Ferramentas de workflow ajudam você a enxergar sua sequência de atividades do dia a dia para compreender como as etapas se relacionam. Isso é extremamente poderoso para quem precisa otimizar a organização e controle das tarefas. Mais poderoso ainda é automatizar processos e gerenciar demandas. No entanto, para cada um desses objetivos existem plataformas mais indicadas.

 Por isso, se você chegou até aqui, continue comigo que eu vou te ajudar a entender melhor o que as diferentes ferramentas de workflow podem fazer pela sua empresa.

Muito prazer, Workflow

 Workflows são uma sequência de atividades que estão interligadas. O nome traduzido para o bom português deixa tudo mais claro: são fluxos de trabalho. E como todo bom fluxo, eles têm começo, meio e fim.

Toda empresa tem séries de atividades que passam por diversos responsáveis e que dependem de um conjunto de critérios para definir sua sequência em cada etapa. 

É por isso que fluxos de trabalho não são a mesma coisa que gerenciamento de tarefas. Você pode ter um checklist de afazeres que não estão interligados. Ex: fazer compras, abastecer o carro, pagar a conta de energia… Veja que nenhuma dessas atividades depende da outra. 

Em um fluxo de trabalho as ações são sequenciais e interdependentes. Podendo cada uma ter seu próprio responsável. Exemplo: fazer um pedido de compra, realizar cotações, aprovar a cotação, liberar a verba, fazer a compra e enviar a nota fiscal para o financeiro. Todas essas ações menores são parte de um processo maior.

Percebe a diferença? Visualmente, pode ser mais fácil de entender. Afinal, não foi Confúcio que disse que “Uma imagem vale mais que mil palavras“?

A foto acima representa perfeitamente um fluxo de trabalho. Inclusive, muitas ferramentas de workflow utilizam esse formato, de fluxograma, para mapear as etapas – por ser a mais apropriada e adaptável a diferentes cenários. 

Ferramenta de Workflow, pra que te quero?

Workflows existem mesmo que você não queira. No dia a dia da sua empresa existem diversas tarefas que precisam ser feitas seguindo uma série de critérios, e quanto a isso não há discussão. Mas usar uma ferramenta de workflow de um tipo ou de outro depende de: o que você quer fazer e como você deseja gerenciar esses fluxos.

Eu diria que existem pelo menos dois motivos principais para você baixar agora uma ferramenta e começar a usar:

1- Para mapear processos

 Processos nada mais são que uma sequência de atividades, certo? Mesmo que você não tenha nada mapeado, sua série de atividades é real. E quem trabalha nela geralmente a conhece bem. Mas, como dissemos lá no começo, é poderoso ver como as coisas acontecem. 

 Não é à toa que metodologias como BPM utilizam diagramas para representar visualmente os fluxos de trabalho. Embora o conjunto de práticas da gestão de processos envolva diversas outras coisas, é a partir do mapeamento que tudo começa. 

 Os diagramas, nesse contexto, servem para organizar de forma visual e ordenada as suas ações, como uma forma de colocar a inteligência no papel. Bem, não necessariamente no papel, existem ferramentas de workflow que servem para criar esses desenhos. 

Com a representação em mãos é mais fácil fazer análises e encontrar pontos de melhoria. Para quem quer começar a automatizar, os workflows também são essenciais. E isso nos leva ao segundo motivo.

2- Para automatizar processos 

 Podemos dizer que toda ferramenta de automação de processos se relaciona com workflows de alguma forma. Algumas utilizam a notação BPMN, que é a linguagem universal mais utilizada em desenho de fluxos. Mas existem outras estratégias também.

Se você pretende utilizar uma ferramenta de workflow que automatiza processos, entender a abordagem utilizada pelo sistema é fundamental. Kanbans, por exemplo, possuem certas limitações em relação à automação de regras de negócios. Para demandas recorrentes que precisam de um controle mais rigoroso, podem não ser a melhor opção. 

Veja a diferença entre um mesmo processo em kanban e em fluxograma, pense que nas colunas dos kanbans podem se acumular tarefas – imagine o caos que isso pode significar:

Na imagem vemos um workflow de reembolso exemplificado em kanban e em fluxograma

Perceba que a própria visualização do fluxograma oferece mais clareza sobre as etapas. O que, no entanto, não significa que o kanban não seja uma boa estratégia. Como dissemos, depende do que você busca.

Quais os benefícios de usar uma ferramenta de workflow automatizado?

 A automação de fluxos de trabalho melhora a organização, controle e produtividade das empresas. Boas ferramentas de workflow devem ser capazes de automatizar regras de negócios para que o andamento dos processos dependa cada vez menos das pessoas.

 Mas os benefícios se relacionam com o que a plataforma escolhida se propõe a entregar. Já vimos que algumas se concentram apenas na organização das atividades, enquanto outras oferecem mais recursos para automação de regras variadas. 

 O Holmes se encaixa nesse segundo caso. Por ser uma ferramenta no/low-code nossa plataforma se propõe a entregar workflows inteligentes para que as pessoas possam concluir suas tarefas da forma mais simples possível. Sem ter que conhecer ou sequer pensar sobre os processos.

É uma ferramenta de workflows automatizados indicada para quem precisa de agilidade, controle, versatilidade e autonomia para criar os próprios fluxos. O Holmes se adapta ao seu processo, diferente de outras plataformas que obrigam seu processo a se adaptar à ferramenta. 

Mas para não ficar só nas minhas palavras, vou deixar um link aqui embaixo para você testar gratuitamente o nosso sistema. Você terá 15 dias grátis para experimentar à vontade. Eu espero que você goste e que esse artigo tenha te ajudado a entender melhor o que as ferramentas de workflow podem fazer pela sua empresa.