferramentas muito mais enxutas, que possibilitam a automatização de fluxos de trabalho com apenas 20% dos recursos mas até 80% dos benefícios.

 8- Revise, teste.

Feito isso é hora de revisar, testar e otimizar seus fluxos de trabalho. Verificar se tudo está correto, mostrar para as pessoas envolvidas para descobrir se realmente condiz com a realidade. 

Encontrando gargalos e reduzindo custos

Com o mapeamento completo dos seus processos em mãos você pode começar a analisar as oportunidades de otimização. Você pode começar com ações para eliminar gargalos e reduzir custos. Observe os seguintes pontos:

1Prazos e frequência:  Aqui você poderá identificar os gargalos. 

É possível encurtar de alguma forma este tempo? Quais decisões podem ser tomadas para que isso aconteça? 

Todas as etapas que acontecem no processo realmente são necessárias? Você pode automatizar etapas dos processos para acelerar os resultados?

Essas são algumas possibilidades que podem ser analisadas.

2- Custo do processo: Quanto se gasta para que ele seja concluído e quais os prejuízos de não executá-lo corretamente? 

É possível torná-lo mais barato trabalhando com equipes mais enxutas, trocando tecnologias ultrapassadas por outras que trarão mais agilidade ou que são mais sustentáveis economicamente?

Se existirem oportunidades de redução de custos certamente você irá identificá-las aqui.

E só com isso você já verá a diferença entre ter e não ter os seus processos  mapeados para tomada de decisão.

Agora você está pronto para fazer o mapeamento de processos de negócios da sua empresa. Salve este guia para consultar sempre que precisar.

Se você deseja apenas desenhar seus processos para apoiar decisões dentro da sua empresa existem ferramentas específicas para isso.

 Mas se você quer dar o próximo passo e automatizar seus processos de negócios, tornando o dia-a-dia da sua equipe muito mais produtivo e diminuindo as falhas, você pode fazer isso com uma ferramenta de automatização de processos.

De qualquer forma, com este passo a passo tenho certeza que não será difícil desenhar seus fluxos de trabalho e elevar a gestão estratégica do seu negócio.