Transformação digital através de processos digitais

Transformação digital é um tema bastante amplo e generalizá-lo pode nos levar ao equívoco. Ao meu ver existem pelo menos dois tipos de transformações acontecendo: a Macro e a microtransformação digital. A questão é: Onde entra a implementação de processos nisso tudo?

Para responder a essa pergunta basta entendermos a diferença entre esses dois movimentos: Em resumo, a Macrotransformação é aquela que deve acabar com muitas das profissões de hoje no futuro. Já a Microtransformação é aquela que ocorre com a adoção de novas tecnologias dentro das organizações. E podemos chegar a essa microtransformação através da implementação de processos digitais. Bingo!

Os projetos de implementação de processos digitais geralmente buscam aprimorar processos analógicos, muitas vezes apoiados no papel, ou processos mal implementados tecnologicamente. Esses últimos costumam usar emails, planilhas Excel e sistemas que não se conversam. O que tende a gerar retrabalho e ser muito sujeito à falha humana.

Mas é preciso estar atento para o fato que as transformações não acontecem do dia para a noite. A transformação, em si, é um processo e por isso deve ser encarada como projeto de transformação. 

Mas, agora vem o lado ruim: projetos falham e com a maioria dos projetos de transformação não é diferente. Eu gravei um vídeo para o holmes Talks, uma série que estou fazendo para o youtube, falando justamente sobre isso. Porém, as dicas que abordo lá são apenas iniciais, então eu reuni neste artigo 3 outras dicas importantes para aumentar as chances de sucesso da transformação digital dos processos da sua empresa.

1. Reserve o tempo necessário

A transformação dos processos sempre vai depender de pessoas. As pessoas que atuam no processo ou as pessoas que fazem a análise e implementação dos processos. Mesmo um processo 100% robotizado vai precisar de gente entendendo e codificando como esses robôs devem trabalhar. Ou seja, antes de tudo, é necessário definir um grupo de trabalho com pessoas que conhecem e participam do processo atual. Isso se faz necessário não só devido ao conhecimento que essas pessoas trazem para o projeto, mas também para que elas disponham do mais importante: o tempo! 

 Muitas vezes os projetos de implementação de processos emperram porque ficam na dependência das pessoas que deveriam fazer as validações ou testes necessários para o novo processo.

2. Não perca o foco no AS-IS

Para aprimorar o cenário atual, antes de tudo, é necessário entender como as coisas são atualmente. Isso é conhecido como o AS-IS e, independente da técnica utilizada, o importante é evitar o debate sobre como as coisas devem ser. Quando as pessoas estão engajadas em melhorar os processos é preciso conter a ansiedade. Lembre-se, estamos buscando entender o AS-IS e aqui já existe um conjunto grande de informações para analisar. 

Tentar entender o processo atual ao mesmo tempo em que se debate suas melhorias é um convite a reuniões tumultuadas e discussões controversas pelo simples fato que as coisas não estão muito claras ainda. Por isso, invista um tempo no AS-IS e deixe o futuro para ser debatido mais adiante no projeto.

Leia também: Mapeamento de processos AS IS – Melhorando os resultados do seu negócio

3. Divida o TO-BE em fases

O exercício de entender o processo atual, o AS-IS, costuma expor os principais pontos a serem melhorados no TO-BE, ou seja, no processo futuro. O primeiro ponto importante aqui é tornar todos os problemas explícitos no AS-IS até chegar a hora de debater as melhorias no TO-BE. 

O segundo ponto importante é evitar cair na tentação do mundo perfeito. É comum, de forma prematura, o grupo de trabalho trazer à tona uma série de melhorias que, muitas vezes, nem agregam tanto valor assim no resultado final mas, por outro lado, acabam tornando o processo mais burocrático. É preciso ter em mente que conseguir a adoção dos usuários para o processo novo será um desafio em si, então colocar na balança o possível benefício versus o impacto da mudança deve ser um exercício constante no momento das definições.

 Dividir o projeto em fases é uma excelente forma de conciliar a busca pelo mundo perfeito com o pragmatismo que os projetos com prazos estabelecidos demandam: você melhora um pouco na fase 1, mais um pouco na fase 2 e assim sucessivamente até chegar no nível que se deseja.

Nada como contar com a experiência

Obviamente as dicas apresentadas acima não vieram do nada. Na verdade, elas vêm da prática de pessoas que fazem esse tipo de Transformação de processos diariamente. Embora sejam dicas valiosas, dependendo da complexidade dos projetos e do tempo disponível da equipe envolvida na Transformação isso pode não ser o suficiente. Por isso, o Holmes conta com uma equipe de Sucesso do Cliente cuja a responsabilidade é ajudá-lo ter mais clareza no cenário atual, entender os requisitos do cenário futuro, a atuar junto com o cliente como agentes ativos da Transformação. 

 Quer saber mais sobre o holmes e nosso pacote de serviços? Clique no link que eu vou deixar aqui e leia esse artigo do nosso blog sobre a ferramenta: Uma plataforma de gestão de processos versátil e especialista ao mesmo tempo? Sim, conheça o Holmes

Por hoje é isso, espero ter contribuído para o seu projeto de transformação de processos! Não esqueça de deixar o seu comentário aqui embaixo para eu saber o que você achou.