BPM vs ERP: Qual a diferença e qual deles escolher?

 Existem muitas diferenças entre BPM vs ERP, e é sobre elas que vamos falar no artigo de hoje. O ERP, acrônimo de “Enterprise Resource Planning”, ou em tradução livre “Planejamento dos recursos da empresa”, é um conjunto de softwares que servem para coletar, armazenar e gerenciar os dados das diversas áreas de uma empresa.

 Por sua vez, o sistema de BPM, o “Business Process Management” ou “Gestão de Processos de Negócios”, serve para automatizar, gerenciar, organizar e melhorar a comunicação de processos entre departamentos, com uma aplicação mais horizontal.

Quer entender qual deles é mais indicado para o seu caso especificamente? Então, vamos conhecer melhor os conceitos separadamente e depois compreender em que situações  cada um deles é mais indicado.

 O que é erp?

 O ERP é um sistema de gestão empresarial, uma espécie de banco de dados onde é possível centralizar informações e funções necessárias para a execução de diversos processos da empresa.

Com o ERP é possível automatizar e integrar dados de diferentes setores em uma única ferramenta com um viés mais gerencial que pode ser usado em processos como: demandas do financeiro e contabilidade, contagem de estoque, folhas de pagamentos e outros.

Vantagens e desvantagens

 Já imaginou ter um software específico para cada processo de cada área diferente da sua empresa? Não é difícil perceber que um cenário assim, cheio de informações descentralizadas, é um prato cheio para erros, falhas na comunicação, demora na finalização dos processos, perda de informações e por aí vai. É isso que o ERP ajuda a evitar.

 Quando a empresa implementa um ERP ele se torna o coração dos processos. Isso porque é nele que são suportadas todas as informações necessárias para executar as ações solicitadas com um incrível poder de gerenciamento. Assim os gestores têm mais tempo e condições de se dedicar a criação de novas estratégias.

 Porém, ele não é solução para tudo. Uma das principais características do ERP é que a maioria deles são modulares, ou seja, você adquire os módulos que irão atender cada área e função. Apesar de já termos algumas opções de ERP horizontal no mercado, geralmente elas são caríssimas.

 Além disso, nós sabemos que nem todos os processos de uma empresa são necessariamente gerenciais. Existem também aquelas atividades do dia a dia que chamamos de “processos de suporte” e que passam por diversos setores da organização até serem finalizados.

Exemplos de processos assim:

  • Assinatura de um documento;
  • Aprovação da compra de determinado item;
  • Verificação de uma nota fiscal;
  • Execução de uma tarefa;
  • Conferência de documentos de colaboradores;
  • E outros.

 Esses processos geralmente são recorrentes e importantes para atender as necessidades das áreas de negócios. Além disso, estes podem sair do controle facilmente dada a quantidade de participantes que interagem com essas demandas, áreas pelas quais elas passam, volume de tarefas e quantidade de etapas diferentes.

 Nesse sentido muitas pessoas sentem que o ERP deixa uma lacuna nos processos que têm essas características, não atendendo-os de forma eficiente. Eu até escrevi um artigo onde eu falo desse tema especificamente, se quiser se aprofundar é só acessar aqui no link: Sistema ERP: Como turbinar a sua solução, sem torná-la muito cara!

 É aqui que o BPM começa a fazer sentido e para você entender bem o porquê eu vou te explicar o conceito bem rapidinho, ok?

O que é BPM?

Aqui no blog nós temos outro artigo falando desse tema de uma forma mais completa, então aqui eu vou resumir aqui e deixar o link no final desse bloco para o caso de você querer se aprofundar no assunto.

 Muitas pessoas acham que BPM também é um sistema, mas na verdade trata-se uma metodologia, uma disciplina da gestão de processos que combina modelagem, automatização, medição, controle e otimização de fluxos de trabalho relacionados às áreas de negócios.

 Para implementar esta metodologia com tecnologia existem os sistemas de BPM que chamamos de BPMS. Diferente do ERP, o BPMS tem uma abordagem horizontal por essência, ele serve como um conector entre as áreas, pessoas e departamentos para organizar os processos de negócios compartilhados entre eles.

 Com um BPMS é possível automatizar regras de negócios, migrando informações que geralmente ficam na cabeça das pessoas para um software, assim todos podem entender como a organização trabalha.

Leia mais: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

A diferença entre BPM vs ERP:

 Então basicamente a diferença entre BPM vs ERP é que o primeiro age como um conector entre os participantes dos processos (departamentos, áreas, pessoas) para controlar as atividades, ações e informações de acordo com os objetivos de negócios e o segundo tem foco nos processos gerenciais, mais precisamente no tratamento dos dados, geralmente ligados ao financeiro e a áreas correlatas. 

 O sistema BPMS também suporta outros tipos de trocas de informações, como documentos, DANFE de notas fiscais, comprovantes digitalizados, planilhas, imagens, contratos, etc. Como o ERP funciona como um banco de dados, alguns profissionais de TI consideram mais difícil fazer o controle e troca desse tipo de informação com ele, o que torna o BPMS ideal para essas demandas. 

BPM vs ERP: Qual é melhor?

 Como vimos neste artigo os dois são bem diferentes, têm abordagens distintas e atendem diferentes demandas, então não podemos pensar que um ou outro irá resolver todos os nossos problemas se usados isoladamente. 

 Claro que para dizer se você precisa de um ou de outro, precisamos analisar o cenário atual da sua empresa, os tipos de processos a serem atendidos e as necessidades do momento. 

Geralmente, o primeiro sistema a ser implementado é o ERP, pois nele se concentram dados dos colaboradores, fornecedores, dados financeiros, de estoque, contábil e assim por diante. Com o ERP os gestores podem tomar decisões orientadas por dados e gerar relatórios gerenciais, acompanhando as informações em tempo real.

 Conforme os processos entre departamentos vão evoluindo e as demandas diárias vão saindo do controle, começa a fazer sentido o BPMS. Este sistema pode suportar a melhoria contínua dos processos, melhorando e oferecendo novas formas dos colaboradores trabalharem. Além disso, o BPMS ajuda a aumentar a produtividade da equipe, o controle dos prazos e a organização entre as áreas.

Então, respondendo a pergunta: qual dos dois é melhor? Os dois são diferentes e não devem ser comparados, mas eles se complementam perfeitamente e podem ser usados juntos, gerando muito mais poder para a organização.

Enquanto o ERP registra as informações, o BPMS leva e traz esses dados até as pessoas que precisam deles, entendendo como o processo funciona e preenchendo as brechas deixadas por outros sistemas.

 Acredito que era isso que você queria saber, espero que tenha gostado dessa leitura e que ela tenha esclarecido suas dúvidas. Se ainda tiver alguma questão ou quiser deixar a sua opinião aqui embaixo fique a vontade.