Ter um endereço de e-mail é praticamente obrigatório no mundo corporativo, mas essa poderosa ferramenta muitas vezes absorve “tarefas” que não fazem parte do seu escopo de especialidades.

Vamos fazer um exercício, na empresa que você trabalha existem tarefas que acontecem todos os dias e são gerenciadas através do E-mail?

Eu tenho quase certeza que a resposta é sim! Isso acontece na maioria das organizações, ainda mais em processos das áreas de negócios.

Se você sente que o uso de e-mail está atrapalhando a produtividade dos colaboradores na sua empresa, você precisa continuar essa leitura para descobrir quais são as 3 falhas das áreas de negócios ao usar essa ferramenta.

Vem comigo que eu te mostro.

O egoísmo por trás do uso de e-mail nas empresas! 

Quarta-feira, 17h04, dia 30 de outubro de 2019…

Só hoje já foram enviados 180. 261.152.190 mensagens de e-mail no mundo todo, como eu sei disso?

Estatística em tempo real do site Worldometers. Pena que o número ficou desatualizado em questão de segundos.

E já que estamos falando do uso de e-mail nas empresas, vamos começar a falar de alguns problemas que estão fazendo muitas organizações repensarem essa prática.

O E-mail foi criado essencialmente para manter comunicação, mas com o tempo diversas demandas foram atribuídas a ele.

No meio corporativo, em especial nas áreas de negócios, os e-mails são, na verdade, tarefas aleatórias que são despejadas na caixa de entrada, sem controle, sem parâmetro e na maioria das vezes, sem que o remetente se preocupe com a disponibilidade do destinatário.

Como diria Clare Burge, uma consultora irlandesa que ficou conhecida após tomar a atitude radical de abandonar o uso da ferramenta por 1 ano:

O e-mail é uma ferramenta muito egoísta, as pessoas despejam tarefas na caixa de entrada das outras sem nem pensar se estão incomodando”.

Outro caso interessante foi o de uma grande empresa de TI, a francesa Atos Origin. Seu CEO, Thierry Breton, percebeu que a quantidade de e-mails recebidos por seus colaboradores atrapalhava a produtividade da empresa.

A medida de Breton foi retirar a ferramenta do dia-a-dia de quase 80 mil colaboradores, com o intuito de se tornar um empresa “zero e-mail “.

A medida foi implementada em 2011, e claro que a Atos ainda utiliza e-mail em algumas ocasiões, mas as demandas diminuíram significativamente.

Para a comunicação entre os colaboradores foram adotadas outras alternativas, como uma rede social corporativa para a comunicação e ferramentas de gestão para realização de tarefas e processos.

O e-mail nas áreas de negócios

Em empresas que ainda não adotaram um sistema de automatização de processos, é comum que diversas operações das áreas de negócios sejam realizadas através do e-mail.

Você acha que aí na sua empresa isso acontece?

Então veja as 3 falhas mais comuns que acontecem quando as áreas de negócios usam e-mail em processos de apoio. 

1- Centralizar a realização das tarefas no e-mail

Quando tarefas são solicitadas via e-mail eles geralmente assumem um papel de notificação, mas como controlar uma demanda de notificações que não possui uma ordem de prioridade?

A execução de processos rotineiros e repetitivos, com altas demandas nas empresas, ficam sem controle quando realizados via e-mail. 

Ainda mais se neste cenário adicionarmos o fato de que os participantes dos processos ficam distribuídos em diferentes áreas. 

Quer um exemplo? Processos de reembolso, em que o responsável de um departamento precisa solicitar o ressarcimento para o financeiro, conheço diversas empresas que fazem esse tipo de ação via e-mail, apoiado pela boa e velha planilha de excel.

Nesses casos, é fácil acontecerem falhas e atrasos, pois o controle do e-mail é fraco, ou seja, não tem como criar regras, estipular prazo, ordenar prioridades (no e-mail tudo parece prioridade), cronometrar com precisão quanto tempo o processo demorou para chegar ao fim e nem mesmo centralizar os responsáveis.

A pessoa que recebe um e-mail pode simplesmente não respondê-lo por diversas razões, a maioria delas relacionadas à falhas humanas, o que é comum quando usamos tecnologias que não são efetivas e que exigem muitas adaptações e improvisos.

2- Enviar documentos por e-mail!

O E-mail ainda é uma das principais ferramentas para troca de documentos no mundo. 

Nas áreas de negócios existem milhares de processos de apoio que envolvem a troca de documentos, grandes empresas estão evitando a realização dessas tarefas via e-mail, mas em alguns cenários ainda é uma realidade.

Enviar anexos nas mensagens é uma das muitas facilidades que a ferramenta proporciona, mas quando falamos de documentos que são importantes para alguma etapa de um processo é preciso ter muito cuidado.

Aqui no holmes alguns de nossos clientes sofriam com problemas relacionados a processos do financeiro, o mesmo boleto era enviado para dois responsáveis diferentes, mas por falhas de comunicação, era comum acontecerem duplicidades de pagamento.

Além disso, não havia um controle efetivo das informações compartilhadas (ou se a verificação era feita corretamente) e como não existia controle efetivo dos prazos, muitas vezes os documentos demoravam demais, ou nem chegavam ao departamento de interesse.

O fato é que, e-mails não são as melhores ferramentas para controlar processos envolvendo documentos , se um arquivo tem caráter comprobatório, como por exemplo uma fatura que precisa estar de acordo com o comprovante de entrega da mercadoria e com a nota fiscal, onde ele será arquivado quando o processo acabar?

É preciso pensar em tudo isso, para quem tem demandas assim todos os dias, vale a pena repensar o processo.

Confiar no histórico do e-mail

Você já ouviu algo do tipo: Puxem o histórico dos e-mails, vamos procurar tal informação…

Isso em larga escala pode ter um efeito devastador para as empresas, afinal, as mensagens de correio eletrônico possuem envios ilimitados, podem começar e não terminar nunca (parece exagero dizer isso mas você sabe que é verdade).

Pesquisas revelam que cerca de 5 a 20 horas por semana são gastas pelos colaboradores, apenas procurando informações na caixa de entrada do e-mail.

Processos de auditoria são um exemplo de atividades que ficam prejudicadas em cenários assim, pois reunir toda a informação necessária nesses casos, pode ser muito difícil, imagine puxar todo esse histórico do e-mail.

Afinal, como um gestor pode entender em que etapa está um processo e de quem ele precisa cobrar providências se ele não possui controle algum da caixa de entrada de seus colaboradores?

O histórico dos e-mails serve para muitas coisas, mas certamente, na maioria dos casos, não é a maneira mais eficaz de identificar falhas e gargalos em processos.

O principal desafio!

Em relação às tarefas e processos, já ficou claro que o e-mail não é a melhor ferramenta, então para decidir se é hora de encontrar algo mais adequado vou te apresentar 4 perguntas principais que irão te ajudar a avaliar:

  1. Existe um alto volume de tarefas realizadas por e-mail?
  2. Os responsáveis por essas demandas estão distribuídos em diferentes áreas?
  3. O controle das etapas, prazos e acesso às informações é importante para a boa execução desses processos?
  4. É comum as pessoas trocarem documentos por e-mail para o mesmo fim?

Se a resposta é sim, está na hora não somente de rever suas ferramentas, mas também de reavaliar seus processos.

Um bom mapeamento pode ser a melhor opção para ganhar produtividade, melhorar o controle de suas operações e ainda agilizar a realização das tarefas de seus colaboradores.

Com isso, você poderá escolher ferramentas mais assertivas para suas demandas, inclusive para substituir o correio eletrônico. 

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