delegar tarefas

Você é o tipo de líder pró-ativo, que sempre tem muitas tarefas e prazos a cumprir e adora mostrar resultados? Se você respondeu sim para esse questionamento, talvez seja hora de refletir se essa atitude está fazendo bem à sua equipe e, mais ainda, a você. Não é porque você é o líder que precisa pegar todas as demandas que surgem e mostrar que sabe desempenhá-las, afinal, você é um líder e todos sabem disso. Você lidera uma equipe e os membros dela existem para ajudar você a atingir os melhores resultados, por isso, é importante que aprenda a delegar tarefas.

Um líder que entende e pratica o processo de delegação, de forma eficiente, proporciona à equipe um clima de trabalho mais harmonioso, melhora o relacionamento e o desempenho dos profissionais e ainda contribui para o alcance efetivo de resultados.

Mas, não se engane, delegar tarefas não significa meramente “mandar” que sua equipe faça algo. Essa é uma visão superficial e distorcida do que realmente consiste o processo de delegação. Delegar é passar algo que precisa ser feito a um colaborador para que ele também possa se desenvolver e crescer com isso. Ou seja, uma ação que exige treino, confiança e incumbência. 

Dessa forma, se você tem dificuldades em delegar tarefas ou não sabe bem como fazer isso, não se preocupe: estou aqui para ajudá-lo. Confira as dicas que preparei para você e entenda como fazer isso corretamente!

Vamos lá?

Qual a importância de delegar tarefas?

Só reforçando, como líder, delegar é importante porque você não pode – e não deve – fazer tudo sozinho. 

Delegar capacita sua equipe, gera confiança, auxilia no desenvolvimento profissional e te ajuda a identificar quem é mais adequado para lidar com determinadas tarefas ou projetos.

É claro que delegar tarefas pode aliviar sua carga de trabalho, mas essa ação faz muito mais do que simplesmente tirar atividades de sua lista. Por um lado, as pessoas que trabalham para você serão capazes de desenvolver novas habilidades e adquirir conhecimento, o que os prepara para mais responsabilidades no futuro. Do outro, mostra que você respeita as skills de seus colaboradores e confia no desempenho e capacidade deles. Tornando você um líder admirado e estreitando os laços de colaboração entre você e sua equipe. 

Além disso, os colaboradores que se sentem confiáveis ​​e respeitados tendem a ter um nível mais alto de comprometimento com seu trabalho, sua organização e, principalmente, com seu líder. 

Por que alguns líderes falham em delegar tarefas?

Embora os benefícios dessa ação sejam óbvios e abundantes, muitos líderes ainda não conseguem delegar com eficácia. A realidade é que existem vários mitos e conceitos errôneos sobre delegar que podem fazer com que alguns tenham medo de compartilhar suas tarefas.

Vamos conhecer três desses mitos:

“Delegar é passar o trabalho para outra pessoa”

Alguns líderes costumam confundir delegação com dispensa de trabalho e, por isso, não fazem e acabam perdendo tempo e recursos. 

A delegação pode ser uma chance de tornar as cargas de trabalho gerenciáveis, mas, além disso, como eu já disse, pode fornecer oportunidades de aprendizagens realmente valiosas para seus colaboradores.

“Eu posso fazer tudo”

Deixar de fazer algo, mas aceitar que você não pode fazer tudo sozinho é importante.

Não ser o ‘especialista de referência’ exige muita confiança e perspectiva, mesmo nos ambientes mais saudáveis. Mas, lembre-se de que sua equipe quer fazer um bom trabalho e ter sucesso, assim como você. Se seus colaboradores forem bem-sucedidos, você também terá sucesso.

Saiba que as pessoas raramente irão decepcioná-lo se compreenderem que você confia nelas. 

“Delegar vai levar mais tempo”

Outra barreira comum à delegação é que pode demorar mais para ensinar outra pessoa como fazer uma tarefa do que simplesmente fazê-la você mesmo. E embora isso possa ser verdade na primeira vez que você delega a tarefa, com o tempo, a quantidade de horas que você tem para se dedicar a essa tarefa diminui porque você não terá que se envolver com ela.

Imagine que levará oito horas para orientar alguém em uma tarefa que deve ser concluída todas as semanas. Normalmente, leva uma hora para concluir a tarefa. Depois de oito semanas, após treinar outra pessoa para fazer a tarefa, você terá recuperado o tempo que passou a treinando e agora terá uma hora extra a cada semana para se dedicar a atividades mais estratégicas.

Delegar tarefas versus Transferir responsabilidades

Agora que você entende a importância e conhece os mitos que podem bloquear essa ação é fundamental que você entenda que delegar é diferente de transferir a responsabilidade.

Um líder que se preocupa com seu time e quer vê-lo se desenvolvendo, não simplesmente dá ordens e espera que as pessoas “se virem” para segui-las. Ele compartilha as tarefas de forma clara, de acordo com as capacidades e disponibilidade da equipe e nunca terceiriza suas responsabilidades.  

Na prática, isso significa que todo projeto será acompanhado de perto e que, por mais que ele seja realizado por outra pessoa, você estará pronto para auxiliá-la da maneira que for necessária, oferecendo direcionamentos e se posicionando junto com o time caso algo saia diferente do esperado. É do líder a tarefa de supervisionar o andamento das tarefas e por isso ele também não deve nunca terceirizar a culpa por erros e dificuldades no caminho.  

Como delegar tarefas em 8 passos

Afiado sobre assunto? Creio que os pontos levantados até agora tenham te mostrado que delegar pode melhorar o desempenho de todos, inclusive o seu. Por isso, deve estar ansioso para aprender a realizar essa ação de maneira efetiva, certo?

Então vamos aprender em 8 passos como delegar tarefas;

1- Aprenda a deixar ir

O maior problema que a maioria dos líderes e gestores enfrentam é a dificuldade em deixar que outros façam o seu trabalho. Às vezes, eles se sentem tão dedicados a completar seu próprio trabalho que se recusam a deixar que o ajudem. Outras vezes, eles temem que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho com eficácia.

Seja qual for o seu caso, sua prioridade precisa ser aprender a deixar ir. Comece pequeno, delegando apenas tarefas menores e, gradualmente, vá aumentando. Conheça melhor sua equipe e aumente a confiança entre vocês. Dê passos pequenos e saiba que eventualmente terá que deixar de fazer algumas tarefas se quiser que sua equipe e você tenham sucesso.

2- Estabeleça um sistema firme de prioridades

Como parte do processo de liberação, comece a desenvolver um sistema de prioridade para as tarefas. É claro que esse sistema varia de acordo com sua experiência, seu setor e os tipos de tarefas que você costuma realizar, mas crie pelo menos quatro categorias, de acordo com o grau de esforço que uma tarefa exige e o grau de habilidade. A categoria de maior qualificação deve conter tarefas que você mantém sob sua total responsabilidade, enquanto aquelas nas categorias de menor qualificação podem ser atribuídas a outras pessoas. O grau de esforço deve informar quais tarefas são mais importantes para delegar – por exemplo, atribuir a outra pessoa uma tarefa de alto esforço e baixa habilidade irá economizar muito tempo.

Estabelecer um sistema de prioridade firme ajudará você a entender a natureza de suas tarefas e delegar com eficiência.

3- Use os pontos fortes de seus funcionários

Como líder, você terá que reconhecer as habilidades de sua equipe. 

Você deve conhecer os pontos fortes e os pontos a melhorar de cada indivíduo, incluindo sua gama de habilidades atuais e potenciais. Ao delegar, observe sua equipe e atribua tarefas a quem tiver o maior número de habilidades relevantes para concluí-la com excelência. Parece uma escolha óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem a carga de trabalho mais leve ou é o mais conveniente.

Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas ao mesmo colaborador aumentará a aptidão dele para executar essas atividades. Mas, lembre-se que todos precisam desenvolver suas habilidades, então não delegue apenas a um membro do seu time. 

4- Sempre inclua instruções

Mesmo que o processo da tarefa pareça óbvio para você, certifique-se de incluir instruções quando delega-la. 

Se você tiver preferências específicas sobre como a tarefa será realizada, inclua essas informações. Se existe um prazo ou marcos estritos que o colaborador precisa atingir, seja claro sobre eles.

Incluir detalhes e instruções diretas,desde o início, evitará a maioria das lacunas de comunicação e permitirá que suas tarefas sejam executadas com eficácia. É uma estratégia proativa que você e seus colaboradores irão apreciar.

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5- Não tenha medo de ensinar novas habilidades

A falta de alguém em sua equipe com a capacidade de executar uma determinada tarefa de sua lista não significa que o trabalho não possa ser delegado. A maioria das habilidades pode ser aprendida – algumas mais facilmente do que outras – portanto, não tenha medo de ensinar como parte do processo de delegação.

Embora a atribuição de suas primeiras tarefas leve mais tempo, como eu já citei, considere isso um investimento. Ao transferir essas habilidades, você estará abrindo a porta para atribuir tarefas semelhantes a esse indivíduo no futuro, economizando mais tempo do que gastando ensinando.

6- Confie e verifique

Assim que uma tarefa for delegada, confie em seu colaborador para executá-la em seus próprios termos. Isso permitirá a ele fazer o trabalho da maneira que achar melhor, sem perder o foco no resultado que você espera dele. No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está ocorrendo conforme planejado. 

Por exemplo, se uma tarefa que você delegou está se aproximando da data de entrega, confie que ele está por dentro, mas não tenha medo de certificar-se que ele não encontrou nenhum obstáculo. Afinal, ele pode ter encontrado e ter tido receio em te procurar para buscar ajuda e parecer inepto. 

Dessa forma, oferecer a sua ajuda incentiva a confiança e respeito em sua equipe e evita problemas na comunicação e compreensão.

7- Dê a ele autoridade

Você provavelmente já passou por uma situação em que foi incumbido de alguma coisa, mas não se sentiu totalmente autorizado a tomar decisões. Com isso, o trabalho fica travado, você acaba tendo que pedir ajuda e a tarefa toma o tempo de todos. 

Os líderes que não oferecem ao colaborador a oportunidade de se posicionar e tomar decisões, acabam se reportando a eles e fazendo parte do trabalho, ao invés do contrário.

Por isso, promova um ambiente e uma cultura na qual os colaboradores sintam que podem tomar decisões, fazer perguntas e dar os passos necessários para concluir o trabalho. Mas, saiba que você deve será sempre o responsável por elas. 

8- Use ciclos de feedback para melhorar a delegação no futuro

O feedback é a parte mais importante do processo de delegar tarefas em dois sentidos. Se seus funcionários realizaram bem uma tarefa que você atribuiu, informe-os agradecendo publicamente e oferecendo elogios genuínos. Se eles falharam, saiba apontar melhorias e ser efetivo em seus feedbacks

Outra maneira é incentivar que eles compartilhem suas opiniões sobre como você está delegando. Essa é uma chance importante para você determinar se está fornecendo informações suficientes ou se está atribuindo as tarefas às pessoas erradas.

Pronto para soltar as rédeas e começar a delegar tarefas? 

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender que delegar é importante e que deixar tudo “debaixo de sua asas” não significa que o trabalho sairá melhor ou mais bem feito. No mínimo, pode apenas demorar mais para ser entregue, afinal, você é um líder e têm diversas atividades estratégicas e importantes a serem feitas.

E se de fato delegar tarefas é algo que te incomoda, então é preciso se autoconhecer. Mesmo que não seja fácil fazer uma autocrítica, mais difícil será ver resultados negativos e quedas no rendimento e na integração de sua equipe e saber que isso poderia ter sido solucionado com o simples ato de delegar. 

Saiba que todos os indivíduos trazem consigo um imenso potencial e isso não se limita a fazer planilhas ou enviar e-mails. Mesmo que seu negócio tenha poucas pessoas e estas ainda tenham algumas limitações, elas podem ser treinadas e ajudar a empresa a crescer. Basta que você reconheça o potencial de cada um e comece a delegar