Por que investir na automação do processo de compras

Qualquer empresa ativa e bem movimentada registra saídas de caixa diariamente. Mas o que define se essas baixas são custos de manutenção necessários, investimentos inteligentes ou apenas desperdícios de recursos, por exemplo, é o Setor de Compras. Neste contexto talvez esteja na hora de você se perguntar: devo investir na automação do processo de compras?

E não tem como a resposta ser outra, exceto: com certeza! 

Isso porque, foi-se o tempo em que profissional de compras era conhecido apenas como: o “cara de pedidos”. Atualmente, os gestores mais modernos e antenados já entenderam o quanto esse setor é fundamental para uma manutenção mais consciente e estratégica do patrimônio da empresa. 

Neste sentido, criar processos de trabalho mais otimizados e padrões automáticos para as tarefas operacionais do dia a dia do departamento de compras tornou-se uma necessidade indispensável! 

Afinal, com a automação do processo de compras funcionando com fluidez, os especialistas deste setor podem deixar as tarefas repetitivas configuradas para rodar espontaneamente. Desta forma é possível dedicar mais tempo a ações estratégicas que realmente irão gerar valor para a empresa.

Quer entender mais a fundo como a automação do processos de compras pode beneficiar seu setor? Então continue comigo nessa leitura!

Quais são os benefícios diretos da automação do processo de compras?

A automação de processos de compras evita o caos no setor e te ajuda a manter os resultados em dia

Foto de um nó no transito em São Paulo depois que um semáforo pifou
Foto: Rodrigo Laranjeira / Revista Veja

A foto acima foi tirada em 2017 em São Paulo. Uma falha no semáforo do cruzamento da Avenida Brigadeiro Faria Lima com a Avenida Juscelino Kubitschek, no Itaim, causou uma tremenda bagunça no trânsito. Foi preciso chamar a CET (Companhia de Engenharia de Tráfego) para desfazer o nó e resolver a confusão toda.

Agora você deve estar se perguntando: “o que isso tem a ver com a automação do processo de compras?”

Explico: quando falamos em trânsito, podemos dizer que, na teoria, os motoristas sabem que não podem avançar ao mesmo tempo em que outro veículo está cruzando na sua frente, não é mesmo? Mas olha que curioso, na prática, bastou não ter mais um sinal luminoso os lembrando disso, para que um verdadeiro caos se instalasse.

Ao meu ver, essa analogia ilustra perfeitamente um setor de compras sem um fluxo automatizado de trabalho. Da mesma forma que um cruzamento sem semáforo pode gerar um engarrafamento, um setor de compras sem automação de processos pode gerar problemas. Entre os principais podemos destacar: requisições esquecidas, formulários perdidos ou atrasos onerosos

Com a automação de processos no setor de compras, você e seu time conseguem garantir a melhoria contínua

Como essa plantinha crescendo:

Plantinha crescendo

Não ter um processo de compras padrão e automatizado pode fazer com que cada funcionário crie seu próprio processo. Ele fará isso porque não verá outra forma de dar conta de suas demandas dentro setor. O problema desta tendência é que, se um dia esse profissional resolver sair da empresa, haverá problemas. Isso porque, junto com, ele irão embora também dezenas de registros, negociações, cotações, requisições e contatos, por exemplo. 

Quando o processo é devidamente automatizado, esse risco não existe. Afinal, ao invés de ficarem limitadas apenas a cabeça das pessoas, todos os padrões e regras de negócio do departamento ficam documentados no processo. Isso pode ser feito usando uma ferramenta automática de gestão integrada.

Com isso, os anos de expertise da sua equipe podem ser testados e validados e depois configurados como prática dentro do fluxo. Com isso, independente da saída de qualquer membro do time, os novos colaboradores que chegarem poderão dar continuidade ao trabalho realizado. Assim, ninguém precisará ficar começando do zero toda vez. 

Isso, meus amigos, é Melhoria Contínua

Processos automatizados no departamento de compras possibilitam ganho de tempo para aplicação em ações mais estratégicas

©1996 Frank e Ernest, por Tom Thaves
 ©1996 Frank e Ernest, por Tom Thaves

Eu gosto muito dessa tirinha do Frank e Ernest. Ela ilustra de forma lúdica como linhas de produção com tarefas repetitivas e meramente operacionais podem ser alienantes. 

Vendo isso você pode pensar: “Ah, mas esse cenário é da época da revolução industrial, ele não se aplica aos dias atuais. Tem certeza? Se analisarmos bem, ainda conseguimos encontrar várias práticas similares às destes período em nossos ambientes de trabalho até hoje!

Trazendo para o nosso tema, um bom exemplo é o fato de ainda termos funcionários fazendo compras recorrentes e autorizações de pagamentos de forma manual sempre que essa demanda é requisitada. Isso é totalmente dispensável com tanta tecnologia à disposição. 

Com a automação do processo de compras é possível configurar os parâmetros e condições necessárias e colocar tarefas repetitivas para rodarem de forma espontânea. Enquanto isso você pode acompanhar o status de tudo em um painel de controle fácil e intuitivo

Desta forma, é possível aplicar o talento e expertise da sua equipe em ações muito mais estratégicas e que realmente vão gerar valor para a organização.

A automação de processos também permite que você realoque seus recursos para demandas mais críticas

A automação de processos ajuda a reduzir custos

Você já ouviu a expressão: “efeito bola de neve”? Muitas vezes ele é usado para ilustrar uma sequência de acontecimentos desastrosos, mas aqui vou usá-lo com o sentido inverso. Ao automatizar a rotina do departamento de compras, cada detalhe se torna a consequência positiva da anterior e seu processo vai ganhando cada vez mais forma e volume, como uma bola de neve mesmo. 

Por exemplo: com a automação, a rotina do departamento ficará mais fluída e intuitiva, no máximo os gerentes terão de aprovar uma ou outra solicitação grande e o resultado direto disso é um time mais produtivo. As demandas repetitivas poderão ser automatizadas e a consequência disso será uma conclusão mais rápida dos trabalhos, menos riscos de falhas, menos atrasos e menos refação.

Gerencie seus processos de compras

Além disso, depois de um período rodando, seu time terá acesso a um banco de dados extremamente útil para promover negociações mais assertivas na busca pelo melhor custo-benefício. 

Por fim, outra consequência positiva que faço questão de repetir é que, com a automação dos processos de compras e a retirada de tarefas meramente operacionais das mãos da equipe, os colaboradores poderão assumir responsabilidades de mais valor e serem mais proativos.

Tudo isso traz a possibilidade de realocar seus recursos para atividades mais críticas!

Como colocar a automação do processo de compras em prática na sua empresa?

Agora que você já viu alguns dos principais benefícios de se investir na automação do processo de compras, deve estar se perguntando por onde começar esse projeto, certo? 

Bom, o primeiro passo é observar o estado atual do seu departamento. Identifique e documente quais são os principais gargalos que seu time de compras enfrenta atualmente e quais deles podem ser resolvidos com a automação de processos. 

Depois disso, você precisará escolher uma ferramenta que atenda as necessidades que você identificou neste diagnóstico inicial. E esse momento é crucial, afinal, o sucesso da sua automação, vai depender totalmente do sistema escolhido dar match com a sua empresa. 

Quer ajuda com isso? Separei algumas dicas, vamos lá?

5 dicas rápidas para escolher a ferramenta de gestão de processos de compras ideal

1. Prefira uma ferramenta online

Nem sei se ainda existe ferramenta offline, dessas que você tem que baixar no computador e tudo que você faz nela fica restrito apenas a sua máquina, mas se existir, fuja disso! Dê preferência para ferramentas online que te permitam acessar seus processos de qualquer lugar e trabalhar de forma conectada com a sua equipe.

2. Valorize as ferramentas com boa usabilidade

Ou seja, dê alguns pontinhos a mais para ferramentas que sejam fáceis de usar e que te deem autonomia para criar suas próprias soluções sem depender de um profissional de TI.

3. Cuidado com as ferramentas rasas demais

Às vezes, nessa de procurar soluções fáceis de utilizar, você pode acabar escolhendo uma ferramenta muito rasa, que não será capaz de atender toda a integralidade das suas demandas. Então tente encontrar um meio termo: um sistema que seja fácil de usar, porém parrudo o suficiente para suportar o nível de detalhe dos seus processos.

4. Prefira as que permitem customização

Existem algumas ferramentas específicas para determinados setores que já vem com os processos prontos e é isso. Dependendo das suas necessidades, uma opção dessas até pode te atender, mas conforme seus processos vão se tornando mais completos, elas podem acabar te deixando na mão. Então, dê preferência a ferramentas que permitem a criação de fluxos do zero. Ou seja: uma ferramenta que se adapte às suas necessidades e não o contrário.

5. Veja se a empresa desenvolvedora tem um time de Customer Success

Por mais simples que seja a ferramenta, é bom poder contar com um fornecedor de tecnologia que te acompanhe durante a implantação, forneça treinamento para sua equipe e mantenha um time de suporte a disposição para resolução de problemas e dúvidas durante o período de parceria.  

Para mais dicas de como escolher a ferramenta certa, acesse esse artigo completo do nosso blog sobre o assunto: Software de gestão de processos: 12 perguntas essenciais para fazer antes de escolher um para sua empresa!

Conheça o Holmes!

O Holmes é uma plataforma de gestão de processos ideal para a automação das demandas do setor de compras.

Ele é fácil de usar como um aplicativo baseado em Kanban (como o Trello, por exemplo), porém com possibilidade de personalização necessária para atender aos mais específicos níveis de detalhe do seu setor. 

Além disso, contamos com um time de especialistas à disposição para estudar a realidade do seu time, desenvolver soluções diferenciadas para as suas necessidades e prestar todo o suporte que você precisar, desde os primeiros passos e durante toda a parceria. 

Quer saber mais? Dá uma clicadinha no botão aqui em baixo: