Como você tem feito a gestão de documentos importantes na sua empresa? Geralmente, quando começamos a nos preocupar com este assunto é porque já surgiram gargalos, atrasos, desorganização ou dificuldade de controle.

Mas será que apenas implementar ferramentas de gerenciamento de documentos será suficiente para resolver esses e outros problemas? 

Qual o melhor caminho para atender as demandas decorrentes dessa necessidade?

É sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. Continue aqui comigo que vou te mostrar tudo o que você precisa saber para melhorar a sua gestão de arquivos e documentos, sem desperdiçar tempo com métodos ou tecnologias inadequadas.

Empresas desperdiçam de 3% a 8% de orçamento com mau uso de papel!

Na sua empresa ainda tem muito papel rolando solto para cima e para baixo? Eu gostaria de poder dizer que essa questão é coisa do passado, mas nós sabemos que muitas organizações ainda têm dificuldades com o acúmulo de documentos que servem de apoio para suas tarefas e processos.

A solução parece fácil: digitalizar. Com essa simples iniciativa as empresas já poderiam evitar o desperdício  de 3% a 8% de orçamento destinado ao mau uso de papel. 

Pena que na prática digitalizar significa apenas ter o documento guardado, o que na maioria dos casos não resolve a questão dos processos que envolvem esses arquivos, sejam físicos ou digitais. 

Aqui vemos que o problema não é o papel em si, apesar de querermos muito nos livrar dele. 

Até quando papel será um problema?

Muitas empresas ainda precisam guardar a via física de determinados arquivos, são exemplos: documentos trabalhistas, prontuários médicos, contratos de compra e venda e tantos outros que precisam ser preservados por até 20 anos. 

Apesar disso, a tendência é que, com o tempo e o avanço da tecnologia, a forma como guardamos nossos arquivos mude e a expectativa é que logo não precisemos mais arquivar a papelada por tanto tempo assim.

Muitas medidas vêm sendo estudadas para chegarmos a este ponto. No ano passado, por exemplo, foi aprovada a lei nº 13.787 que regulamenta a digitalização de prontuários médicos.

Com isso se espera que os hospitais consigam resolver a questão do legado de prontuários, já que poderão ser descartados (desde que a digitalização seja feita conforme a lei).

Por isso eu digo: O papel não é o único e nem o principal problema!

 O fato é que, se falarmos apenas de gestão de documentos, estaremos nos preparando para guardar nossos documentos. Ok! Mas e aí? Nossos problemas acabam simplesmente guardando a papelada?

Acredito que a maioria das empresas enfrenta cenários muito mais complexos do que isso, antes de continuar vamos entender melhor o conceito sobre o que é gestão de documentos… Vamos lá? 

O que é gestão de documentos? 

É claro que a gestão de documentos é um item importante na organização das empresas. Aqui ainda não estamos falando de tecnologia, mas sim de uma metodologia. 

A gestão de documentos é um compilado de procedimentos que assegura o arquivamento e gerenciamento de informações importantes para a organização.

O objetivo é facilitar a localização, manuseio e arquivamento dos documentos. Quando se tem muitos arquivos, mesmo que sejam digitalizados, podem haver muitas dificuldades e gargalos nessas operações.

Uma pesquisa realizada pela PwC e Radicati Group identificou que no Brasil, colaboradores gastam cerca de 4 horas por semana apenas aprovando ou assinando documentos, da mesma forma profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas.

Para facilitar a vida desses profissionais existem procedimentos e melhores práticas para cada fase da gestão de documentos.

A gestão de documentos engloba 3 fases:

  • produção: quando o documento é criado;
  • utilização: manuseio do arquivo durante o processo;
  • destinação: definição do destino a ser dado a cada documento após o cumprimento do seu prazo de guarda;

Para alcançar sucesso no gerenciamento das informações muitos empresários buscam tecnologias que possam auxiliá-los. E é nesse momento que precisamos entender qual a real necessidade e realidade da empresa.

Será que sua empresa realmente precisa apenas de gestão de documentos? Continue a leitura que já já vamos descobrir.

Processos complexos?

Uma vez que você tem muito papel é natural buscar algo que solucione a questão da gestão de documentos. As alternativas são muitas, já já vamos falar um pouco sobre algumas possibilidades.

Mas vamos lá, se você chegou até aqui deve estar curioso para descobrir por que a gestão de documentos deixou de ser suficiente para as empresas… Primeiro, vimos que a gestão do arquivo, seja físico ou digital, é muito mais focada em guarda, localização e manuseio da papelada.

A maioria das empresas que trabalha com alto fluxo de informações e volume documental possui muitas dificuldades nos processos que envolvem esses arquivos.

É na hora de buscar ferramentas que auxiliem nesses processos que podemos nos equivocar se pensarmos apenas em gestão documental. 

Existe uma grande diferença entre guardar um documento e usá-lo dentro de um processo que é fundamental para cumprimento de uma obrigação da empresa.

Gestão de documentos x Automatização de processos

Por exemplo, seus processos financeiros precisam de uma série de documentos (notas fiscais, comprovantes de pagamento, boletos, etc.) que são cheios de informações necessárias para realização dos fechamentos.

Na maioria dos casos esses documentos precisam ser analisados por pessoas, áreas ou departamentos distintos até chegar ao final do ciclo, onde finalmente são arquivados.

Enquanto o ciclo não termina nós estamos falando de algo muito além da gestão de documentos, estamos falando de um PROCESSO que pode ser simples ou muito complexo.

Para entender se este é o caso da sua empresa é preciso mapear os seus processos, entender por que cada documento é gerado, guardado e manuseado e quais os objetivos que envolvem essas práticas.

Algumas perguntas cruciais para definir as melhores tecnologias:

  • Para quê eu preciso de tal informação (documento)? 
  • Qual é o “papel” que o conteúdo de determinado arquivo exercerá em determinada tarefa?
  • Quais são as etapas deste processo?

Sendo assim, é importante avaliar a complexidade desses processos, que tende a aumentar quando temos muitas etapas, participantes, áreas e documentos.

Neste cenário o ideal seria combinar gestão de documentos com automação de processos. Mas será que existem ferramentas que combinem essas duas abordagens?

Algumas soluções

Digitalizar documentos é uma opção interessante para atender as demandas de gestão documental. Muitos gestores buscam ferramentas com tecnologia  GED para arquivamento e gerenciamento de arquivos em nuvem.

O problema com essa tecnologia é que geralmente ela não atende bem a questão dos processos. A evolução dessa tecnologia é a ECM, que atende até certo ponto a construção de fluxos com Workflow.

Quando se fala de automação de processos uma das soluções mais conhecidas é a tecnologia BPMS, que contempla detalhadamente cada etapa de processo, além de suportar diferentes tipos de informação.

Nessa etapa você pode estar pensando que finalmente encontrou o que precisava, mas também existe um desafio quando se trata de BPMS, nem toda ferramenta de BPM suporta bem a gestão de documentos. É preciso analisar bem as opções e entender os seus processos para acertar na escolha..

Você precisa de gestão de documentos e automação de processos? Você pode combinar diferentes soluções, ou buscar uma que atenda bem as duas necessidades . A boa notícia é que já existem ferramentas assim no mercado.

Acertar na ferramenta combinando gestão de documentos e automação de processos pode trazer ganhos significativos para o seu negócio e evitar customizações caras no futuro.

Afinal, não é nada agradável implantar uma solução e depois perceber que ela não atende tudo o que você precisava. Analise bem o cenário da sua empresa e escolha a opção que realmente vai suprir suas necessidades.